Nel 2019 si è molto parlato di fattura elettronica. La conservazione digitale di questo e altri documenti contabili comporta oneri ma anche l’opportunità di snellire i processi aziendali. La conservazione sostitutiva, poi, offre ulteriori vantaggi. Vediamo meglio le differenze tra le due opzioni.

SOMMARIO

L’adesione al servizio di consultazione dell’Agenzia delle Entrate

Con il provvedimento n. 738230 l’Agenzia delle Entrate ha prorogato al 20 dicembre 2019 i termini per aderire al servizio di consultazione delle e-fatture, le fatture elettroniche. In precedenza la scadenza era al 31 ottobre: l’adeguamento si è reso necessario per recepire le indicazioni del decreto fiscale 2020.
La notizia è un ottimo spunto per parlare del processo di digitalizzazione dei documenti aziendali e, in particolare, di quelli contabili e amministrativi. Un percorso avviato già da diversi anni ma che, in questo 2019, ha avuto un’accelerazione con l’introduzione dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche da privato a privato.
L’adeguamento, forse più complicato per le piccole imprese, ha reso necessario dotarsi di sistemi software per creare, validare e conservare questi documenti. Al netto delle polemiche e degli inconvenienti tecnici, si può considerare ormai la direzione presa come irreversibile.
Parlare di fatture elettroniche vuol dire, quindi, anche affrontare il tema della archiviazione e conservazione dei documenti contabili e amministrativi. Tali documenti contengono informazioni molto delicate, perché identificano movimenti e transazioni da rendicontare e, all’occorrenza, giustificare dal punto di vista fiscale e giuridico. Proprio per questi motivi l’affidabilità dei sistemi di gestione è fondamentale.
Tali sistemi comportano un onere in più, ma offrono vantaggi indiscutibili, permettendo una gestione più agile e snella di molti processi aziendali. Tecnologie sicure e protocolli di archiviazione affidabili consentono la smaterializzazione della documentazione aziendale e il loro utilizzo a norma di legge. Il passaggio a digitale diventa ancora più importante nel momento in cui non riguarda soltanto i documenti, ma il loro intero “ciclo di vita” in azienda.
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Fatturazione elettronica B2B e PA: le procedure

Le fatture elettroniche da privato a privato adottano gli stessi standard, ma seguono canali diversi, rispetto a quelle che coinvolgono la pubblica amministrazione.
Si distingue tra fatturazione B2B (business to business), emessa da un’impresa verso un’altra, e fatturazione PA (Pubblica Amministrazione), emessa invece da o verso Enti o pubbliche amministrazioni per fornitura di prodotti o servizi. A dare valore legale e fiscale, in entrambi i casi interviene uno SDI, sistema di interscambio, che verifica i dati salienti della transazione (in primis le partite IVA associate ai soggetti contraenti) e procede alla certificazione.
Chi emette e riceve fattura deve, perché il documento abbia piena validità, verificare che il file abbia determinate specifiche: formato, firma e marcatura temporale, immodificabilità. Serve dunque interfacciarsi con sistemi di garanzia, che forniscano firma digitale, PEC (posta elettronica certificata) e/o marcatura temporale (sistemi ad hoc di apposizione marca).
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Strumenti e formati

Torniamo al provvedimento indicato all’inizio. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un proprio servizio di archiviazione delle e-fatture, certificato e garantito, al quale si accede con opportune chiavi. Per garantire il corretto trattamento dei dati, va dato esplicito consenso a questo servizio, da rinnovare ogni tre anni.
I documenti digitali archiviati devono avere alcune caratteristiche.

  • In primo luogo devono essere compatibili e leggibili. Un formato di interscambio universalmente valido sembra ancora quello dell’XML. È uno standard che, separando il contenuto di un documento dalla sua forma, si rende indipendente dal tipo di supporto, da piattaforme e sistemi operativi.
  • Inoltre, devono essere protetti. Tanto più in ambito contabile, è necessario evitare che i documenti vengano manomessi, contraffatti o modificati contro la volontà dei proprietari. Per riuscirci si utilizzano protocolli di archiviazione sicuri e criteri di accesso rigidi. In diffusione crescente, per esempio, sono i sistemi di conservazione dei documenti informatici basati su blockchain.

Allo stato attuale, molte soluzioni software in commercio presentano pacchetti di creazione e gestione di documenti di contabilità digitale. Questo, e altri documenti, una volta creati vanno conservati digitalmente e integrati nelle procedure aziendali. Inoltre, per garantire la piena operatività, la consultazione, l’immissione, insomma tutte le azioni da svolgere devono essere rapide, efficienti e sicure. E come si fa, concretamente?
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Conservazione digitale e sostitutiva

Nella gestione documentale dell’azienda, si parla di sistemi di conservazione digitale e conservazione sostitutiva. Entrambe le procedure consentono di tenere un archivio digitale “a norma di legge”, quindi con piena validità fiscale e giuridica, ma conservano importanti differenze.

