Risparmiare tempo, aumentare le vendite e l’efficienza del proprio team. Sono alcuni degli obiettivi che ha un crescente numero di responsabili aziendali del settore vendite, che possono oggi trovare una soluzione alle proprie sfide in un software di Sales Force Automation (SFA).
I software SFA sono applicativi progettati e sviluppati per gli addetti alle vendite, con l’obiettivo di aiutarli nella gestione dell’intero processo di vendita. Tra le varie funzioni incluse, ci sono di norma la gestione dei contatti e delle opportunità, insieme alla condivisione di task e obiettivi.
Il software SFA fa spesso parte del sistema CRM aziendale che traccia automaticamente tutte le fasi del processo di vendita. L’obiettivo è tenere un registro di tutti i contatti avuti con ogni singolo cliente, lo scopo di ciascun contatto e programmare eventuali follow-up necessari (telefonate, e-mail, video call, incontri di persona, ecc.). I programmi di Sales Force Automation consentono di avere tutte queste informazioni a portata di mano e di automatizzare parte dei processi. Ma questi sono solo alcuni dei vantaggi dei software SFA: vediamo di seguito quali sono i principali benefici per le aziende che investono in automazione della forza di vendita.

Investire in un Sales Force Automation: benefici per l’azienda

Ogni azienda ha la sua storia, le sue specificità e i suoi obiettivi. E quindi anche i motivi alla base della scelta di un software SFA possono essere i più disparati. Ci sono però alcuni benefici che tutte le aziende possono ottenere dall’adozione di una soluzione di Sales Force Automation.

Risparmio di tempo

Con i software SFA, parte del processo di vendita è automatizzato e questo si traduce in importanti risparmi di tempo. Attività come la calendarizzazione e la condivisione degli appuntamenti con i clienti, l’invio di e-mail di follow-up, l’aggiornamento delle opportunità, l’elaborazione di report e molto altro ancora sono interamente automatizzabili o comunque resi più semplici e veloci.
La possibilità di disporre tutti i dati relativi agli ordini velocizza le risposte ai clienti, rendendo più soddisfacente il servizio di customer service.

Incremento dei ricavi

Liberando i tuoi agenti di vendita da numerose attività time consuming consenti loro di concentrarsi su tutti quei compiti che generano più conversioni e vendite. Anziché passare ore a creare report – che sono creati automaticamente dai migliori SFA software – possono dedicare più ore di lavoro alle relazioni con lead e clienti, ad esempio con telefonate o incontri che possono generare vendite e nuovi accordi. Questo si può tradurre anche in una maggiore soddisfazione del tuo team di vendita, che dedica più tempo ad attività più sfidanti e creative.

Gestione delle priorità

Per molte aziende la sfida principale non consiste tanto nell’incrementare il numero delle vendite, ma piuttosto nell’aumentare la qualità delle vendite stesse. È importante che i tuoi dipendenti non investano troppo tempo in lead di bassa qualità e in questo i software SFA possono aiutarti. In molti casi è possibile assegnare priorità alle diverse operazioni e segnalare come più importanti certe trattative. Questo porta da un lato a chiudere più rapidamente gli accordi più prioritari, dall’altro a rendere più efficiente il processo e il team di vendita.

Individuare le opportunità

I software di Sales Force Automation aiutano le aziende ad automatizzare la ricerca di opportunità di vendita e di chiusura accordi. Attraverso funzioni di monitoraggio dei competitor, delle ricerche online, delle visite al sito web si possono ricavare informazioni utili per trovare nuovi clienti potenziali e generare più conversioni.

Monitoraggio del processo e dei dipendenti

Con le funzioni di monitoraggio presenti in un software SFA puoi tracciare ogni singola vendita che avviene in azienda e con essa le prestazioni dei dipendenti. Puoi vedere quante vendite genera ogni agente, qual è la sua percentuale di conversione e quanto valore crea per la tua azienda. Queste funzioni di monitoraggio ti possono aiutare a indirizzare in maniera più precisa le iniziative di formazione, personalizzandole in base alle esigenze di ogni impiegato e del gruppo di lavoro.

Gestione del team

Le funzioni di monitoraggio del processo e dei dipendenti aiutano il management a prendere decisioni, gestire al meglio i venditori e a mettere a punto piani di vendita basati su informazioni dettagliate, puntuali e in tempo reale.
Il management può inoltre assegnare a specifici dipendenti le vendite indirizzate a determinati clienti e lead: assegnare le giuste persone a ogni compito può aumentare le vendite e i profitti. Infine, le soluzioni di Sales Force Automation aiutano i manager a migliorare i processi e risolvere problemi, migliorando ad esempio le performance del team o aumentando le vendite nelle aree più difficili.

Svantaggi quando si usa un SFA

Abbiamo appena visto che i benefici derivanti dall’adozione di un software per l’automazione della forza di vendita sono innumerevoli. Questo però non deve far perdere di vista gli sforzi che una azienda deve affrontare al momento dell’adozione.
In promo luogo il software deve essere installato e questo comporta costi. Occorre prevedere poi la formazione del personale, il tempo necessario all’apprendimento e all’uso corretto degli applicativi. Non bisogna poi sottovalutare le resistenze che ci possono essere nel team di vendita nei confronti dell’adozione di un nuovo programma, soprattutto se prevede il monitoraggio delle performance dei singoli dipendenti.
È fondamentale gestire al meglio l’introduzione del software SFA, per non rischiare che le spese iniziali non si traducano poi in benefici. È importante poi definire gli obiettivi e le necessità aziendali, dato che l’automazione può riguardare molti aspetti del processo di vendita, ma non tutti.

Come usare il SFA software: esempi di successo

Al netto dei vantaggi e degli svantaggi, i software SFA portano numerosi benefici alle aziende. Una ricerca effettuata dall’Aberdeen Group ha rilevato che le imprese che hanno adottato soluzioni di automazione della forza di vendita hanno visto aumentare del 27% gli accordi commerciali; la durata del ciclo di vendita si è ridotta inoltre del 16% e i ricavi complessivi sono cresciuti del 26%.
I casi di successo analizzati dall’Aberdeen Group riguardano diverse aziende che sono riuscite a gestire al meglio l’adozione di soluzioni di automazione della forza di vendita, traducendo il tutto in un vantaggio per l’azienda, i clienti e i dipendenti stessi. Per raggiungere questi risultati è importante che il software sia settato e usato per raggiungere i seguenti obiettivi:
– Pianificazione delle attività
– Gestione di contatti, lead e prospect
– Creazione di preventivi che rispettino determinati standard
– Creazione di contratti
– Funzioni di automazione nelle fasi precedenti e successive alla vendita
– Monitoraggio e reportistica.

Conclusioni

Prima di adottare una soluzione software di Sales Force Automation ogni azienda dovrebbe analizzare approfonditamente i suoi bisogni, l’efficienza dei processi aziendali, le necessità dei clienti, ma anche quelle dei dipendenti stessi. Nella scelta di un software SFA è utile coinvolgere i venditori, in modo da raccogliere indicazioni da chi normalmente opera nel processo di vendita ed è a contatto con le maggiori criticità e i problemi che una soluzione SFA potrebbe risolvere. È importante infine non trascurare i vantaggi che ci possono essere in suite complete che includano funzioni SFA all’interno di software ERP per le imprese, con la possibilità di integrare le operazioni di vendita all’interno di un più ampio workflow aziendale.