Il vendor rating è uno strumento strategico per una supply chain efficiente. Consente infatti di stilare un albo fornitori accurato, e di valutare con precisione l’idoneità di una ditta a fornire determinati beni o servizi.

Anche se compete fattualmente all’ufficio acquisti, un sistema di valutazione efficiente ha bisogno del contributo di altri dipartimenti: serve infatti decidere quali sono i parametri fondamentali in base ai quali valutare le performance. Al tempo stesso, un modulo condiviso di qualifica fornitori snellisce e ottimizza la fase di acquisto, oltre a migliorare il lavoro complessivo in azienda.

Un sistema di vendor rating migliora così il funzionamento della supply chain e consente scelte più consapevoli in fase di selezione dei fornitori. La digitalizzazione di questo processo permette di gestirlo con più efficienza e di risparmiare tempo e risorse. Ma andiamo con ordine.

SOMMARIO

Cosa si intende con vendor rating

Letteralmente il vendor rating è la valutazione del fornitore. Un’operazione che viene effettuata da tutte le aziende quando scelgono a chi affidarsi per i rifornimenti, ma spesso non in modo sistematico.

L’audit del fornitore viene infatti a volte eseguito in maniera incompleta, o la comparazione tra più potenziali appaltatori svolta in modo disomogeneo. Non di rado, inoltre, una volta affidato il lavoro si ridefiniscono i termini della fornitura solo nel momento in cui scade il contratto o si verificano inconvenienti.

Creare un processo di qualifica più strutturato permette invece di controllare meglio la propria supply chain e giocare d’anticipo. In particolare, un’azienda può anticipare eventuali intoppi legati a forniture insufficienti, o risolvere tempestivamente colli di bottiglia in fase di lavorazione.

Un sistema di qualifica affidabile permette inoltre di formare un albo fornitori più completo. Le varie aziende presenti possono infatti essere classificate in base ai parametri più rilevanti e quindi selezionate soltanto per i lavori per i quali risultano meglio qualificate.

Il vendor rating è efficace anche in fase di pre-contrattualizzazione, quando può definire criteri oggettivi di comparazione tra più offerte di fornitura.
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Criteri di valutazione soggettiva e oggettiva

Nella valutazione dei propri fornitori entrano in gioco variabili di diversa natura e, spesso, a numeri e statistiche si affiancano opinioni e referenze. In sostanza, il costo o l’efficienza di un servizio o prodotto non sono gli unici fattori che un buyer utilizza. Almeno non sempre.

Se per un’azienda è importante misurare con precisione ogni parametro di funzionamento della sua supply chain, è anche vero che non vanno sottovalutati elementi di valutazione più soggettivi. Per esempio la trasparenza del servizio offerto dal fornitore, la sua reattività nelle comunicazioni o la reputazione dei suoi prodotti.

Il risultato finale può essere insomma influenzato anche da opinioni e valutazioni in qualche modo “a pelle”. In questo senso, è importante riuscire a quantificare l’importanza di ciascun elemento coinvolto nel processo di valutazione.

Questo è anche il motivo per cui un modello di vendor rating valido universalmente in sostanza non esiste. I criteri cambiano in base al settore in cui si opera, ai sistemi di gestione, alla tipologia di offerta e ad altre variabili.
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Come realizzare una check list di valutazione fornitori

Come realizzare allora una efficace check list per la valutazione dei propri fornitori?

L’approccio di valutazione applicato da buona parte del management moderno in azienda segue la logica QCD (Quality, Cost, Delivery). Si valutano cioè le performance in relazione alla qualità tecnica, ai costi e alle prestazioni di consegna del prodotto o servizio offerto. Per un rating efficace, queste macrocategorie sono un ottimo punto di partenza per poi definire criteri più specifici.

L’Università di Tor Vergata qualche anno fa ha invece proposto l’adozione di un modello di valutazione più complesso, che parte dall’esame della validità tecnica, commerciale e amministrativa della proposta.

Ancora, i principi del Vendor Performance Management invitano le direzioni acquisti a considerare i caratteri di affidabilità, qualità e, appunto, performance nelle loro valutazioni.

Insomma, i criteri di base più o meno convergono, ma la loro messa in pratica e i parametri specifici da usare come metro di giudizio sono moltissimi. Riuscire a focalizzare l’attenzione su quelli effettivamente rilevanti è quindi molto importante.
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KPI del vendor rating

In sostanza, un approccio all’argomento efficace è quello di stilare una lista di KPI, key performance indicators, dei servizi o prodotti offerti.

Per quanto riguarda l’affidabilità si possono per esempio prendere in considerazione fattori quali:

  • garanzie di sicurezza e compliance;
  • la reattività e la gestione degli imprevisti;
  • puntualità e gestione commesse.

