Nel 2019 si è molto parlato di fattura elettronica. La conservazione digitale di questo e altri documenti contabili comporta oneri ma anche l’opportunità di snellire i processi aziendali. La conservazione sostitutiva, poi, offre ulteriori vantaggi. Vediamo meglio le differenze tra le due opzioni.
SOMMARIO
- L’adesione al servizio di consultazione dell’Agenzia delle Entrate
- Fatturazione elettronica B2B e PA: le procedure
- Strumenti e formati
- Conservazione digitale e sostitutiva
- Vantaggi della contabilità digitale
- Gestione in-house o in outsourcing
L’adesione al servizio di consultazione dell’Agenzia delle Entrate
Con il provvedimento n. 738230 l’Agenzia delle Entrate ha prorogato al 20 dicembre 2019 i termini per aderire al servizio di consultazione delle e-fatture, le fatture elettroniche. In precedenza la scadenza era al 31 ottobre: l’adeguamento si è reso necessario per recepire le indicazioni del decreto fiscale 2020.
La notizia è un ottimo spunto per parlare del processo di digitalizzazione dei documenti aziendali e, in particolare, di quelli contabili e amministrativi. Un percorso avviato già da diversi anni ma che, in questo 2019, ha avuto un’accelerazione con l’introduzione dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche da privato a privato.
L’adeguamento, forse più complicato per le piccole imprese, ha reso necessario dotarsi di sistemi software per creare, validare e conservare questi documenti. Al netto delle polemiche e degli inconvenienti tecnici, si può considerare ormai la direzione presa come irreversibile.
Parlare di fatture elettroniche vuol dire, quindi, anche affrontare il tema della archiviazione e conservazione dei documenti contabili e amministrativi. Tali documenti contengono informazioni molto delicate, perché identificano movimenti e transazioni da rendicontare e, all’occorrenza, giustificare dal punto di vista fiscale e giuridico. Proprio per questi motivi l’affidabilità dei sistemi di gestione è fondamentale.
Tali sistemi comportano un onere in più, ma offrono vantaggi indiscutibili, permettendo una gestione più agile e snella di molti processi aziendali. Tecnologie sicure e protocolli di archiviazione affidabili consentono la smaterializzazione della documentazione aziendale e il loro utilizzo a norma di legge. Il passaggio a digitale diventa ancora più importante nel momento in cui non riguarda soltanto i documenti, ma il loro intero “ciclo di vita” in azienda.
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Fatturazione elettronica B2B e PA: le procedure
Le fatture elettroniche da privato a privato adottano gli stessi standard, ma seguono canali diversi, rispetto a quelle che coinvolgono la pubblica amministrazione.
Si distingue tra fatturazione B2B (business to business), emessa da un’impresa verso un’altra, e fatturazione PA (Pubblica Amministrazione), emessa invece da o verso Enti o pubbliche amministrazioni per fornitura di prodotti o servizi. A dare valore legale e fiscale, in entrambi i casi interviene uno SDI, sistema di interscambio, che verifica i dati salienti della transazione (in primis le partite IVA associate ai soggetti contraenti) e procede alla certificazione.
Chi emette e riceve fattura deve, perché il documento abbia piena validità, verificare che il file abbia determinate specifiche: formato, firma e marcatura temporale, immodificabilità. Serve dunque interfacciarsi con sistemi di garanzia, che forniscano firma digitale, PEC (posta elettronica certificata) e/o marcatura temporale (sistemi ad hoc di apposizione marca).
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Strumenti e formati
Torniamo al provvedimento indicato all’inizio. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un proprio servizio di archiviazione delle e-fatture, certificato e garantito, al quale si accede con opportune chiavi. Per garantire il corretto trattamento dei dati, va dato esplicito consenso a questo servizio, da rinnovare ogni tre anni.
I documenti digitali archiviati devono avere alcune caratteristiche.
- In primo luogo devono essere compatibili e leggibili. Un formato di interscambio universalmente valido sembra ancora quello dell’XML. È uno standard che, separando il contenuto di un documento dalla sua forma, si rende indipendente dal tipo di supporto, da piattaforme e sistemi operativi.
- Inoltre, devono essere protetti. Tanto più in ambito contabile, è necessario evitare che i documenti vengano manomessi, contraffatti o modificati contro la volontà dei proprietari. Per riuscirci si utilizzano protocolli di archiviazione sicuri e criteri di accesso rigidi. In diffusione crescente, per esempio, sono i sistemi di conservazione dei documenti informatici basati su blockchain.
Allo stato attuale, molte soluzioni software in commercio presentano pacchetti di creazione e gestione di documenti di contabilità digitale. Questo, e altri documenti, una volta creati vanno conservati digitalmente e integrati nelle procedure aziendali. Inoltre, per garantire la piena operatività, la consultazione, l’immissione, insomma tutte le azioni da svolgere devono essere rapide, efficienti e sicure. E come si fa, concretamente?
