La prima nota è uno strumento contabile di uso quotidiano e indubbia utilità, soprattutto per micro e piccole imprese. Il controllo delle operazioni ordinarie, infatti, agevola la gestione complessiva della contabilità. Soprattutto, redigere una prima nota accurata permette di avere a portata di mano informazioni preziose su movimenti di cassa e altre transazioni.

La gestione della contabilità è spesso lavoro del commercialista o di soggetti terzi. Di conseguenza, alcuni dati non sono immediatamente accessibili e, spesso, chi gestisce l’azienda ha una visione solo parziale di alcuni movimenti economici. Una prima nota ben compilata è allora un buon modo per tenere traccia di entrate e uscite senza ricorrere ad analisi più impegnative. Naturalmente, per essere davvero utile, il registro di prima nota deve riportare dati non solo precisi, ma anche ben classificabili.

Anche se può sembrare meno pratica o immediata, una gestione digitale della prima nota offre diversi benefici a chi la utilizza. Per questo, il consiglio è dotarsi di un programma adeguato: migliora così non solo l’accuratezza dei dati, ma anche la possibilità di ricavarne informazioni importanti.

SOMMARIO

Che cos’è la prima nota

Per fare un breve riepilogo: la prima nota è un registro contabile dove si registrano i movimenti quotidiani dell’azienda. Una sorta di libro giornale, con l’importante differenza che quest’ultimo è un documento obbligatorio e con validità di legge. Il registro prima nota non ha invece validità legale tranne in casi particolari, nello specifico quando:

  1. in un’attività commerciale, si è esonerati dall’obbligo di registrazione dei corrispettivi;
  2. il registro dei corrispettivi, così come gli altri documenti di contabilità, si trova in altro luogo.

Questo quanto riportano le normative, e il tutto naturalmente va riconsiderato anche alla luce della progressiva digitalizzazione della contabilità degli ultimi anni. Con l’introduzione dello scontrino elettronico e della registrazione telematica dei corrispettivi, infatti, anche i libri contabili si sono smaterializzati. Per certi versi, sono diventati più aperti e accessibili.

Pure, continua a essere spesso più pratico tenere un proprio registro contabile. Un documento da compilare e tenere a portata di mano, senza chiedere al commercialista o accedere al cassetto telematico ogni volta per controllare liquidità e movimenti recenti.

Vedi anche: Conservazione digitale, registro dei corrispettivi e scontrino elettronico
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A cosa serve la prima nota

Da quanto detto, l’utilità del registro prima nota è chiara. È un primo strumento, quasi una bozza, di gestione della propria contabilità. Efficace per tenere meglio sotto controllo le operazioni ordinarie, così come a registrare transazioni minute e che rischiano di sfuggire alla contabilità normale.

Si usa da questo punto di vista differenziare tra una prima nota di cassa e una fuori cassa.
La prima tiene conto dei movimenti eseguiti con denaro contante. La nota fuori cassa, o di banca, registra invece le operazioni effettuate mediante assegni, fatture di acquisto o altri mezzi documentabili.

In entrambi i casi, e anche senza fare questo distinguo, un registro prima nota può ospitare davvero tutte le transazioni ordinarie che coinvolgono l’azienda. Risulta così un valido preliminare alla preparazione dei documenti contabili veri e propri. Non a caso è conosciuta anche come brogliaccio.

Questo documento sarà tanto più utile quanto più completi e capillari saranno i movimenti registrati. Un registro in grado allora di tracciare operazioni che altrimenti sarebbero difficilmente rendicontabili. Il risultato: un quadro più accurato della situazione contabile e amministrativa dell’azienda.

Vedi anche: Contabilità generale e contabilità analitica
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Come redigere la prima nota

Perché questo documento serva davvero allo scopo, deve essere compilato con scrupolo. Al tempo stesso, in quanto diario di bordo, non deve neanche essere troppo complicato da utilizzare o analizzare.

Nel redigere un registro prima nota, dunque, occorre raggiungere il giusto equilibrio tra precisione e semplicità. Per fare questo, è buona norma allora limitare la compilazione alla registrazione dei dati chiave, senza esagerare in quantità delle informazioni ma puntando piuttosto alla qualità.

Per un registro contabile efficace è sufficiente identificare, per ogni transazione, informazioni basilari quali:

  • data;
  • tipologia;
  • descrizione;
  • importo;
  • eventuale documentazione (es. fattura, cambiale, estratto conto) di riferimento.

