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Quale software per il workflow management nelle aziende 4.0?

//Quale software per il workflow management nelle aziende 4.0?
  • Software per il workflow management

Che caratteristiche deve avere un software per il workflow management di un’azienda moderna? Come si possono gestire i processi aziendali di una supply chain 4.0 in maniera efficace e pratica? Di seguito una piccola guida.


SOMMARIO

Workflow: cos’è e come funziona

Letteralmente “flusso di lavoro”, un workflow è in sostanza una procedura di esecuzione. In riferimento ai processi aziendali, identifica una sequenza di compiti da eseguire, l’ordine di esecuzione e i soggetti coinvolti, e può definire singole operazioni o l’intero meccanismo produttivo.
Workflow management significa quindi gestione del flusso di lavoro ed è un aspetto cruciale del funzionamento di un’azienda. Se efficace, offre la resa migliore delle risorse investite, in termini di tempo, costi e qualità del lavoro. L’ottimizzazione del flusso di lavoro, riducendo i processi a quelli realmente necessari, migliora la performance aziendale ed è per questo un obiettivo strategico. La quarta rivoluzione industriale promette non a caso miglioramenti consistenti proprio nel campo della workflow automation e dell’integrazione dei processi aziendali.
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La gestione dei processi aziendali: problemi comuni…

Le problematiche relative alla gestione del workflow possono essere comprese in tre grandi categorie.

  • Ridondanza. Un flusso di lavoro poco efficiente, per esempio una pianificazione poco accorta delle fasi di lavorazione, produrrà una ridondanza di processi, cioè ripetizione di operazioni o dispendio di risorse. Per esempio dover eseguire lo stesso controllo sui materiali in più fasi del processo di lavorazione, oppure dover estrarre dati da più database invece che da un solo repository. Ciò comporta sprechi, pause di lavorazione o viceversa i cosiddetti “colli di bottiglia”.
  • Disomogeneità. Un workflow efficiente identifica prima, quindi rende standard le modalità di lavorazione più performanti. Un flusso di lavoro gestito in maniera poco ottimale produce invece problemi di omogeneità: per esempio, rende necessario un surplus di risorse nel momento in cui uno stesso task viene eseguito da personale diverso.
  • Elaborazione dei dati. Una gestione documentale e di processi poco efficace non genera una quantità sufficiente di dati sull’andamento della produzione. Tale limitata conoscenza di costi, ricavi, tempi e risorse investite genera un’insufficiente capacità strategica nel momento in cui si decide un processo di business.

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…e nuove possibilità nell’Industria 4.0

Uno dei mantra dell’industry 4.0 è l’automazione. Il peso crescente delle macchine e delle relative tecnologie abilitanti permette alle moderne “smart factories” di limitare l’apporto umano, generando una supply chain, appunto, automatizzata. Scelte di workflow automation sono infatti possibili grazie a macchinari collegati in rete secondo i principi della Industrial Internet of Things (IIoT). L’integrazione del comparto produttivo e dell’intera supply chain permette di correggere alla radice i tre elementi problematici sopra descritti.

  1. I sistemi di workflow automation allocano le risorse con precisione e calcolano i tempi con eguale accuratezza. I problemi di ridondanza vengono così eliminati alla radice: la comunicazione tra i macchinari rende possibile un passaggio “fluido” tra le diverse fasi di lavorazione, con un minimo dispendio di risorse.
  2. L’automazione dei processi produttivi standardizza procedure e fasi di lavorazione. Dosaggi, interventi, misurazioni, controlli vengono indicati nel piano generale e seguiti concretamente da macchinari “istruiti” a dovere. La produzione segue così un ciclo uniforme e meno esposto a contingenze interne ed esterne.
  3. L’elaborazione dei dati è forse la vera arma vincente della “smart factory”. Indicatori puntuali su ogni fase del processo di lavorazione consentono infatti una gestione davvero in tempo reale dei processi aziendali, con un enorme guadagno in termini di efficienza. I moderni macchinari per la produzione industriale, per esempio, generano una quantità di dati che i manager possono quindi studiare per capire come e dove intervenire.

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Il software per la gestione dei processi aziendali

Quanto appena detto circa l’importanza dei big data ci porta alla scelta del giusto software per il workflow. Una gestione efficace dei processi produttivi passa infatti da un sistema informatico adeguato. Fondamentali per un motore di workflow efficace lato software sono flessibilità, integrazione, praticità e, naturalmente, potenza di calcolo.

