Se hai provato a cercare “ERP” in rete, ti sarai probabilmente imbattuto in una grande mole di informazioni, non sempre in accordo tra loro. Non tutti danno la stessa definizione e significato al sistema ERP e le implementazioni nelle aziende possono essere molto diverse. Ma tutto questo non deve scoraggiarti, anzi ti dà un primo assaggio di che cosa sia realmente un ERP: un software molto flessibile e potente, che può aiutare il tuo business in diversi modi.

Se la tua impresa sta cercando di abbassare i costi di gestione, aumentare la sua efficienza, diventare più competitiva ed espandersi sul mercato, allora un ERP system potrebbe essere la soluzione ideale. In un momento storico in cui il costo del valore aggiunto è superiore a quello delle materie prime, è necessario eliminare tutte le inefficienze che aumentano i costi di realizzazione del prodotto che sono indipendenti dal costo delle materie prime.

I software ERP nascono con lo scopo di integrare i diversi processi aziendali eliminando sprechi ed errori, aiutando le aziende ad essere più competitive sul mercato. Ma che cosa è esattamente un ERP? Qual è il significato dell’acronimo e come si differenzia rispetto a un software gestionale?

Che cos’è un sistema ERP: significato dell’acronimo

ERP è un acronimo che sta per Enterprise Resource Planning. Tradotto in italiano significa “pianificazione delle risorse d’impresa”, ma questo ancora non ci aiuta molto a capire le sue reali funzioni. Vale la pena raccontarne brevemente la sua storia.

L’acronimo ERP è stato coniato nel 1990 da Gartner, ma le sue radici affondano agli anni ’60. In quel periodo furono creati programmi informatici per gestire il magazzino, contabilizzare le giacenze, creare report e pianificare gli ordini dei materiali da utilizzare nelle linee produttive. Negli anni ’70 questi programmi si sono evoluti in Material Requirements Planning (MRP), sistemi per la gestione degli ordini dei materiali, che a loro volta hanno portato agli MRP II, che tenevano conto non solo delle giacenze di magazzino, ma anche dei tempi di inoltro ordine, consegna dei materiali e tempi di messa in produzione.

Questi sistemi si sono ampliati oltre la gestione del magazzino e dei processi produttivi, ma hanno incluso altre funzioni aziendali come le vendite, il management, le risorse umane, il CRM (Customer Relationship Management) e altro ancora. Nascono così i moderni ERP.

Il vantaggio del sistema ERP per le aziende

Gli ERP segnano un importante cambiamento nella gestione aziendale. Il software non si occupa solo di magazzino, acquisti e produzione, ma di tutti gli aspetti aziendali. E non lo fa con differenti unità che lavorano come comparti stagni, ma attraverso un sistema modulare che integra i vari settori aziendali in un flusso di lavoro integrato. Gli ERP favoriscono insomma la comunicazione e il coordinamento dei diversi settori aziendali, portando l’impresa a un diverso livello di efficienza. Vediamo più nel dettaglio quali sono alcuni tra i principali vantaggi dei sistemi ERP per le aziende:

• Consente l’accesso in tempo reale a tutte le operazioni aziendali.
• Fornisce l’accesso alla supply chain al management aziendale.
• Consente al management di accedere a dati in tempo reale, così da individuare nuove sfide, opportunità, problematiche e prendere decisioni in tempi più rapidi, che possono riguardare diverse funzioni aziendali.
• Aiuta ad automatizzare vari processi, a renderli più efficienti, a eliminare procedure inefficienti o ridondanti.
• Aiuta non solo il management, ma consente anche ai diversi team a collaborare meglio tra loro e fornisce ai singoli lavoratori strumenti e dati che li aiutano ed essere più efficaci ed efficienti.
• Offre strumenti di reportistica e previsione, garantendo allo stesso tempo la sicurezza dei tuoi dati.

Differenze tra software ERP e gestionale tradizionale

Abbiamo appena elencato i principali vantaggi che un ERP può portare alla tua azienda. Ma tutto questo non può farlo anche un gestionale tradizionale? La risposta è semplicemente: no.

