Si sente spesso parlare di sistemi legacy, specie a proposito di nuove tecnologie e modernizzazione dell’IT aziendale. In questo contesto l’associazione tra i termini legacy e sistema può avere diverse accezioni.

Detto in altro modo, software e sistemi operativi potrebbero risultare legacy in un contesto o adeguati in un altro. Almeno fino a qualche anno fa. Oggi, infatti, la spinta alla trasformazione digitale sta un po’ uniformando i metri di giudizio, imponendo un aggiornamento generalizzato delle infrastrutture IT aziendali.

L’aggiornamento è tanto più importante per gli elementi core di questa infrastruttura, in primis gli ERP. Non sorprende allora che, secondo un sondaggio di Panorama Consulting, il 34,2% delle aziende che adottano un nuovo sistema di gestione lo fa perché l’applicativo in uso è ormai legacy, obsoleto. D’altra parte, un passaggio del genere non è così automatico né indolore: ancora un’altra statistica segnala come la vita media di un ERP in azienda possa arrivare ai 20 anni.

Insomma, che i sistemi legacy abbiano un impatto più o meno negativo sulle attività aziendali è un dato di fatto. Come gestire la situazione non è però altrettanto chiaro. Un sistema informativo infatti, anche se datato, può essere complicato da sostituire, mentre il processo di migrazione al nuovo comporta rischi da non sottovalutare, per la business continuity ma non solo.

Ecco perché l’approccio da seguire è, prima di tutto, riconoscere come tale una applicazione legacy, quindi studiare la strategia più adatta per gestirlo.
Che è, precisamente, ciò di cui proviamo a discutere di seguito.

SOMMARIO

Legacy: significato e applicazioni

In senso letterale: legacy significa eredità. Applicando il concetto all’IT aziendale, un sistema legacy è dunque qualcosa che un’azienda eredita dal passato e che però è difficile da utilizzare nel presente. In altri termini, un elemento obsoleto ma ancora presente e attivo.

Il dato di base è dunque l’obsolescenza. Ecco anche perché la questione torna spesso in argomento quando si discute di modernizzazione e digitalizzazione. I sistemi legacy, infatti, possono ostacolare tale modernizzazione per diversi motivi, per esempio perché NON:

  • riescono più a gestire efficacemente i workflow aziendali;
  • supportano determinate funzionalità;
  • possono interagire con applicativi di terze parti;
  • vengono più aggiornati dal vendor.

Anche la manutenzione di un sistema basato su tecnologie obsolete comporta costi extra. Secondo uno studio di Computer Economics, le aziende che utilizzano sistemi legacy arrivano a spendere l’80% del budget IT in manutenzione.

A questi esempi dell’impatto negativo di un sistema legacy se ne aggiungono altri, anche più evidenti. Consistono di inefficienze e disservizi vari che complicano l’operatività concreta dell’azienda.
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Fare i conti con un sistema legacy

Da quanto detto, non è difficile individuare un sistema legacy. Più difficile è capire come gestirlo.

“Fare come si è sempre fatto”, e continuare ad affidarsi a strumenti obsoleti è una possibilità. Potrebbe non dare problemi evidenti, ma comporta comunque una perdita di competitività. Proprio mentre la concorrenza si affida a strumenti sempre più sofisticati e aggiornati per intercettare nuove esigenze e bisogni, rimanere ancorati agli stessi applicativi significa perdere opportunità ed efficienza.

D’altra parte, in particolare quando l’applicativo di cui si parla è un elemento centrale dell’infrastruttura aziendale, può non essere consigliabile una terapia d’urto, per esempio il passaggio a un nuovo ERP. Che fare, allora?

Un dilemma comune a molte aziende, specialmente quelle a bassa maturità digitale, per le quali cambiare sistema di gestione comporta spesso ripensare ruoli e flussi di lavoro. E le resistenze non sono tanto una questione di volontà quanto di percezione del rischio e preoccupazione di business continuity.

Per sostituire un ERP, infatti, occorrono tempo e risorse, c’è da programmare un’interruzione della normale operatività e c’è il rischio concreto di mettere a rischio dati e processi cruciali. Ci sono alternative? O meglio, c’è un modo per modernizzare un sistema legacy senza eliminarlo del tutto?
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Modernizzare un sistema legacy

In alcune situazioni non ci sono alternative. Per esempio quando la casa produttrice interrompe il supporto e gli aggiornamenti al software. In altri casi, però, ci sono soluzioni intermedie che vale la pena di considerare.

