Si può gestire un lavoro di squadra anche con il remote desktop? Sembra di sì, perché le applicazioni per accesso remoto, se includono funzioni come le connessioni multiple o il desktop sharing, funzionano anche come strumenti per smart working e digital collaboration.
Un team che opera in remoto deve avere solide competenze e validi strumenti per ottenere risultati. Soft skills, competenze morbide, per riuscire a organizzare il lavoro, suddividere i compiti, gestire un progetto in autonomia e insieme con spirito collaborativo. Digital tools adeguati perché il lavoro da remoto è possibile solo con piattaforme e applicazioni che permettano la comunicazione, condivisione e scambio tra i membri del team.
Spesso lo smart working ha bisogno della convergenza di più programmi per la piena operatività: software di project management, piattaforme cloud per archiviare e modificare i file, app di messaggistica o video conferenza per comunicare con gli altri membri del team. Ma se ci fosse un’alternativa più pratica, semplice ed economica?
Per esempio un software di remote desktop. Una soluzione tipicamente utilizzata per l’assistenza tecnica e il telelavoro. Serve infatti per accedere a distanza a una postazione, prenderne il controllo e così sistemare in prima persona malfunzionamenti o problemi tecnici. Uno strumento quindi molto potente per la teleassistenza.
C’è però un utilizzo complementare del remote desktop, sempre più frequente in tempi di smart working massiccio. Consiste nel servirsi dell’accesso remoto per operare a distanza sulla postazione aziendale. In sostanza, gestire il proprio lavoro in mobilità o da casa come dal tavolo dell’ufficio.
Lo smart working con i programmi di desktop remoto è quindi un’opzione praticabile, efficace e relativamente economica, se ben gestita. Se applicata al digital team working, può riservare interessanti sorprese.
SOMMARIO
- Strumenti di lavoro di squadra in modalità smart working
- Uno spazio virtuale per lavoro, confronto e formazione
- Sicurezza, condivisione e lavoro di squadra
- Portabilità e compatibilità
- Non solo smart working
- Conclusioni
Strumenti di lavoro di squadra in modalità smart working
Un moderno team di lavoro è (o almeno dovrebbe essere) abituato a lavorare anche in differita. Ogni membro del gruppo può scambiare idee, documenti e dati con gli altri lavorando da postazioni, luoghi e ambiti diversi.
Il vantaggio è che non è più necessario incontrarsi di persona o condividere lo stesso ambiente lavorativo ogni giorno per portare avanti un progetto. Diversi studi, inoltre, sembrano dimostrare che in questo modo migliora non solo la produttività, ma anche il lavoro di gruppo. Lo svantaggio è però che, se non gestita bene, questa modalità può essere dispersiva, ridondante e, alla fine, poco produttiva. Un problema tipico consiste nella moltiplicazione dei punti di accesso e modifica di file e strumenti, specie se questi vengono condivisi su più piattaforme.
Da questo punto di vista una “semplice” applicazione di remote desktop può funzionare come strumento di lavoro agile. Questo perché consente di utilizzare i PC delle proprie postazioni per comunicare e operare. Un po’ come se, invece di spostare un progetto dai PC dell’azienda a uno spazio virtuale, si trasferisse in virtuale direttamente la propria postazione.
Perché tutto funzioni, serve che l’applicazione di remote desktop abbia determinate caratteristiche. Per un vero digital teamworking, in effetti, i membri del team devono poter contare almeno su:
- condivisione di file, applicazioni… anche dello schermo con più componenti del team;
- connessioni multiple e sessioni multiutente;
- portabilità e compatibilità dell’applicazione, che deve poter “girare” su sistemi diversi.
Uno spazio virtuale per lavoro, confronto e formazione
Per un vero lavoro di squadra serve poter confrontare idee, progetti, dati, e a distanza non sempre è possibile. Un sistema non adeguato in effetti può rendere difficoltoso un vero team working, dilatando i tempi e complicando le comunicazioni. Non sempre usare Google Drive per archiviare i dati su un lavoro è la soluzione più indicata, insomma.
Esistono programmi e piattaforme apposite per gestire questi aspetti. Software e soluzioni in cloud specializzate nella gestione della produttività aziendale. Si tratta di sistemi ad hoc, che quindi garantiscono efficienza quando si opera su progetti condivisi e con team non in presenza. Soluzioni che però, generalmente, hanno costi di accesso importanti o, peggio ancora, comportano la duplicazione di dati e credenziali dal sistema aziendale a quello esterno.
Una semplice applicazione di controllo remoto può in questo senso costituire un’alternativa più pratica ed economica. In particolare sfruttando le opzioni di condivisione di file e PC per scambiare note, documenti o presentare abstract di progetto.
Un’applicazione pratica di queste funzioni avanzate può essere così un seminario di formazione. Perché un gruppo di persone partecipi all’incontro basta un piccolo eseguibile, dopodiché è possibile condividere schermo e altri elementi di un PC. Il desktop sharing è in effetti una funzione molto utilizzata anche per presentazioni o videomeeting.