Le differenze tra ERP e gestionale sono evidenti, anche se in apparenza i due software sembrano appartenere a concetti simili. Un gestionale tradizionale è un applicativo che permette alle aziende di gestire singole attività aziendali: è per questo che si parla ad esempio di gestionale per magazzino, gestionale per fatturazione, ecc. I gestionali possono in realtà integrare al loro interno più funzioni (ad esempio: magazzino + fatturazione) ma non hanno il ruolo strategico che può garantire un ERP.

In definitiva, i gestionali tradizionali hanno una funzione di supporto per le singole funzioni aziendali, fornendo soluzioni tecniche in grado di ottimizzare singoli processi, separati tra loro. L’ERP ha invece un ruolo attivo, consentendo all’azienda di integrare i diversi processi, ottimizzare il workflow, fornire dati strategici al management, migliorare l’efficienza e la competitività aziendale.

Come identificare il giusto sistema ERP?

Se sei in cerca per la prima volta di una soluzione ERP o stai cercando una alternativa al software che attualmente usi, ti forniamo alcuni consigli per identificare il giusto sistema ERP per la tua azienda.

Va precisato in primo luogo che non esiste un ERP migliore in assoluto, ma occorre scegliere la soluzione più funzionale per la tua azienda. Per cui, anziché farti un elenco di caratteristiche che deve avere un ERP, ti consigliamo una serie di step che ti saranno utili nel definire il processo di scelta.

• Primo passo. Riunisci i leader aziendali per iniziare il processo di scelta, definendo gli obiettivi della tua impresa.
• Valutazione interna. Analizza tutte le tue operazioni per determinare che cosa funziona, quali sono gli aspetti migliorabili e quali le sfide principali per le quali un ERP potrà risultare determinante.
• Stabilisci i criteri. Sviluppa una serie di criteri standard e condivisi per valutare i diversi ERP. Non solo il prezzo, ma anche le funzioni, la piattaforma e tutto quello che tu e il tuo team ritenete sia importante.
• Programma i contatti con diversi fornitori di software. Organizza incontri, call, dimostrazioni.
• Sulla base delle dimostrazioni e dei contatti avuti, crea una lista di 2-3 candidati. Testa ulteriormente le loro demo e chiedi ulteriori feedback al tuo team.
• Crea una lista degli ultimi chiarimenti da avere dai 2-3 fornitori che hai scelto.
• Valuta gli ultimi chiarimenti avuti, contatta eventualmente altre aziende che hanno implementato i software dei 2-3 candidati. Riunisciti infine con il tuo team per la decisione finale.

ERP software gratis: consigliabile?

L’ERP può portare la tua azienda su un nuovo e migliore livello organizzativo, renderla più competitiva e migliorare l’efficienza dei processi. Funzioni avanzatissime, ma che non hanno impedito la presenza sul mercato di alcuni software ERP gratis. Ma è consigliabile usarli?

Non è facile trovare ERP completamente gratuiti che siano davvero funzionali e aggiornati. Per ottenere un ERP di buona qualità a costo zero bisogna di norma rivolgersi a suite a pagamento che offrono una versione di prova gratuita con limitate funzionalità. Oppure a progetti open source, non pensati per un mercato o una tipologia aziendale specifici e che pertanto per essere customizzati per le esigenze delle tua azienda necessitano di modifiche al codice.

ERP gratuiti possono essere utili in fase di test per capire come certe funzioni possono essere utili alla tua impresa, ma è difficile pensare di affidarne la crescita e l’efficientamento a un software gratuito con funzionalità limitate o difficilmente adattabile alla tua realtà aziendale.

ERP System: lo stai usando per la tua azienda?

Se sei arrivato fino a questo punto stai probabilmente pensando di implementare un ERP system per la tua azienda. Se ancora non lo stai usando, tieni presente che gli ERP di seconda generazione o ERP2 hanno inglobato al loro interno funzioni che usano le nuove tecnologie della comunicazione per dialogare con la filiera produttiva o commerciale.

Usando un ERP integrato con le nuove tecnologie della comunicazione e con il mondo esterno potrai aprire la tua azienda verso un livello di efficienza maggiore e verso nuovi mercati, sfruttando le versioni multilingua e i vantaggi della lean organization.