Digital workplace: facile a dirsi, più complicato a farsi. Ma in realtà molte aziende conoscono da tempo pro e contro di un ambiente di lavoro digitale. Per realizzare il quale adottano tecnologie e strumenti specifici. Ne parliamo di seguito.
L’ambiente di lavoro digitale permette ai componenti di un team aziendale l’accesso al proprio lavoro “anytime, anywhere”. Un sistema di comunicazione che, se ben congegnato, garantisce condizioni di piena operatività, mantiene la sicurezza dei dati e permette lo scambio e la condivisione all’interno del team.
In pratica, il digital workplace è l’infrastruttura su cui poggia lo smart working. Per farlo funzionare sul serio occorre sussistano condizioni ideali: velocità di connessione, accesso completo a dati e processi necessari, praticità d’uso e flessibilità di utilizzo.
Insomma, un livello di operatività almeno pari, se non superiore, a quello che si ottiene lavorando nel luogo di lavoro “fisico” insieme ai colleghi. Si può fare, e molte success stories (non solo di grandi aziende) mostrano che si fa anche di meglio. Servono però strumenti e tecnologie adatte, altrimenti le cose si fanno complicate.
SOMMARIO
Cosa può andare storto quando si lavora in remoto
Si corrono rischi se si lavora in un digital workspace poco adeguato? Sì, parecchi e di gravità variabile dal semplice contrattempo al vero e proprio disastro. Un processo affrettato o poco curato di trasformazione digitale dei processi aziendali può comportare, tra i vari inconvenienti:
- un rallentamento del normale workflow in ragione di problemi di connessione;
- complicazioni e intoppi legati alla scarsa usabilità delle interfacce di accesso e comunicazione interna;
- limitazioni dell’operatività per la mancata condivisione, sul portale intranet, di file, cartelle e app;
- perdita di dati a causa di procedure per l’archiviazione e il backup poco efficaci;
- falle di sicurezza derivate da protocolli di protezione non adeguati alla modalità di lavoro mobile;
- blocco parziale o, nei casi più gravi, completo delle operazioni per la perdita di dati cruciali o un attacco informatico.
Come si vede, un digital workspace mal congegnato può generare un vero e proprio disastro ed esporre l’azienda a rischi gravi. In qualche misura è il rischio che hanno corso diversi operatori nelle prime fasi del lockdown da Covid-19 , quando si è stati costretti a riconvertire intere infrastrutture aziendali al lavoro a distanza.
Poteva andare peggio, va detto, e anzi in molte situazioni si sono creati i presupposti per riconvertire l’ambiente di lavoro e la cultura aziendale. Spingendo così verso la dematerializzazione documentale e la piena digitalizzazione.
Resta che un ambiente di lavoro fully digital non si improvvisa, e richiede impegno di progettazione, formazione adeguata, strumenti software ed hardware specifici. Di seguito elenchiamo quattro elementi cruciali da cui dipende il funzionamento di un digital workspace efficiente.
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1. Interfacce utente: un UI design adeguato
Strutture agili, comprensibili, in grado di offrire spazi di conversazione e social collaboration. Può sembrare un fattore secondario, in realtà è essenziale. Si pensi a quanto tempo si può perdere dietro un’interfaccia che nasconde le funzioni base, o ne rende poco comprensibili altre. Parlando di ambienti di lavoro a distanza, si capisce come anche chiedere maggiori informazioni e assistenza quando ciò succede sia poco pratico.
Il design delle interfacce di lavoro va progettato con cura, e serve a mantenere elevata la produttività negli ambienti virtuali. L’accesso rapido a dati e informazioni, l’intuitività dei comandi di accesso, anche (perché no?) la concreta leggibilità delle istruzioni in funzione di un utilizzo che è sempre più mobile-based.
Sono tutti fattori che possono influenzare, in positivo o in negativo, il lavoro nel digital workspace. Progettare bene l’esperienza utente e le modalità di navigazione nello spazio digitale produce effetti benefici sul lavoratore e sul suo lavoro.
Vedi anche: Come favorire la digitalizzazione aziendale e perché farlo
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2. Gestione dati: garantire la business continuity
Un elemento fondamentale quando si lavora in una intranet aziendale complessa riguarda la gestione di dati e processi. Una strategia di backup strutturata è quella che tiene conto di diversi scenari, e che riesce quindi a gestire correttamente la business continuity.
Questo significa anche poter disporre rapidamente delle copie di sicurezza quando servono, e quindi attuare strategie di disaster recovery efficiente. Per altri versi, significa creare spazi di lavoro rapidamente accessibili e stanze virtuali in cui più utenti possano interagire in piena sicurezza.
