Organizzare le merci attraverso una gestione coerente per lotto di produzione. È un modo per le aziende di ottenere vantaggi importanti. Questo in particolare per chi si occupa di prodotti deperibili o in altro modo vincolati alla piena rintracciabilità.

Identificare correttamente le merci in ingresso, in lavorazione e in uscita è essenziale per molti motivi. Al tempo stesso, è un obiettivo da raggiungere cercando di combinare all’efficacia dell’identificazione la praticità delle operazioni da svolgere. E ciò si ottiene con strumenti adeguati per gestire tracciabilità dei processi e rintracciabilità dei prodotti.

Per essere realmente efficace, il processo di identificazione e tracciamento deve risultare non solo sicuro, ma anche snello. Ci si può riuscire usando un sistema razionale e pratico di indicazione del lotto. Un metodo che, associando i prodotti ricevuti, fabbricati o confezionati in circostanze simili, permetta di identificarli più rapidamente.

Ciò implica, tra le altre cose, che per ottenere un lotto di produzione affidabile occorre munirsi di un buon software di gestione delle merci. Un programma cioè con funzionalità tali da permette di controllare adeguatamente tutto il procedimento.

SOMMARIO

Lotto di produzione: i benefici

Per chi si occupa di alimenti, il sistema di gestione a lotti è la scelta di elezione nell’identificazione delle merci. Ciò tanto per chi commercializza i prodotti senza trasformarli, quanto per chi invece lavora gli alimenti e quindi ottiene prodotti in uscita sensibilmente diversi da quelli in entrata.

Associare alle merci un numero di lotto risponde in primo luogo ad alcune importanti esigenze normative. Tali norme esigono per i prodotti alimentari di indicare la data di produzione o acquisto, l’indicazione di origine e il termine minimo di conservazione.

Al di là della necessaria compliance con le direttive, il sistema di gestione a lotti è profittevole anche per altri motivi. Per esempio perché permette di trattare gruppi di merci anche diverse tra loro come un tutt’uno, identificandole attraverso i loro tratti salienti.

Un buon esempio in questo senso è quello di una partita di alimenti acquistata da uno stesso fornitore per essere commercializzata. Questa può essere associata a un lotto univoco, che permetterà comunque di risalire all’origine comune dei prodotti pur se questi hanno caratteristiche diverse.
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Identificazione con gestione a lotti

I criteri per creare un lotto e successivamente gestirlo sono diversi, e si basano sulle caratteristiche della merce da trattare e sulla sua destinazione d’uso.

Una distinzione essenziale è da questo punto di vista quella tra lotti di acquisto (o vendita) e lotti di produzione. Sommariamente, i primi vengono assegnati alla merce in ingresso o in uscita, i secondi a quella sottoposta a cicli di lavorazione.

Per quanto riguarda più specificamente i lotti di produzione, nella loro gestione i dati identificativi di base si arricchiscono con le informazioni generate nel corso del processo produttivo. Per esempio il superamento di un controllo qualità, o l’associazione con altri lotti. In questo processo occorre bilanciare la completezza e la trasparenza delle informazioni con la praticità delle operazioni da eseguire.

In altri termini, un’azienda ha interesse ad associare quanti più dettagli possibili ai prodotti che mette in commercio. Al tempo stesso, deve disporre di un sistema affidabile e pratico per farlo. In particolare se si occupa di alimenti lavorati o composti. Infatti, tanto più i componenti e le variabili in gioco vengono tracciati, tanto meglio si riesce a intervenire quando qualcosa non funziona a dovere.

È il caso tipico dei richiami. Qui l’ampiezza del lotto da richiamare quando si verificano incidenti è inversamente proporzionale alla completezza del sistema di rintracciabilità del prodotto. Rintracciabilità che si ottiene appunto con un buon sistema di identificazione della unità di vendita.

I criteri di identificazione, d’altra parte, non possono essere troppo complessi. La movimentazione delle merci deve infatti rimanere rapida, specialmente quando si parla di merci ad alto tasso di deperibilità. E un sistema di identificazione troppo macchinoso può rallentare le fasi di stoccaggio, reperimento e lavorazione.

Vedi anche: Tracciamento e controllo lotti di produzione: come fare
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Creare lotto di produzione

Per creare un lotto di produzione che sia al tempo stesso accurato e facilmente gestibile, serve una procedura snella. Un processo cioè mediante il quale registrare tutte le trasformazioni di un prodotto dal suo ingresso in azienda alla sua uscita, tenendo conto dei diversi passaggi intermedi.

