Sono in arrivo importanti novità sul fronte della normativa relativa alla fatturazione. Dal 1 gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica B2B tra privati. Le aziende hanno quindi ancora pochi mesi per adeguarsi alle nuove regole e adattare i propri processi.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto per imprese e partite IVA l’obbligo della fatturazione elettronica B2B. Un obbligo che finora riguardava solo le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione e che dal 1 gennaio 2019 riguarderà invece tutte le fatture: quelle emesse verso altre aziende, privati e quindi anche le bollette.

Andiamo a vedere più nel dettaglio come funziona la fatturazione elettronica obbligatoria dal 2019, quali sono le scadenze e come le imprese possono adeguarsi attraverso l’uso di software e app.

Come funziona la fatturazione elettronica

Chiariamo in primo luogo che cosa non è la fattura elettronica. Per adeguarsi alla nuova normativa non basterà abbandonare il cartaceo e usare un qualsiasi formato digitale come i documenti PDF. La fattura elettronica deve avere il formato XML_PA, lo stesso utilizzato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione e previsto dal DM 55/2013. Per le aziende che già fatturano verso la PA non ci saranno quindi grossi cambiamenti.

La fattura elettronica tra privati deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI, il medesimo utilizzato per le Fatture alla PA). Le fatture in qualsiasi altro tipo di formato o che non passano attraverso il sistema SdI risultano non emesse e quindi non valide né per l’Agenzia delle Entrate, né per i privati che la ricevono.

Scadenze e destinatari della nuova normativa

La nuova normativa entra in vigore il 1 gennaio 2019, ma per alcuni soggetti la scadenza è il 1 luglio 2018. Quest’ultima scadenza riguarda:

• Fatture emesse per cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori a soggetti passivi Iva.
• Prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.

In conseguenza di questo saranno abolite le schede carburante dal 1 luglio 2018 e gli acquisti di carburante saranno così documentati da fattura elettronica e metodi di pagamento tracciabili.

Tutte le aziende e professionisti si dovranno adeguare all’obbligo di fatturazione elettronica, ma sono esonerati:

• I soggetti che rientrano nel regime di vantaggio (art. 27 comma 3 del DL98/11).
• I soggetti che rientrano nel regime forfettario (Legge n. 190/14).

Inoltre è previsto che la fatturazione elettronica è obbligatoria per “le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato”.

Obiettivi della normativa

L’obiettivo principale della normativa sulla fatturazione elettronica B2B è ovviamente la riduzione dell’evasione fiscale. Non mancano tuttavia alcuni vantaggi attesi per le aziende, come la semplificazione della fiscalizzazione e la previsione di una inferiore quantità di adempimenti fiscali. Ci saranno anche altri vantaggi legati alla digitalizzazione delle imprese, come:

• Riduzione della documentazione cartacea e dei costi ad essa correlati: carta, toner, stampanti, ma anche i costi dello spazio e del lavoro di archiviazione.
• Diminuzione degli errori.
• Azzeramento della possibilità di distruzione o perdita delle fatture.
• Riduzione del data entry a favore di un maggiore controllo della correttezza dei dati.
• Diminuzione dei tempi di ricerca e consultazione.
• Abbassamento dei costi complessivi legati alla fatturazione.

La nuova legge porterà a una maggiore digitalizzazione delle imprese, che per le fatture riguarderà tutto il processo: dall’emissione, all’invio fino alla conservazione.

Fatturazione elettronica B2B e mercato digitale

Come abbiamo appena visto, la fatturazione elettronica tra privati introduce non solo nuovi obblighi, ma anche diversi vantaggi. Oltre a questi, ci sono opportunità per le imprese, tra cui la possibilità di utilizzare questo cambio normativo per ammodernare e digitalizzare i propri processi aziendali, a partire proprio dalla fatturazione. Ridurre l’impiego della carta, smaterializzare i processi e la maggiore trasparenza e tracciabilità sono un valore aggiunto per qualsiasi impresa e professionista con partita Iva.

Un processo di digitalizzazione che si inscrive all’interno di un quadro europeo, in cui l’UE con la Direttiva 2014/55/UE richiederà a tutti gli stati membri l’obbligo della fatturazione elettronica negli appalti pubblici. Alla base di questo processo c’è la volontà di creare un Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020, un ecosistema in cui uno standard digitale condiviso consentirà un più libero e facile scambio di beni e servizi in tutta l’area UE. L’Europa, come ha fatto recentemente con altre iniziative tra cui il regolamento GDPR, sta cercando così di definire nuovi modelli organizzativi per il mondo digitale.

Software per la fatturazione elettronica gratis

Come potranno adeguarsi le aziende agli obblighi di fatturazione elettronica B2B tra privati? Potranno utilizzare solo direttamente il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI) o anche software sviluppati da aziende a norma con i nuovi obblighi di legge?

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione delle aziende un sistema di fatturazione elettronica gratis. I titolari di partita Iva possono utilizzare gratuitamente SdI, lo stesso finora riservato alle sole fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione. Si può utilizzare SdI accedendovi online, ma anche da un software da installare su PC e persino da un’applicazione mobile con cui gestire la fatturazione elettronica.

Imprese e titolari di partita Iva non sono tuttavia obbligati a utilizzare direttamente il sistema SdI, ma possono scegliere di continuare a servirsi dei programmi di fatturazione sviluppati da aziende private, a patto ovviamente che i software si adeguino alla normativa. È importante quindi che il software gestionale per le fatture elettroniche abbia funzioni specifiche come:

• Invio di fatture in formato XML Tracciato PA (XML_PA) a privati e Pubblica Amministrazione attraverso SdI.
• Ricezione di fatture dai fornitori con lo stesso standard XML_PA e il medesimo Sistema di Interscambio.
• Firma digitale delle fatture.
• Conservazione a norma di legge delle fatture digitali.

Conclusioni

La nuova normativa che introduce l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati pone le imprese e i liberi professionisti italiani di fronte a una nuova sfida. Il Sistema di Interscambio SdI è gratuito, ma per diverse realtà il passaggio potrà risultare gravoso sul piano organizzativo. Abbandonare i vecchi processi legati a documenti e fatture cartacee non sempre sarà facile e potrà essere visto come l’ennesimo adempimento cui sottostare senza vederne reali benefici.

Allo stesso tempo la fatturazione elettronica B2B può essere un’occasione per le stesse imprese recalcitranti al digitale. L’obbligo di legge può essere trasformato in una opportunità, utilizzandolo per portare la propria attività nell’era digitale. Fatturazione elettronica, software gestionali aziendali, sistemi ERP per le imprese e e-commerce possono aiutare le aziende italiane, comprese le realtà più piccole, a innovare i propri processi ed essere più competitive in un mercato sempre più digitalizzat