Possibili misuratori di qualità sono invece:

  • il numero di difetti di produzione o disguidi riscontrati;
  • le tecnologie adottate e il grado di innovazione produttiva adottata dall’azienda appaltante;
  • il valore aggiunto del servizio o prodotto nella supply chain aziendale.

Infine, KPI relativi alla performance possono avere più a che fare con fattori quali:

  • lead time;
  • convenienza dei prezzi;
  • chiarezza e trasparenza amministrativa.

Questi primi indicatori possono essere ulteriormente scomposti e integrati da voci più specifiche per il tipo di processo da esaminare. Per esempio, in molte aziende è importante valutare anche le garanzie di salute e sicurezza offerte, o le politiche di gestione di ritardi e disservizi. Ancora, l’iter di gestione dei processi amministrativi non va sottovalutato, specialmente in catene complesse o in settori come quello alimentare dove si lega a questioni cruciali come la tracciabilità.

KPI per vendor rating

Alcuni KPI da tenere presente per sviluppare una checklist efficace di valutazione fornitori

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I costi e i possibili guadagni di una vendor list efficace

Mettere in piedi un sistema di valutazione strutturato non è un’operazione a costo zero: richiede tempo, risorse e strumenti adeguati. Una vendor list è tanto più efficace quanto più riesce a offrire dati misurabili e logiche di comparazione affidabili.

La valutazione dei fornitori non è un’operazione una tantum, e anzi deve essere eseguita con frequenza, meglio ancora se in automatico attivando determinati switch, per esempio quando i tempi di consegna salgono oltre un determinato limite. Serve allora impostare un valido sistema di controllo, e assegnare risorse qualificate al monitoraggio del tutto.

I costi di impianto e mantenimento possono quindi incidere nella decisione di un’azienda di implementare un sistema di vendor rating. Questo è anche il motivo per cui a ricorrervi sono finora più le medie e grandi imprese.

Nonostante questo i guadagni sono sostanziali, e lo si è visto anche di recente. La crisi da pandemia ha provocato infatti un generale ripensamento delle supply chain e molte aziende hanno iniziato a organizzare in modo più meticoloso i rapporti con le terze parti.

Nel vendor rating, allora, si può assegnare un peso maggiore anche alla capacità degli approved vendors di gestire gli intoppi nelle consegne. Ancora, i criteri di selezione più razionali permettono, in casi del genere, di mettere in campo una strategia alternativa, e contattare altre aziende.

Il rating dei fornitori non serve del resto soltanto in emergenza, anzi: è un ottimo strumento per definire un rapporto di collaborazione stabile e su basi chiare. La valutazione offre benefici infatti a entrambe le parti in causa.

Il buyer ne ricava criteri di valutazione precisi che può usare per impostare la collaborazione e valutarne l’andamento. Il vendor ha invece un quadro più definito dei criteri e dei parametri da rispettare.

Vedi anche: Buone pratiche di gestione fornitori in situazioni di crisi
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Gli strumenti tecnologici per analizzare i dati

Anche se, in linea di massima, la competenza per il vendor rating è dell’ufficio acquisti, il processo coinvolge come abbiamo visto anche gli altri dipartimenti. Per questo il sistema di valutazione dovrebbe essere accessibile e integrabile anche dagli altri attori della gestione aziendale.

Un modo efficace per farlo è mettere in rete il modello di V.R.: ciascun dipartimento coinvolto contribuisce a definire le variabili essenziali per quanto gli compete. Il modello così costruito può in seguito essere agevolmente implementato nel software gestionale aziendale e facilitare i compiti dell’ufficio acquisti.

Una volta settati digitalmente i parametri, il modulo di vendor rating fornirà uno schema concreto delle esigenze dell’azienda e dell’offerta del vendor. In questo modo la decisione di acquisto sarà più informata, e così il controllo dell’effettiva fornitura.

La valutazione dei fornitori, se organizzata razionalmente e definita attraverso parametri efficaci, aiuta l’azienda nella gestione dei controlli di qualità sicurezza, per esempio quelli di ISO 9001. Si aggiunge così un ulteriore tassello per controllare in modo capillare la supply chain e assicurarsi che funzioni a dovere.

Un software gestionale evoluto può integrare queste funzioni e permetterne la consultazione rapida; meglio ancora, può automatizzare diversi passaggi e così liberare risorse dal controllo delle non conformità.

Infine, permette di misurare con maggiore precisione la performance di tutti gli attori coinvolti nella catena di distribuzione, a cominciare appunto dai fornitori, e in questo modo ottimizzarne il funzionamento.

Scopri di più: Gestionali ERP, controllo qualità e gestione rifornimenti
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