Oggi migliori di ieri, domani migliori di oggi

Questa frase rappresenta alla perfezione l’essenza del Kaizen, un metodo giapponese basato sul miglioramento continuo dei processi aziendali. Più che un metodo è una filosofia, centrata sulla vita delle persone e sul cambiamento in positivo di tutti i suoi principali aspetti: sociali, familiari, personali e professionali.

In ambito aziendale, una qualsiasi strategia di miglioramento continuo per aumentare la produttività deve avere l’obiettivo di aumentare il focus sul modo in cui i singoli processi e attività sono svolti e su come possono essere migliorati.

Le imprese che si concentrano sul miglioramento continuo diventano più competitive nel tempo e possono mantenere i vantaggi acquisiti nel loro settore, ma solo se gli sforzi di miglioramento sono fatti correttamente. Monitoraggio, misurazioni, analisi e software gestionali aziendali aiutano a identificare l’efficacia degli sforzi compiuti.

Il Kaizen non è l’unico metodo di miglioramento aziendale, ma è uno dei più adatti alle piccole e medie imprese. Vediamo perché.
Kaizen significato: il metodo del costante miglioramento
Il termine Kaizen deriva dalle parole giapponesi “kai” (che significa cambiamento) e “zen” (meglio, miglioramento). È per questo che, prima ancora che un metodo aziendale, è una filosofia di vita. Le origini del Kaizen come metodo di miglioramento continuo nei processi aziendali risale al secondo dopoguerra del XX secolo. All’epoca  le condizioni dei lavoratori giapponesi non erano certamente tra le migliori, così come quelle delle imprese nipponiche nel loro complesso.

Il governo giapponese decise così di dare vita a un progetto di studi congiunti nel campo dell’amministrazione e della gestione, con particolare attenzione alla qualità applicata alla ristrutturazione dell’economia e dei processi industriali. L’obiettivo era rendere le aziende giapponesi competitive a livello internazionale.

E così è nato il processo di miglioramento continuo Kaizen. Un processo strutturato per essere sempre teso all’efficientamento dei processi di produzione, manutenzione di macchinari e attrezzature ed eliminazione di qualsiasi spreco nelle aziende.

Filosofia Kaizen: come può aiutarci a gestire la qualità in azienda?

Il metodo Kaizen ha portato un importante cambiamento di paradigma nella gestione della qualità in azienda, spostando il focus dal prodotto al processo. Il prodotto è importante, ma è il risultato di una serie di processi. Il prodotto di qualità che hai ottenuto è il risultato di una casualità, di un insieme di eventi non standardizzati e difficilmente replicabili, oppure deriva da processi specifici e ottimizzati per quel particolare risultato?

Non è un caso che uno dei principi fondanti del Kaizen è la qualità totale. La qualità va vista nella sua complessità:

• In tutta la filiera, dai fornitori fino ai clienti.
• Nelle sue parti più minute, vale a dire fino ai singoli elementi di ciascun processo.

È per questo che il Kaizen e la qualità totale devono coinvolgere tutto il personale e ogni reparto aziendale e pertanto implica:

• Efficientamento dei processi. Il personale dovrà avere sempre una particolare attenzione al miglioramento e all’efficientamento dei processi.
• Impiegati coinvolti e soddisfatti. Le osservazioni e le proposte dei lavoratori sono ascoltate ed eventualmente implementate: un impiegato così coinvolto e valorizzato è più motivato a lavorare in azienda.
• Migliori prodotti o servizi. Come risultato dei due punti precedenti, i tuoi prodotti o servizi saranno migliori in termini di qualità, prezzo, costo di produzione e soddisfazione dei clienti.

Quali vantaggi porta il miglioramento continuo?

Una delle principali differenze tra il concetto occidentale di innovazione e il Kaizen risiede nel fatto che quest’ultimo si concentra su una serie di tanti, piccoli e graduali cambiamenti nel tempo. Cambiamenti che arrivano spesso dagli impiegati, piuttosto che dal management.