Questi dati, registrati quotidianamente e con costanza, sono già di notevole utilità per fotografare la situazione corrente dell’azienda. Naturalmente poi, in base al settore in cui opera e alla tipologia dei movimenti, il registro può includere altri dati significativi. La cosa importante è, comunque, che il documento resti di facile compilazione e consultazione, perché solo così manterrà la sua efficacia.

Prima nota contabile più pratica e semplice da consultare con i giusti strumenti di gestione aziendale

Nella compilazione del registro, è importante bilanciare precisione e praticità d’uso

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Gli strumenti più adatti per compilare la prima nota

Come strumento informale, un registro prima nota è quindi un documento che deve essere pratico da utilizzare. Per questo, generalmente viene compilato anche manualmente o con strumenti informatici rudimentali. Anche un foglio Excel può essere molto utile allo scopo, se ben organizzato. E però i vantaggi di affidarsi a strumenti digitali più completi sono notevoli. Per citarne alcuni:

  • migliore usabilità
  • integrazione con altri programmi di contabilità;
  • precisione nella registrazione dei dati;
  • automazione di calcoli anche complessi;
  • possibilità di analisi comparate.

In sostanza un programma specifico di contabilità può migliorare un registro prima nota proprio nelle sue qualità fondamentali: accuratezza e praticità. Perché un buon software rende più semplice la compilazione, più rapida la consultazione, più completi e meglio interpretabili i dati registrati.

Anche chi è abituato a tenere il registro della contabilità quotidiana su un semplice file Excel può quindi trovare buone ragioni per cambiare metodo. Il foglio di calcolo è magari adatto a quelle aziende meno interessate dal genere di contabilità minuta registrata in prima nota. Un programma digitale è invece più adeguato in situazioni nelle quali i movimenti e le transazioni quotidiane sono più frequenti e diversificate.

Sfrutta la capacità dei sistemi digitali di sistematizzare e fare calcoli, un software aiuta a tenere tutto in ordine e migliora la gestione ordinaria dell’attività.
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Prima nota, contabilità generale e software gestionali

Una possibilità ulteriore di gestione prima nota in digitale consiste nell’avvalersi delle funzioni di contabilità generale incorporate nel proprio software gestionale. Parte importante dei migliori programmi di gestione riguarda infatti proprio la registrazione, analisi e “interpretazione” dei movimenti contabili e amministrativi.

Insieme alle funzioni più sofisticate di fiscalità digitale, allora, molti programmi di gestione includono anche strumenti di registrazione in prima nota. Moduli che combinano la chiarezza dell’interfaccia con l’accuratezza nella registrazione dei dati. Moduli, inoltre, che possono restituire informazioni molto importanti sfruttando anche l’integrazione dei dati nel sistema complessivo di gestione aziendale.

Nei nostri ERP per la gestione aziendale, per esempio, offriamo strumenti di gestione contabile e finanziaria molto avanzati. Strumenti che comprendono anche funzioni per la registrazione in prima nota dei movimenti ordinari e la loro analisi esaustiva.
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Vantaggi della gestione digitale della prima nota

Attraverso i dati salvati in prima nota, è possibile avere un colpo d’occhio immediato sulla situazione dell’azienda. Informazioni che possono essere meglio valutate proprio grazie alla capacità di elaborazione offerta dal digitale.

Un’analisi per periodo temporale, per tipologia di movimento, per destinatario: sono solo alcune possibili metodi per filtrare le informazioni. Grazie a questi dati si può capire meglio come funziona l’azienda e qual è il saldo di costi e ricavi.

Anche un documento di gestione ordinaria, allora, diventa prezioso per valutare l’andamento della propria attività. Digitalizzare il registro prima nota, e integrarlo in un sistema di gestione aziendale completo, comporta almeno due vantaggi:

  1. la compilazione più semplice ed efficace del registro;
  2. il miglior utilizzo delle informazioni del registro.

Insomma, anche per quanto riguarda la gestione contabile, e gli strumenti più ordinari come appunto il registro prima nota, c’è da guadagnare con la digitalizzazione. E del resto il processo di progressivo passaggio all’immateriale è in atto da tempo e sembra inesorabile. Lo dimostrano anche le recenti proposte dell’EU per armonizzare e digitalizzare i sistemi fiscali dei Paesi membri.

Dotarsi di strumenti informatici adeguati è allora utile anche per le micro, piccole e medie imprese: tra l’altro, perché semplifica il lavoro e rende più chiare le operazioni. Usare un sistema digitale per tenere sotto controllo le operazioni quotidiane è un buon inizio.

Per saperne di più: Le soluzioni Enter per la gestione contabile e finanziaria
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