Meglio utilizzare più gestionali aziendali, specifici per i diversi dipartimenti, oppure un solo software gestionale con un approccio integrato? Più conveniente la seconda opzione, per almeno quattro buoni motivi.
Per chi gestisce un’azienda è superfluo ribadire l’importanza del controllo di processi e risorse. Controllo e pianificazione vengono eseguiti mediante sistemi gestionali aziendali, più o meno evoluti, che registrano l’andamento delle operazioni nei vari dipartimenti.
Ma cos’è che fa davvero la differenza tra un “semplice” software gestionale e un sistema di gestione integrato, nello specifico un programma ERP2? Sicuramente la gestione unitaria di risorse e processi, e la possibilità di trasformare l’azienda in un sistema aperto, nel quale comunicano direttamente stakeholder e shareholder.
Un programma di ERP, Enterprise Resource Planning, di questo tipo ha qui il suo punto di forza: in sostanza, offre una interfaccia unica e coerente per monitorare tutto il percorso della supply chain. Un vantaggio notevole rispetto ai programmi dipartimentali nati da aziende diverse e adottati in tempi differenti.
C’è un’ulteriore fattore che distingue in positivo un software ERP2. Possiamo chiamarlo approccio proattivo. L’utilizzo smart delle tecnologie e l’elaborazione ultrarapida dei dati permette infatti di anticipare e automatizzare alcune scelte di gestione. Il sistema può per esempio “suggerire” l’acquisto di determinate materie prime, in ragione di un’offerta vantaggiosa del fornitore, o individuare pattern di comportamento dei clienti da assecondare.
Insomma, i programmi ERP2 rappresentano un deciso salto evolutivo nella progettazione dei gestionali aziendali: di seguito esaminiamo più in dettaglio quattro funzionalità chiave di questi software.
SOMMARIO
1. Controllo attivo dei processi aziendali
Molte aziende utilizzano software ad hoc per monitorare i processi produttivi. Questi programmi devono poi comunicare con gli altri software dell’ecosistema gestionale, e il passaggio delle informazioni rilevanti non è esente da complicazioni.
Un programma ERP2 garantisce invece una integrazione più compiuta tra i livelli di organizzazione e i diversi processi aziendali. Ciò in particolare per quanto riguarda le comunicazioni tra l’area degli acquisti, della produzione e delle vendite. Permette, per esempio, di assegnare le risorse adeguate a svolgere una determinata commessa e di avere stime attendibili su costi e tempi del processo.
Per quanto riguarda più specificamente le fasi di lavorazione, poi, molti software ERP2 dispongono di moduli MES piuttosto sofisticati. Che permettono, tra le altre cose, di:
- controllare lo stato di avanzamento di un ordine;
- definire i macchinari da impiegare e le materie prime;
- stabilire gli operatori abilitati a svolgere i diversi compiti;
- validare i passaggi necessari alla produzione;
- raccogliere dati per ogni fase del processo.
Disporre di queste funzionalità non in un software autonomo, ma in un modulo che è parte di un sistema gestionale unico: si capisce allora come il lavoro diventi più fluido.
Sempre basandosi sul principio del trasferimento delle informazioni rilevanti, moduli integrati di controllo della produzione consentono di automatizzare diversi step della filiera. Per esempio:
- i passaggi relativi ai cicli di collaudo e verifica delle diverse fasi di produzione;
- le operazioni di approvvigionamento delle materie prime necessarie;
- il processo di preparazione ed etichettatura dei prodotti finiti.
Si arriva così a un workflow più razionale e alla definizione di modelli organizzativi che incrementano la qualità, oltre che la quantità, degli ordini eseguiti.
Vedi anche: Quale software per il workflow management nelle aziende 4.0?
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2. Funzionalità amministrative e contabili
Proprio in relazione alla gestione amministrativa dei processi produttivi, un sistema integrato aziendale può ottimizzare diverse operazioni. Il tutto mantenendo accuratezza e precisione della documentazione elaborata, un fattore essenziale della gestione aziendale.
Le ricadute positive dell’adozione di un software ERP2 si vedono, per esempio, quando vanno preparate etichette e documenti per la spedizione, ma anche in fase di gestione acquisti e approvvigionamenti. Il ruolo proattivo di un gestionale integrato sta proprio nella comunicazione costante tra asset aziendali interni ed esterni.
Per quanto riguarda gli approvvigionamenti, si possono così scegliere i fornitori più convenienti e le quantità più adatte secondo il principio del “just-in-time”, senza accumulare scorte eccessive e immobilizzare capitale. Un’opportunità che, se ben utilizzata, può consentire la pressoché completa eliminazione degli sprechi.
Anche la supervisione del magazzino è più fluida ed efficiente: se una materia prima inizia a scarseggiare il sistema invia una notifica in automatico e suggerisce quantità e fornitori necessari. Per altri versi, il sistema può notificare la presenza di eventuali offerte vantaggiose per l’acquisto di determinate materie prime.