  1. Flessibilità. Innanzitutto perché tali sistemi si devono adattare all’ecosistema tecnologico dell’azienda: in uno stabilimento produttivo la gestione dei processi può riguardare diversi aspetti, dalla logistica alla produzione vera e propria passando per il settore vendite. È importante quindi che un buon software per il workflow riesca a interfacciarsi con altri sistemi di gestione e controllo, magari di terze parti.
  2. Integrazione. Con l’hardware cui si relaziona un software di workflow management. I macchinari dai quali raccogliere i dati, ma anche i server sui quali installare il sistema (nel caso di software a licenza perpetua). Sistemi realizzati su misura e invece i cosiddetti “ready-made” hanno ciascuno pro e contro. Il primo comporta maggior investimento di tempo e denaro, ma può essere tarato sulle esigenze specifiche dell’azienda; il secondo può offrire la garanzia di un software già testato con successo da altre aziende, oltre a un minor costo.
  3. Praticità. Specie in una impresa 4.0, il workflow produce una mole di dati enorme, da maneggiare con cura. I software devono allora ridurre tale materiale a immagini leggibili e interpretabili. Praticità è anche la possibilità di accedere da postazioni diverse o da remoto al sistema. Infine, un sistema per la gestione del flusso di lavoro deve fornire dati aggregati tra i vari comparti e generare un quadro generale.
  4. Potenza, intesa come potenza di calcolo ed elaborazione: l’investimento sullo sviluppo software deve essere importante. Soprattutto, occorre la consulenza di professionisti del settore, che riescano a distribuire la potenza di calcolo sui processi realmente importanti senza sovraccaricare i server o appesantire la rete. Infine, un software per la gestione del workflow deve poggiare su un adeguato servizio di assistenza e consulenza: training on the job, ma anche possibilità di intervento diretto all’occorrenza.
Software per il workflow management sono essenziali per il funzionamento di un'azienda

Un efficace software per il workflow management è essenziale per allocare con precisione risorse materiali e umane.

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Punti di forza di un workflow management system

I più efficaci software per la gestione dei flussi di lavoro sono quelli che combinano le caratteristiche sopra elencate in un sistema reattivo e “leggero”. Ciò significa attenzione all’esperienza utente, innanzitutto, dal momento che la funzione principale di software del genere è la semplificazione delle operazioni. Interfacce utente semplici e chiare, duttilità di configurazione e velocità di elaborazione, quindi.

La gestione dei processi produttivi avviene sempre più spesso in real-time: la reattività di un buon software gestionale è quindi importante nella risposta alle contingenze o alle opportunità. L’attenzione alla User Experience non deve far dimenticare altri punti di forza concreti di un buon software per il workflow.

  • In primo luogo l’integrazione gestionale: gestire diversi processi simultaneamente dalla stessa interfaccia, o viceversa mettere in comunicazione il proprio e altri software per integrare fasi diverse di un processo.
  • La gestione ottimale delle risorse, materiali ma anche e soprattutto umane. La messa a punto di un flusso di lavoro efficace permette anche di definire chi fa che cosa e in che ordine. Al tempo stesso, un software per il workflow definisce un sistema di autorizzazioni e divieti allo svolgimento dei compiti che funziona come ulteriore livello di supervisione del processo produttivo.
  • Ancora, la possibilità, grazie a un adeguato software di workflow management, di gestire simultaneamente i processi svolti a livelli diversi della stessa fase produttiva e di avere un colpo d’occhio complessivo su di essi.
  • Infine, last but not the least, la possibilità di verificare in tempo reale l’andamento dei processi in funzione di indicatori specifici. Indicatori chiave di performance (KPI indicators) ma anche di compliance rispetto a un determinato SLA (Service level agreement) stipulato.

Vedi anche: Workflow e analisi dei dati con Enter Software
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Gestione del workflow 4.0

Le funzioni sopra indicate vengono svolte generalmente da tutti i software per il workflow management. Cosa cambia in un sistema 4.0, dunque? Principalmente il livello di automazione dei processi che si raggiunge. Come si è detto in precedenza, i sistemi di machine learning e di artificial intelligence automatizzano processi che prima venivano svolti separatamente e con un maggior dispendio di risorse.

Nel flusso di lavoro in una smart factory, l’apporto umano è importante ma cambia funzione e diventa più di programmazione e supervisione. Un software per il workflow, in questo contesto, è un repository di dati, procedure e ruoli che il personale addetto utilizza per misurare l’avanzamento del lavoro, correggere eventuali anomalie e ricavare dati utili alla gestione della produzione e del rapporto con le terze parti (fornitori, distributori, venditori).

Un sistema che comunica con quelli, analoghi, degli altri soggetti della supply chain per formare un modello produttivo pienamente circolare e trasparente.  Un sistema, infine, che si adatta tanto alle grandi imprese quanto alle PMI. Lo dimostrano per il nostro Paese le analisi di osservatori dedicati come quello del Politecnico di Milano e, per altri versi, gli incentivi messi a disposizione dal Piano Nazionale Industria 4.0.


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Vedi anche:
Software per PMI 4.0. Soluzioni gestionali per l’innovazione |
Industria 4.0. Cos’è, esempi e opportunità per l’Italia |
Gestione produzione nell’industria 4.0: combinare automazione e forza lavoro

By | 2019-11-12T11:37:06+00:00 novembre 12th, 2019|Industria 4.0|Commenti disabilitati su Quale software per il workflow management nelle aziende 4.0?