Uno studio molto citato di Gartner, anni fa, parlava di 5 R per affrontare la modernizzazione di un sistema obsoleto, in base alle condizioni di partenza. La questione era legata alla transizione di un sistema di gestione al cloud, con i vantaggi che questo comporta. Lo schema si presta bene, comunque, anche ad altre situazioni e può essere utile anche qui.

Le R corrispondono a 5 azioni strategiche: Rehost, Refactor, Revise, Rebuild, Replace.

Un Rehosting si impone quando l’obsolescenza dell’applicativo è determinata da questioni di spazio e capacità di calcolo. In sostanza, il sistema in uso non è più in grado di gestire i carichi di lavoro dell’azienda, perché manca lo storage o il sistema si sovraccarica. La soluzione classica, qui, è la migrazione al cloud. Gestendo storage e processi dalla nuvola, infatti, si ottengono risorse praticamente on-demand (a patto di affidarsi al giusto provider).

Le R di Refactor, Revise e Rebuild individuano invece, con accenti diversi, interventi di reingegnerizzazione dei processi di impatto variabile. Si possono ricostruire parzialmente alcune funzionalità per supplire a specifici deficit del sistema legacy, e così risolvere le criticità senza affrontare cambiamenti troppo drastici. Spesso e volentieri questi interventi comportano il deployment di altri applicativi, che integrano le funzionalità mancanti. Qui occorre allora anche in qualche modo ricostruire, appunto Rebuild, l’architettura IT aziendale per armonizzare i nuovi componenti a quelli esistenti.

Infine, la quinta R è quella di Replace e consiste nell’intervento più radicale, ovvero la sostituzione vera e propria del sistema legacy. Operazione complicata e da condurre con tutte le cautele del caso, naturalmente.
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Sostituire un sistema legacy

Quando non c’è più alternativa, o semplicemente si decide di passare al nuovo, è il momento della sostituzione.

Un processo di migrazione è complesso e si svolge per passaggi intermedi, con fasi di testing parziale e lavori di correzione on-the-go. In questi momenti, è importante innanzitutto disporre di una valida soluzione di backup in cui archiviare processi e risorse in maniera sicura e semplice da recuperare.

Importante, poi, è definire preliminarmente requisiti e funzionalità del nuovo applicativo. Perché il rischio di cambiare per il gusto di cambiare è fondato, specialmente in un momento in cui c’è molta pressione su temi come la trasformazione digitale. Se però la soluzione scelta non è adeguata alle proprie esigenze, si rimpiangerà ben presto il sistema legacy.

Ecco perché è bene condurre l’analisi e la scelta con un valido partner di progetto, e affidarsi a soluzioni duttili, che possano essere adattate alle proprie esigenze e prospettive di sviluppo. Giò, perché l’analisi deve avere un orizzonte temporale ampio e considerare le possibili evoluzioni del business aziendale. Solo così si evita il rischio di trovarsi con un sistema già obsoleto poco dopo la sostituzione.

Nella scelta del nuovo applicativo, dunque, è bene valutare elementi quali:

  • la roadmap di sviluppo
  • le integrazioni possibili
  • le possibilità di customizzazione.

Altro aspetto da non sottovalutare, infine, è la specificità del nuovo sistema rispetto al proprio core business: applicativi verticalizzati per settore infatti rispondono meglio a specifiche esigenze di business e garantiscono migliore efficienza.
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Conclusioni

Riconoscere quando un sistema diventa legacy, e perché, è il primo passo per decidere cosa farne. La sostituzione tout court può non essere sempre la scelta migliore, ed esistono soluzioni intermedie per combinare necessità di modernizzazione e preoccupazioni di budget.

Quando però si decide per la vera e propria sostituzione, è bene avere un buon piano di risk management, per proteggere dati e risorse nel corso della migrazione. Quindi, selezionare il nuovo applicativo in base a criteri oggettivi e chiari. In questo il supporto di un partner di progetto esperto e, meglio ancora, specializzato per determinati settori, può fare la differenza.

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