Il Kaizen, miglioramento continuo, comporta quindi una serie di vantaggi:

• Miglioramenti efficaci. Le idee innovative arrivano spesso direttamente dai lavoratori, cioè da coloro che sono più in contatto con i problemi legati alle inefficienze e che pertanto sono maggiormente in grado di identificare i processi passibili di miglioramento.
• Innovazione a basso costo. Grazie all’attenzione del Kaizen ai dettagli, ai cambiamenti piccoli e graduali, l’azienda non deve investire ingenti capitali per apportare migliorie ai propri processi produttivi.
• Coinvolgimento del personale. I dipendenti sono incentivati a contribuire al miglioramento dei processi con le loro idee e sono pertanto più coinvolti nella vita aziendale.
• Innovazione a lungo termine. Ogni piccolo miglioramento si basa su miglioramenti precedenti, che portano nel tempo a un effetto valanga.

Si capisce così come la filosofia Kaizen sia adattabile anche alle piccole e medie imprese italiane. Prevede un elevato coinvolgimento del personale e consente miglioramenti di processo a basso costo, rendendo accessibile l’innovazione anche alle aziende che non possono investire grandi capitali.

Come applicare la filosofia Kaizen al proprio lavoro

Per portare il Kaizen nella propria impresa occorre ripensare il concetto stesso di innovazione e le relazioni tra direzione e personale.

L’innovazione deve essere intesa come miglioramento dell’esistente. Occorre concentrarsi in primo luogo nel rendere più efficienti le infrastrutture e i processi esistenti. Suddividere i processi in sottoprocessi sempre più piccoli e individuare i punti deboli della catena.

Nelle relazioni tra management e dipendenti il concetto di Kaizen deve divenire trasversale: tutti devono essere coinvolti nel processo di miglioramento, uscendo dalla logica per cui è la direzione a decidere qualsiasi cambiamento innovativo. Gli impiegati devono essere aiutati a fornire osservazioni e feedback in grado di apportare miglioramenti, formando nel tempo i lavoratori a essere sempre più critici e a dare suggerimenti sempre più utili. Tutto questo dovrebbe portare a un processo in cui:

• un lavoratore fornisce un suggerimento alla Direzione.
• L’idea viene testata/simulata.
• I risultati vengono valutati.
• Se i risultati sono positivi, si cambiano le procedure aziendali.

Le regole Kaizen per aumentare la produttività in azienda

Abbiamo visto finora che cosa è la filosofia Kaizen, il suo significato, quali vantaggi ha e come portarla in azienda. Ma come può aiutare ad aumentare la produttività? Vediamo una serie di “comandamenti” Kaizen che renderanno la tua azienda più produttiva:

• Tutti gli sprechi devono essere eliminati.
• Tutti gli impiegati vanno coinvolti nel miglioramento aziendale.
• L’aumento della produttività deve essere basato su azioni che non richiedono grossi investimenti di capitale.
• I miglioramenti apportati devono essere divulgati in azienda, in modo da essere trasparenti nella comunicazione.
• Le azioni devono essere concentrate sugli elementi più bisognosi di miglioramento.
• Il solo scopo del Kaizen deve essere quello di migliorare i processi.
• Per poter migliorare i processi occorre migliorare le persone.

Conclusioni

Il Kaizen è una filosofia di miglioramento incentrata sui processi e sulle persone e nel complesso porta non solo al miglioramento, ma anche a un crescente benessere aziendale. Aumento di produttività e processi più efficienti si accompagnano a un maggiore coinvolgimento, formazione e consapevolezza dei lavoratori.

In questo processo di miglioramento continuo diventa importante l’uso di un software gestionale per aziende. Gli strumenti di analisi consentono di aiutare management e lavoratori a capire quali sono le aree più passibili di miglioramento, ma anche di vedere come si evolve la situazione in seguito all’introduzione dei miglioramenti. Nato negli anni ’50 del secolo scorso, il metodo Kaizen si integra perfettamente con la realtà imprenditoriale attuale e con i software aziendali.