All’altro capo della filiera, la preparazione delle bolle e dei documenti di accompagnamento alle spedizioni diventa più rapida grazie all’integrazione di dati e processi in un singolo ecosistema gestionale. Una trasmissione dei dati più celere e puntuale, che migliora anche la movimentazione delle merci.
Si possono così automatizzare diversi passaggi: per esempio emettere documenti di trasporto, fattura elettronica e note di credito al completamento degli ordini. Parlando di fatturazione, anche tutto l’iter di preparazione e registrazione dei documenti viene gestito nativamente in digitale. Un risparmio notevole di tempi e risorse da destinare agli adempimenti fiscali e normativi.
Vedi anche: Conservazione sostitutiva e digitale: i vantaggi in azienda
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3. CRM e marketing automation
Un altro cluster di funzionalità notevoli per un software ERP2 riguarda proprio lo shop floor, in particolare la relazione con i clienti. Un ERP2 disegna un modello di comunicazione di tipo circolare che coinvolge fornitori, produttori e clienti. Proprio in relazione a questi ultimi il software offre un significativo miglioramento delle comunicazioni.
Il supporto della tecnologia è fondamentale per elaborare modelli di tipo predittivo a partire dalle caratteristiche del prodotto e dal database degli acquirenti. Si possono così definire pattern di acquisto da incentivare o migliorare sia con attività dirette ad ampliare la base clienti, sia con altre che tendono invece a fidelizzarlo.
Un modulo di Customer Relationship Management integrato in un gestionale ERP riesce a fare entrambe le cose. Quindi occuparsi di registrare le attività di marketing sui clienti potenziali, suggerendo inoltre modi e tempi per farlo in base alla profilazione di target di riferimento. Oppure, nell’altro verso, registrare e tenere traccia delle attività di post-vendita, mediante le quali un’azienda può coinvolgere e convincere un cliente ad acquistare ancora o, in buona sostanza, “restarle fedele”.
Un sistema integrato aziendale aiuta in queste attività fornendo report sulle abitudini di acquisto e restituendo dati più precisi sui diversi profili di acquirente e le preferenze di ciascuno. È possibile così ragionare su esigenze e desiderata con un livello di precisione decisamente più elevato.
Un lavoro importante da fare è fornire un servizio clienti e assistenza di qualità: la gestione integrata aziendale serve proprio a rendere più rapide, efficaci e soddisfacenti le comunicazioni tra azienda e cliente.
Vedi anche: CRM e ERP: come integrare i due software per migliorare il tuo business
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4. Report e data analytics
Le tre funzioni sopra esaminate parlando di software ERP2 poggiano sull’analisi intelligente dei dati. Dati che riguardano i processi produttivi, gli adempimenti normativi e fiscali, le abitudini di acquisto e le necessità di assistenza dei clienti.
Ecco, una quarta qualità che è bene sottolineare qui, perché contraddistingue in positivo un ERP2, è la funzione di data mining, che un po’ riassume le precedenti. La capacità cioè di estrarre informazioni e formulare previsioni individuando nella mole di dati a disposizione quelli realmente significativi.
Un lavoro che, se fatto in analogico, richiederebbe molto più tempo e sicuramente non avrebbe la stessa efficacia. La capacità di calcolo e di scrematura dei moderni sistemi di gestione informatici permette invece di eseguire le stesse operazioni in poco tempo e con risultati decisamente soddisfacenti. Il vantaggio specifico di un gestionale ERP2 in questo senso è ancora una volta il livello di integrazione tra le varie aree operative di un ecosistema aziendale. Molti più dati da analizzare, forse, ma anche un’analisi più fluida e aggregata che restituisce informazioni preziose sull’andamento di un business.
Ancora una volta, è l’approccio proattivo stimolato da un software di questo tipo: individuare pattern e suggerire scelte di pianificazione e gestione che possono rivelarsi determinanti per acquisire un vantaggio competitivo.
Quattro funzioni importanti di un efficace programma ERP2
Vedi anche: I KPI aziendali per gestire progetti e risultati
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Le soluzioni gestionali su misura
In sostanza, un moderno gestionale ERP2 è un ausilio fondamentale all’attività di un’azienda, in qualsiasi settore essa operi e qualunque siano le sue dimensioni. Certo, ogni settore ha le sue specificità e per questo un software ERP2 deve essere modulare e scalabile, deve cioè poter essere adattato alle esigenze particolari, presenti e future.
Con Enter Software abbiamo sviluppato negli anni soluzioni di gestione integrata per settori specifici: diverse tipologie di ERP multi lingua pensati, tra gli altri, per il mondo dell’abbigliamento, il manifatturiero e l’agroalimentare. In tutti i casi, la soluzione standard, già provvista di elementi di specializzazione per la gestione delle esigenze di settore, è stata modulata e misurata con le caratteristiche della singola azienda.
Come un abito su misura, insomma, un sistema gestionale deve “cadere” bene all’azienda e produrre un vantaggio significativo e concreto, non solo potenziale, nelle attività ordinarie e in quelle di pianificazione e programmazione.
Per saperne di più: Le soluzioni di ERP Entreprise Resource Planning di Enter Software
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