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Conservazione digitale e sostitutiva
Nella gestione documentale dell’azienda, si parla di sistemi di conservazione digitale e conservazione sostitutiva. Entrambe le procedure consentono di tenere un archivio digitale “a norma di legge”, quindi con piena validità fiscale e giuridica, ma conservano importanti differenze.
- Si parla di conservazione digitale per tutti i documenti “nativi” digitali, creati cioè direttamente in questo formato: la fattura elettronica, appunto. La gestione e l’archiviazione di tali documenti è relativamente semplice: dati e informazioni sono infatti ottimizzati per il formato digitale. Fatture elettroniche e altri documenti creati direttamente in digitale consentono quindi un’innovazione di processo, eliminando il supporto cartaceo e introducendo una procedura tutta informatica per svolgere determinate operazioni.
- La conservazione sostitutiva riguarda invece la cosiddetta “smaterializzazione” della gestione aziendale, cioè la conversione a digitale di documenti creati in formato cartaceo. Il passaggio può essere svolto in vari modi, ma generalmente avviene mediante scansione del cartaceo e successiva validazione. L’apposizione di firma digitale e marca temporale danno così al “nuovo” documento pieno valore giuridico e l’originale cartaceo diventa superfluo.
L’acquisizione e la conservazione sostitutiva dei dati contabili, in sostanza, offre molti vantaggi ma rimane un’innovazione di servizio. La documentazione elettronica “nativa” e quindi i sistemi di conservazione digitale permettono un ulteriore salto di qualità perché configurano un’innovazione di processo.
Al pari di una fattura elettronica, altri documenti di amministrazione e finanza possono essere certificati e quindi contare come documenti “ufficiali”, senza bisogno del cartaceo. Per la delicatezza del tema, il passaggio a digitale deve naturalmente uniformarsi a standard di creazione, modifica e archiviazione. L’Agenzia delle Entrate, e in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), definiscono procedure e norme da seguire per avviare questa trasformazione.
Per saperne di più: Le norme per la conservazione sostitutiva secondo il CAD
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Vantaggi della contabilità digitale
Aggiornare il sistema contabile e amministrativo in senso digitale comporta molti vantaggi, in particolare per le aziende più strutturate.
- In primo luogo, nel controllo di gestione, permette di avere strumenti di monitoraggio della contabilità analitica e dei movimenti finanziari più accurati, e così impostare le giuste strategie.
- Un archivio contabile tutto digitale migliora il flusso di lavoro aziendale riducendo gli errori umani, eliminando i tempi morti e risultando, nel complesso, più snello ed efficace.
- Un sistema di conservazione elettronica rende meglio controllabili le operazioni amministrative e finanziarie. L’integrazione tra contabilità, finanza e amministrazione permette una più rapida e al tempo stesso sicura evasione di ordini e pagamenti, con evidenti vantaggi di gestione.
- Un investimento nei sistemi digitali è un risparmio di risorse materiali: documentazione cartacea, spazio di archiviazione fisico e altro. Si può considerare persino il consumo di toner per la stampa, che per aziende che emettono fatture nell’ordine delle migliaia all’anno può incidere non poco.
Gestione in-house o in outsourcing
Come si è detto, i costi di un sistema di conservazione digitale autonomo sono consistenti, perché tali apparati devono garantire efficienza e compliance dei requisiti normativi.
Diverse aziende affidano allora in outsourcing il servizio di archiviazione: enti o imprese accreditate offrono loro l’accesso ai dati e provvedono poi all’allocazione di questi ultimi. Tali imprese vengono indicate come responsabile della conservazione sostitutiva o digitale e devono naturalmente essere certificate. L’Agenzia per l’Italia Digitale, AGID, definisce termini e criteri per diventare Conservatori Accreditati e pubblica un elenco dei soggetti certificati (anche la Regione Marche è, per esempio, conservatore accreditato).
Rispetto ai sistemi di conservazione sostitutiva e digitale, un’azienda deve quindi puntare alla corretta integrazione dei dati nel proprio software gestionale. Un software di questo tipo deve essere in grado di:
- integrare i moduli contabili e finanziari per garantire fluidità alle relative operazioni di fatturazione e archiviazione
- gestire le operazioni documentali garantendo affidabilità e sicurezza
- interfacciarsi con i SID per la creazione e validazione dei documenti
- ottemperare alle norme per la conservazione elettronica indicate da AGID e AdE
Affidare l’archiviazione delle fatture e di altri documenti digitali a enti accreditati, mantenendo il pieno controllo sui dati mediante un’interfaccia agile e affidabile, è sicuramente l’opzione migliore. Si riesce in questo modo a gestire in maniera snella, affidabile e sicura tutta la modulistica che interessa gli aspetti contabili e amministrativi dell’azienda.
Vedi anche: Contabilità generale e contabilità analitica |
Fatturazione elettronica B2B tra privati
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