Valutare le prestazioni aziendali significa anche definire degli obiettivi concreti di riferimento. Occorre poi trovare indicatori affidabili di prestazione e strumenti adeguati per interpretarne i valori. Quali sono dunque i veri indicatori di performance aziendale, e come si valutano in modo efficace?
SOMMARIO
- Stabilire gli obiettivi
- Gestire il progetto e la strategia
- Individuare i fattori chiave per il successo
- Trovare gli indicatori chiave di prestazione
- Misurare e monitorare le performance aziendali
Stabilire gli obiettivi
Anche se la prima risposta è di solito “generare profitto”, ogni azienda deve chiedersi “che risultati voglio ottenere?” Definire i propri obiettivi e lavorare per raggiungerli è la prima cosa da fare in qualsiasi attività: è un principio cui si attengono naturalmente anche le aziende, ma non tutte lo fanno con metodo.
Una pianificazione efficace nasce infatti da una definizione chiara degli obiettivi finali e del percorso per raggiungerli. Per prima cosa, ciò significa misurare il risultato desiderato sull’asse del tempo: pianificare cioè processi aziendali in cui l’obiettivo finale è ottenuto dalla somma di più risultati di breve e medio periodo.
Un acronimo che ben definisce un obiettivo di business è S.M.A.R.T. Si ottiene combinando le iniziali delle sue 5 caratteristiche, che insieme formano il termine inglese per “intelligente”, nel senso di “brillante, scaltro”.
Un obiettivo SMART è quindi:
- Specific, specifico: si concentra su un’area o un ambito preciso di attività;
- Measurable, misurabile: può essere valutato in funzione di determinati indicatori;
- Assignable, assegnabile: è portato a compimento da persone o team precisi;
- Realistic, realistico: fissa risultati valutabili in modo oggettivo;
- Time-related, dipendente dal tempo: ha delle scadenze e un periodo stabilito di esecuzione.
Un obiettivo definito in questi termini contiene già uno schema di progetto per raggiungerlo. La pianificazione dei dettagli serve poi a stabilire in concreto cosa serve in termini di processi e risorse.
Gestire il progetto e la strategia
Una volta definito un obiettivo S.M.A.R.T., è possibile pianificare una strategia. Ciò implica un calcolo oggettivo di tempi, costi e risorse: tanto più precisa è la loro definizione, tanto meglio misurabili saranno i risultati ottenuti.
Le innumerevoli variabili legate a un progetto del genere possono comunque essere ricondotte a tre direttrici principali: costi, tempi, qualità. I dati economico-finanziari legati agli obiettivi da raggiungere sono centrali, ma molto importante è anche il tempo di esecuzione e, naturalmente, la qualità dei processi e dei prodotti.
Anche l’apporto umano può essere misurato in questi termini: al raggiungimento di un obiettivo concorre un certo numero di persone, che lavora a un certo costo e si impegna per un certo periodo. Inoltre il contributo dei singoli elementi può essere valutato qualitativamente in funzione delle competenze e delle abilità che può attivare per raggiungere lo scopo fissato.
I sistemi di project management per le aziende abbondano: molti scompongono il percorso verso l’obiettivo finale in una serie di tappe intermedie e micro obiettivi. È quello che fa per esempio il metodo detto PDCA (plan-do-check-act) impiegato nel lean manufacturing. Altro sistema per certi versi simili è quello in uso nel framework SCRUM della metodologia Agile, che divide il progetto in cicli detti sprint.
In entrambi i casi, la pianificazione avviene definendo una successione di processi, ciascuno completo in sé e tuttavia indispensabile per passare al successivo. Si ottiene così maggiore controllo sui lavori in corso, valutando l’andamento dei processi su una base dati ristretta.
Il framework SCRUM, tra i più diffusi della metodologia Agile, divide un processo in fasi dette sprint, migliorandone il controllo e la gestione.
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Individuare i fattori chiave per il successo
Un progetto aziendale coinvolge una varietà di risorse e implica l’esecuzione di innumerevoli azioni. Tenere traccia di tutto è molto difficile e il più delle volte non necessario. Serve allora capire cosa è davvero importante, per la sostenibilità del processo ma anche per la sua competitività.
Alcuni fattori hanno naturalmente più importanza di altri a livello strategico: forniscono il vantaggio competitivo a tale iniziativa e vanno sfruttati per raggiungere l’obiettivo fissato. Più concretamente, sono strumenti, competenze e tutto quanto possa generare un “qualcosa in più” rispetto alla concorrenza.
Nella letteratura di settore, tali parametri prendono il nome di Critical Success Factors (CSF), fattori critici di successo, e sono la base per un metodo di valutazione della performance aziendale di tipo qualitativo. Sono da un certo punto di vista preliminari alla pianificazione strategica perché identificano i mezzi per raggiungere un determinato obiettivo.