Il sistema deve essere di facile utilizzo e modifica, e quindi utilizzare codici di riferimento intuitivi e, possibilmente, mantenere le denominazioni pregresse. Da non sottovalutare anche la questione della reperibilità delle informazioni: in questo senso l’etichetta deve essere facilmente visibile e i dati prontamente disponibili a sistema.

In linea di principio, per la nomenclatura dei lotti c’è la più completa libertà. D’altra parte, è chiaro che quanto più sarà razionale il criterio utilizzato, tanto più agevole sarà il monitoraggio e la consultazione dei dati associati.

Per assegnare alla merce in ingresso, per esempio una derrata alimentare, un lotto di identificazione si utilizzano generalmente alcuni dati salienti. Tipicamente, la data di ricezione, una sigla identificativa del fornitore e un codice alfanumerico. Il lotto del prodotto finito dovrà indicare a sua volta la data di realizzazione, lo stabilimento e altre informazioni importanti. Tipicamente, nel caso dei prodotti a scadenza, la data prevista di conservazione.

Fa ancora fede, a livello normativo, la “normativa lotti” della UE. Risale al 2011 ed è stata confermata dalle successive leggi in materia di rintracciabilità ed etichettatura dei prodotti in commercio.

Accanto a questo, c’è comunque l’esigenza per chi commercializza prodotti di avere un sistema di identificazione efficace ed esaustivo, anche per ragioni di marketing. Un’etichettatura accurata permette infatti di risolvere in poco tempo eventuali problemi legati ai prodotti. In questo senso, un sistema affidabile per la gestione del lotto è un modo per offrire trasparenza e sicurezza ai consumatori.

Vedi anche: Tracciabilità delle materie prime e dei prodotti finiti: strumenti e procedure
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Lotti e scadenze: casi particolari

Come si è detto, il sistema di gestione a lotti è particolarmente valido nelle produzioni che coinvolgono merci deperibili. I casi tipici sono il settore alimentare e quello farmaceutico, in cui più pressante è l’esigenza di indicare origine e termini di conservazione.

Associare lotto di produzione e data di scadenza è così un modo per dare più garanzie ai consumatori. Inoltre, permette di evitare non conformità e disguidi lungo l’intero processo produttivo. A partire dall’assegnazione di lotti univoci a un determinato insieme di unità in ingresso, si organizza infatti il magazzino e la movimentazione delle merci.

I sistemi del First In First Out, o di First Expired First Out servono entrambi a stoccare le merci in modo più razionale. Quando si procede al prelievo delle materie prime per la lavorazione, si scelgono allora quelle stoccate prima, o con data di scadenza più prossima. Questo per essere sicuri di rispettare tutti i criteri per la corretta conservazione delle merci.

Oltre al settore alimentare, questo è un discorso che favorisce tutte quelle produzioni nelle quali le condizioni di conservazione sono una variabile importante. Il settore farmaceutico, appunto, ma non solo. Anche nel ramo manifatturiero, infatti, assegnare un lotto di produzione a un prodotto fabbricato comporta indiscutibili vantaggi.

Vedi anche: Stoccaggio alimenti deperibili: norme, esigenze, strumenti
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Sistemi software per creazione e gestione dei lotti

Anche da quanto si è visto finora, è chiaro come per gestire correttamente un lotto occorrano sistemi software adeguati. Programmi cioè in grado di assegnare rapidamente il lotto di produzione alla merce in ingresso, in lavorazione e in uscita. E non solo: un software efficace permette anche di gestire le relative informazioni e trasmetterle lungo la filiera.

Rapidità e accuratezza sono le due variabili chiave, perché il programma deve facilitare il lavoro dell’azienda e al tempo stesso soddisfare le esigenze di tracciabilità e sicurezza. Un buon gestionale aziendale può soddisfare entrambi i criteri, garantendo un processo snello e al tempo stesso completo.

Un software gestionale ha il compito, inoltre, di mettere per così dire a sistema il lotto di produzione. Cioè di servirsi dei dati ad esso associati per snellire i passaggi della filiera che lo coinvolgono.

Compito di un gestionale è quindi combinare praticità e precisione, sfruttando a dovere le opportunità della digitalizzazione. Il sistema può aiutare nella definizione dei parametri più adeguati per assegnare il codice di lotto, nel tracciamento dei dati lugo la filiera. Il software permette inoltre di snellire anche i passaggi finali relativi all’etichettatura del prodotto finito.

La creazione di un lotto di produzione diventa così un’operazione rapida, e al tempo stesso offre adeguate garanzie di sicurezza, trasparenza e affidabilità per l’azienda.

Scopri di più: Il software ERP per l’industria alimentare di Enter, con sistema di tracciamento e gestione dei lotti avanzata
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