  • Si parla di conservazione digitale per tutti i documenti “nativi” digitali, creati cioè direttamente in questo formato: la fattura elettronica, appunto. La gestione e l’archiviazione di tali documenti è relativamente semplice: dati e informazioni sono infatti ottimizzati per il formato digitale. Fatture elettroniche e altri documenti creati direttamente in digitale consentono quindi un’innovazione di processo, eliminando il supporto cartaceo e introducendo una procedura tutta informatica per svolgere determinate operazioni.
  • La conservazione sostitutiva riguarda invece la cosiddetta “smaterializzazione” della gestione aziendale, cioè la conversione a digitale di documenti creati in formato cartaceo. Il passaggio può essere svolto in vari modi, ma generalmente avviene mediante scansione del cartaceo e successiva validazione. L’apposizione di firma digitale e marca temporale danno così al “nuovo” documento pieno valore giuridico e l’originale cartaceo diventa superfluo.

L’acquisizione e la conservazione sostitutiva dei dati contabili, in sostanza, offre molti vantaggi ma rimane un’innovazione di servizio. La documentazione elettronica “nativa” e quindi i sistemi di conservazione digitale permettono un ulteriore salto di qualità perché configurano un’innovazione di processo.
Al pari di una fattura elettronica, altri documenti di amministrazione e finanza possono essere certificati e quindi contare come documenti “ufficiali”, senza bisogno del cartaceo. Per la delicatezza del tema, il passaggio a digitale deve naturalmente uniformarsi a standard di creazione, modifica e archiviazione. L’Agenzia delle Entrate, e in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), definiscono procedure e norme da seguire per avviare questa trasformazione.

Per saperne di più: Le norme per la conservazione sostitutiva secondo il CAD
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Vantaggi della contabilità digitale

Aggiornare il sistema contabile e amministrativo in senso digitale comporta molti vantaggi, in particolare per le aziende più strutturate.

  • In primo luogo, nel controllo di gestione, permette di avere strumenti di monitoraggio della contabilità analitica e dei movimenti finanziari più accurati, e così impostare le giuste strategie.
  • Un archivio contabile tutto digitale migliora il flusso di lavoro aziendale riducendo gli errori umani, eliminando i tempi morti e risultando, nel complesso, più snello ed efficace.
  • Un sistema di conservazione elettronica rende meglio controllabili le operazioni amministrative e finanziarie. L’integrazione tra contabilità, finanza e amministrazione permette una più rapida e al tempo stesso sicura evasione di ordini e pagamenti, con evidenti vantaggi di gestione.
  • Un investimento nei sistemi digitali è un risparmio di risorse materiali: documentazione cartacea, spazio di archiviazione fisico e altro. Si può considerare persino il consumo di toner per la stampa, che per aziende che emettono fatture nell’ordine delle migliaia all’anno può incidere non poco.
Conservazione sostitutiva: i vantaggi per l'azienda

La conservazione sostitutiva, quindi la digitalizzazione di fatture e altri documenti contabili, comporta vantaggi importanti, in primis la riduzione dell’archivio cartaceo.

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Gestione in-house o in outsourcing

Come si è detto, i costi di un sistema di conservazione digitale autonomo sono consistenti, perché tali apparati devono garantire efficienza e compliance dei requisiti normativi.
Diverse aziende affidano allora in outsourcing il servizio di archiviazione: enti o imprese accreditate offrono loro l’accesso ai dati e provvedono poi all’allocazione di questi ultimi. Tali imprese vengono indicate come responsabile della conservazione sostitutiva o digitale e devono naturalmente essere certificate. L’Agenzia per l’Italia Digitale, AGID, definisce termini e criteri per diventare Conservatori Accreditati e pubblica un elenco dei soggetti certificati (anche la Regione Marche è, per esempio, conservatore accreditato).
Rispetto ai sistemi di conservazione sostitutiva e digitale, un’azienda deve quindi puntare alla corretta integrazione dei dati nel proprio software gestionale. Un software di questo tipo deve essere in grado di:

  • integrare i moduli contabili e finanziari per garantire fluidità alle relative operazioni di fatturazione e archiviazione
  • gestire le operazioni documentali garantendo affidabilità e sicurezza
  • interfacciarsi con i SID per la creazione e validazione dei documenti
  • ottemperare alle norme per la conservazione elettronica indicate da AGID e AdE

Affidare l’archiviazione delle fatture e di altri documenti digitali a enti accreditati, mantenendo il pieno controllo sui dati mediante un’interfaccia agile e affidabile, è sicuramente l’opzione migliore. Si riesce in questo modo a gestire in maniera snella, affidabile e sicura tutta la modulistica che interessa gli aspetti contabili e amministrativi dell’azienda.

Vedi anche: Contabilità generale e contabilità analitica |
Fatturazione elettronica B2B tra privati
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