Sicurezza, condivisione e lavoro di squadra
La condivisione di dati e accessi deve naturalmente rispettare standard elevati di sicurezza. In questo senso il lavoro da casa, o comunque l’accesso da remoto alle postazioni aziendali, ha amplificato diversi problemi e vulnerabilità delle reti. Un buon programma di desktop remoto deve allora utilizzare protocolli di sicurezza adeguati senza per questo rallentare il flusso di lavoro.
La gestione delle sessioni multiple va fatta creando un rigido sistema di permessi e credenziali, che consentano soltanto a utenti riconosciuti di ottenere il controllo di una postazione. Questo, come si è detto, non deve penalizzare la comunicazione e collaborazione efficace tra più membri di un team. Si riescono a conciliare i due aspetti con un programma che:
- riesca a tracciare le connessioni attive;
- offra un sistema di permessi e credenziali efficace;
- consenta di personalizzare le opzioni per riflettere le effettive esigenze del team.
Un buon sistema di controllo delle connessioni multiple è importante anche ai fini del teamworking. Consente infatti un lavoro di squadra ordinato e sicuro, senza sovrapposizioni o fughe di dati.
Con queste premesse, un software di controllo remoto può davvero portare l’ufficio in casa. Diventa così possibile una distribuzione equa del lavoro da svolgere, il confronto, un approccio collaborativo ai progetti e, perché no, anche un po’ di sano team building grazie a strumenti di comunicazione come le chat.
Portabilità e compatibilità
Per chi lavora da casa o opera in mobilità deve essere possibile comunicare efficacemente con il proprio device, qualunque sia il sistema operativo e con requisiti di sistema possibilmente ridotti. Il programma da usare, cioè, dovrebbe essere leggero e compatibile con i diversi sistemi operativi.
In un team work moderno c’è bisogno del contributo di più competenze e abilità. Ciascun componente del team porta il suo contributo e lavora su aspetti differenti di un progetto. Per questo, ognuno ha anche un suo know-how e una concreta dotazione tecnologica che, nel momento in cui non lavora in sede, può complicare le cose.
In sintesi: un lavoro di progetto a distanza deve tenere conto anche delle modalità di accesso alle risorse condivise. Un sistema di lavoro in cloud, in questo senso, potrebbe offrire eguali criteri di accesso, ma anche comportare qualche svantaggio. Per esempio la difficoltà di leggere o trasferire documenti o funzioni native della piattaforma, se si opera in mobilità o su particolari device.
Un’applicazione di controllo remoto, se ben congegnata, potrebbe invece risolvere questi problemi. Questo perché con il remote desktop file, documenti e applicazioni restano quelli della postazione aziendale. Per l’accesso al PC, però, serve comunque un elevato grado di compatibilità e portabilità.
La compatibilità della soluzione di accesso remoto con device e sistemi operativi diversi è un fattore importante da considerare ai fini del teamwork
Non solo smart working
I migliori programmi di remote desktop possono essere ottimi strumenti di digital team working, ma non solo. Anche l’assistenza remota può infatti essere svolta in team, sfruttando funzionalità come le sessioni multiutente e le connessioni simultanee.
Ciò permette di operare in team anche quando si fa assistenza tecnica. Sempre con la massima sicurezza, e con il vantaggio dell’apporto, se serve, di più tecnici per risolvere un problema o un intoppo.
Vantaggi delle sessioni multiutente che funzionano nei due versi: permettere a più operatori di accedere in remoto a una postazione, o a un singolo operatore di connettersi contemporaneamente a più postazioni. La situazione tipica di chi fa supporto tecnico è avere una lista di interventi da effettuare: le funzioni multiutente permettono di risparmiare tempo e guadagnare in produttività.
Vedi anche: Come fare teleassistenza senza perdere tempo. E pazienza
SU
Conclusioni
In sostanza, un software di remote desktop può offrire un aiuto concreto anche come strumento di lavoro collaborativo. Questo non solo per gestire operazioni di assistenza tecnica con il contributo di più operatori, ma anche come mezzo per condividere e collaborare dati e informazioni quando si lavora a un progetto.
Un buon team work ha bisogno di strumenti adeguati, e un programma di controllo remoto può assolvere allo scopo. Per farlo, e bene, deve offrire funzionalità adeguate, standard di sicurezza elevati e un impatto minimo sul device su cui viene utilizzato.
Strumenti del genere esistono, e possono davvero rappresentare un’alternativa affidabile alle più sofisticate (e mediamente più costose) piattaforme di produttività in cloud. Il tutto mantenendo le basi e i risultati di un lavoro di squadra completo, soddisfacente e collaborativo.
Per saperne di più: Smart working con Iperius Remote, software di desktop remoto
SU