I fattori critici vengono individuati, per esempio, chiedendo ai consumatori finali cosa li spinge a scegliere un prodotto, o ai manager quali sono le priorità strategiche di un progetto. A tali riscontri si accompagnano altre considerazioni, tra cui:
- fattori ambientali – il contesto economico e materiale dell’iniziativa o processo;
- fattori temporali – gli elementi incidentali ed episodici relativi all’azienda o al mercato;
- fattori competitivi – il posizionamento in relazione alle aziende concorrenti;
- fattori settoriali – elementi specifici dell’ambito in cui opera l’azienda.
Dall’analisi combinata di questi fattori è generalmente possibile ricavare gli elementi vitali per il successo della strategia da applicare, e quindi operare per ottenerli.
Trovare gli indicatori chiave di prestazione
Stabiliti gli obiettivi, definito un progetto e individuati i fattori critici per il successo, sarà possibile monitorare la progressione dei lavori con precisione. Una strategia ben congegnata prevede sempre un sistema di valutazione quantitativa della performance, secondo indicatori chiave. I parametri da considerare variano con la singola azienda e il risultato desiderato, ma devono comunque restituire dati concreti.
Una parte importante delle informazioni contenute in report e valutazioni statistiche si concentrerà su questi parametri principali che, come si è detto, sono di tipo quantitativo. Mentre allora i fattori critici di successo sono gli elementi chiave da coinvolgere nel processo, gli indicatori chiave ne misurano concretamente l’efficacia.
Si parla di KPI (Key Performance Indicators) per riferirsi a tali indicatori chiave: la loro analisi è fondamentale e importante in ogni attività. Ancora più importante è trovare i parametri giusti per valutare l’efficienza di un processo, i tempi di risposta e la qualità prodotta e percepita.
5 KPI aziendali importanti a livello generale sono, per esempio:
- Rapporto costi / profitti: se non il primo, è tra i principali indicatori della performance di un processo;
- Lead time: misura il tempo necessario al completamento di un processo, per esempio quello che intercorre tra l’invio di un ordine e la sua evasione;
- Time-to-market: il tempo di completamento per un ciclo di produzione, quindi di realizzazione di un prodotto;
- Percentuale scarti e resi: misura la qualità di un processo in base ai difetti o ai richiami eseguiti sul prodotto finito;
- Customer satisfaction: misura la qualità di un processo sul livello di soddisfazione dei suoi utenti, mediante questionari di gradimento o altro feedback (commenti su sito web, social media sentiment etc.).
Accanto a questi indicatori più generali ne esistono altri specifici. Per le aziende del settore manifatturiero, per esempio, un key performance indicator fondamentale è l’Overall Equipment Effectiveness (OEE) dei macchinari. È un valore ottenuto dalla moltiplicazione di 3 parametri composti.
- Qualità: rapporto tra i pezzi realizzati e quelli conformi.
- Efficienza: rapporto tra i pezzi realizzati e quelli programmati.
- Disponibilità: rapporto tra il tempo di attività effettivo e quello potenziale della macchina.
Per tenere traccia di questo e altri valori più specifici di un processo di produzione servono sistemi software e programmi gestionali. Questi strumenti permettono un controllo più approfondito della performance aziendale.
I KPI aziendali variano in funzione del settore di attività e del singolo processo da monitorare
Misurare e monitorare le performance aziendali
Un OEE viene misurato dal software MES, Manifacturing Execution System, programma che gestisce macchinari e processi delle linee di produzione. A un livello globale, un fondamentale strumento di supervisione della performance aziendale è il software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning).
Il gestionale ERP aiuta a tracciare le prestazioni aziendali a tutti i livelli, aggregando dati in un unico software e garantendone un controllo più efficace. L’analisi integrata permette di valutare un processo nell’insieme, al tempo stesso mantenendo un elevato livello di dettaglio. L’efficienza di un ciclo di produzione, così, viene misurata da KPI relativi alle diverse aree coinvolte: il risultato è una valutazione più precisa sulle prestazioni aziendali.
Per la corretta interpretazione dei KPI aziendali, un software gestionale deve essere flessibile, completo ma anche pratico da usare. Un modulo di reportistica e analisi ben congegnato rende meglio interpretabili i dati a disposizione. Al tempo stesso, una visione d’insieme permette di definire obiettivi S.M.A.R.T., individuare i CSF e stabilire i giusti KPI per controllare l’avanzamento del processo.
Esempi pratici: nei gestionali ERP realizzati da Enter il controllo di gestione riguarda tanto la contabilità analitica quanto la pianificazione strategica.
Appositi moduli di Business Intelligence e di analisi statistica estrapolano dati significativi e ne permettono l’interpretazione anche a chi non ha elevate competenze informatiche. Si possono individuare così non solo i dati attuali relativi a un processo produttivo, ma anche schemi e tendenze latenti. La misurazione della performance trova quindi basi stabili e un modello grafico leggibile, a tutto vantaggio della produttività e dell’efficienza aziendale.
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