L’ambiente di lavoro digitale si fonda sulla piena dematerializzazione dei documenti. Questo comporta anche la possibilità di gestire progetti complessi in remoto. Cioè modificare dati e archiviarli direttamente nello spazio virtuale della rete, anziché nel PC del posto di lavoro in ufficio.
È una ricaduta positiva della digitalizzazione, e rende concretamente possibile il vero smart working: lavorare in un team disperso ai quattro angoli del globo, comunicare, modificare insieme il progetto e portarlo a conclusione restando produttivi fully remote.
Per riuscire in questo intento, occorre assicurarsi che i dati relativi al progetto siano al tempo stesso accessibili e protetti: protetti da backup ma a disposizione nello spazio virtuale.
Vedi anche: Dove salvare i dati aziendali: i vantaggi delle soluzioni locali
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3. Sicurezza e privacy: approccio zero-trust
Zero-trust significa trattare ogni accesso all’infrastruttura aziendale come potenzialmente pericoloso. È l’approccio alla sicurezza informatica raccomandato dal NIST (National Institute of Standards and Technologies) e diventa particolarmente utile all’interno di intranet fluide, con pluralità e tipologie diverse di accesso.
In questo senso, i modi di lavorare presupposti in un ambiente di lavoro digitale possono esporre l’azienda a vulnerabilità anche gravi. Per scongiurare i rischi, un digital workspace deve combinare dinamismo e sicurezza, evitando perdite di dati sensibili o intrusioni non autorizzate, mantenendo però rapidità e flessibilità di fruizione.
Il principale plus dello smart working, infatti, è proprio quell’“anytime anywhere”, cioè la possibilità di accedere in mobilità ai propri progetti, utilizzando il PC di casa ma anche un tablet o lo smartphone. Ciò rende più complicata da un punto di vista IT la gestione degli endpoint, e potrebbe rallentare la produttività dei dipendenti rendendo necessarie elaborate procedure di login.
Per combinare le due cose, sicurezza e accessibilità, vengono quindi impiegate strategie di Endpoint Management che semplificano la gestione dei client diminuendo al tempo stesso tempi e costi relativi ai controlli di sicurezza.
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4. Condivisione e collaborazione: infrastrutture desktop virtuali
Per arrivare a una compiuta realizzazione dell’ambiente di lavoro digitale, uno strumento fondamentale è infine rappresentato dalle infrastrutture desktop virtuali (VDI, virtual desktop infrastructure), che rendono possibile il trasferimento completo delle funzionalità del PC aziendale nello spazio virtuale.
Una infrastruttura di questo tipo garantisce la piena portabilità della propria postazione nell’ambiente virtuale: accesso a dati e applicazioni, rubrica contatti, gruppi di lavoro, archivi aziendali e altro ancora. Tutto a disposizione anche restando a casa o lavorando in mobilità.
In un sistema del genere l’ambiente virtuale è messo in sicurezza, dati e informazioni vengono condivisi tra i componenti del team di lavoro e si può archiviare il proprio lavoro direttamente online. In pratica si può lavorare come se si fosse alla scrivania del proprio ufficio, mentre invece si è altrove.
Per attivare queste funzionalità si possono installare client ad hoc sul device da utilizzare, che creeranno una connessione sicura e rapida all’infrastruttura aziendale. Diventa più semplice così comunicare e scambiare informazioni con i contatti del proprio team e gli altri referenti aziendali.
Il tutto restando all’interno dello spazio presidiato dell’azienda, e contando sulla rete di sicurezza garantita dal sistema di backup della stessa. Come si vede, l’accesso a una VDI garantisce ottimi risultati in termini di smart working e crea un digital workspace davvero funzionale.
Caratteristiche di un ambiente di lavoro digitale efficiente
Gestire il digital workplace: Iperius Remote
Una soluzione adatta a far funzionare efficacemente un digital workplace è quella che adotta il nostro Iperius Remote, sviluppato proprio attorno al concetto di desktop virtuale.
Scalabile a seconda del modello e della complessità dell’azienda, consente l’accesso pieno, sicuro e condiviso al PC aziendale, la connessione agli altri computer abilitati della rete e la condivisione di contatti, informazioni e processi all’interno del team di lavoro.
Uno strumento che ha subìto un intenso crash test nella primavera 2020, durante il primo lockdown, e l’ha superato egregiamente, e che rappresenta davvero un ottimo strumento per creare un digital workplace funzionale.
Vedi anche: I vantaggi di Iperius Remote per la produttività in remoto
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