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Perché fare smart working conviene comunque alle aziende

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  • I vantaggi dello smart working per la produttività aziendale e i dipendenti

Complice l’effetto coronavirus, si è tornati a parlare con insistenza di lavoro agile. Vediamo allora perché fare smart working in azienda conviene e quali strumenti e tecnologie possono facilitarne l’adozione.

Il post LinkedIn di Francesco Agostinis che, su LinkedIn, ha innescato il dibattito sullo smart working in Italia

Il post pubblicato da Francesco Agostinis, di Loop, su LinkedIn e diventato virale in poco tempo.

 

Il post che vedete sopra è stato scritto a qualche giorno dalla chiusura forzata di aziende e uffici nelle aree del Nord Italia focolaio di contagio da coronavirus. Ha scatenato subito un ampio dibattito su vantaggi e praticabilità dello smart working per le aziende italiane.

C’è voluta purtroppo la crisi legata al diffondersi del coronavirus e alla conseguente chiusura di molti uffici e aziende per mettere al centro dell’attenzione questo tema. Uno dei (pochi) effetti collaterali non negativi della situazione, insomma.

Su questo blog abbiamo già parlato in precedenza di digitalizzazione aziendale e modernizzazione del mondo produttivo italiano, in particolare delle PMI. Lo smart working è un elemento importante di questo scenario, e dai dati raccolti sembra che non sia ancora diffuso come dovrebbe.

Le cause sono diverse, ma certo per lavorare a distanza serve anche avere i giusti strumenti informatici a disposizione. Vedremo in seguito alcune possibilità; ora cerchiamo di capire come funziona il lavoro agile, o smart working, appunto.

SOMMARIO

Cos’è lo smart working: come nasce e come si sviluppa

Come è facile intuire, per smart working si intendono quelle modalità di organizzazione del lavoro che non prevedono la presenza fissa in ufficio o comunque nella sede aziendale. Secondo la definizione del MISE:

“Il lavoro agile (smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”

È una modalità che si applica perfettamente alle attività da scrivania, che i processi di digitalizzazione aziendale e trasformazione tecnologica hanno disancorato dal posto di lavoro “fisico” in ufficio. Si parla dunque in particolare del settore dei servizi; altri ambiti, per esempio quello manufatturiero, sono meno adatti anche se possono essere coinvolti.

Il lavoro al PC è da decenni, ormai, svincolato dalla postazione fissa, mentre incontri e riunioni si svolgono spesso in videoconferenza o su piattaforme di produttività condivisa. Insomma, le aziende hanno a disposizione e adottano da tempo strumenti per organizzare il lavoro in remoto.

In questo contesto, i grandi operatori e, in misura minore, la pubblica amministrazione provano a incentivare le forme di lavoro in gestione autonoma. Spesso prevedendo 1 o più giornate lavorative da svolgere fuori dall’ufficio: a casa, al bar, in uno spazio di coworking, sempre comunque svolgendo le funzioni previste e garantendo la reperibilità nell’orario concordato.

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La differenza tra smart working e telelavoro

Il concetto dell’autonomia lavorativa è importante per distinguere lo smart working dal telelavoro propriamente detto. Anche se spesso usati come sinonimi, infatti, i due modelli organizzativi conservano importanti differenze, e proprio in relazione al grado di responsabilità e indipendenza.

In questo senso, il telelavoro è più uno spostare la scrivania dall’ufficio a casa: le attività lavorative vengono svolte da una postazione definita e secondo tempi e modi stabiliti di concerto con l’azienda. Un’ulteriore possibilità di lavoro a distanza, molto utile per situazioni particolari, anche se forse meno flessibile.

Per l’azienda, c’è il vantaggio concreto di ammortizzare alcuni costi di gestione e ovviare a problemi contingenti delle strutture aziendali, per esempio una temporanea inagibilità di queste ultime.

Anche al dipendente, il telelavoro garantisce continuità lavorativa in situazioni particolari, quando per esempio non può raggiungere la sede e deve chiudere un progetto. È inoltre un’agevolazione importante in tutti quei casi nei quali c’è un impedimento fisico alla mobilità, per esempio per i soggetti con disabilità o altre condizioni invalidanti.

Anche nel caso del telelavoro, serve comunque disporre di un minimo di infrastruttura tecnologica per far funzionare le cose. Un software di produttività in cloud, per esempio, o una piattaforma intranet per scambiare dati e informazioni con rapidità e in sicurezza. Per un’impresa di dimensioni contenute, comporta dunque un investimento di tempo e risorse.

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I vantaggi del lavoro agile

Rispetto al telelavoro, lo smart working è un cambio di mentalità. In quanto tale, offre benefici tanto all’azienda quanto al lavoratore; particolare da non trascurare, cambia lo stesso modello di società.

Gestire un progetto in autonomia può dare al lavoratore un miglioramento sensibile della qualità della vita: un work life balance migliore, meno stress e più tempo per la famiglia o per seguire situazioni personali. Ma non solo: anche un maggior coinvolgimento e senso di responsabilità.

Per molte grandi aziende, in effetti, l’adozione di politiche di smart working deriva da queste considerazioni: aumentare il coinvolgimento del personale e motivarlo al raggiungimento degli obiettivi, più che all’esecuzione di semplici compiti.

Una conseguenza più pratica, sempre per i datori di lavoro, è la diminuzione dei costi di gestione. È chiaro che avere in sede meno dipendenti influisce sui consumi energetici e sulle altre spese di mantenimento dei servizi.
D’altra parte, proprio perché una strategia di smart working è di tipo strutturale, implica anche uno snellimento delle procedure aziendali e della gestione documentale. Un database di risorse e processi più agile e flessibile, quindi, con conseguente incremento della produttività dell’azienda.

Infine, non vanno trascurati i vantaggi per l’intera comunità e l’ambiente che questo modello può comportare. In primo luogo per la diminuzione delle emissioni e il miglioramento della qualità della vita nei grandi e piccoli centri.

Traffico ridotto nelle ore di punta, congestione minore di auto e mezzi, una diversa organizzazione della socialità nel momento in cui gli orari e i luoghi di lavoro si fanno diffusi e flessibili. Non è un caso se nei piani di green new deal e trasformazione ecosostenibile dei modelli produttivi, lo smart working ha un ruolo importante.

Per saperne di più: Le norme (e i decreti integrativi) che regolano l’attivazione di contratti di smart working

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Le criticità: diritto alla disconnessione e tecnologie

Accanto ad alcuni innegabili vantaggi di questo sistema, vanno considerati anche i possibili contraccolpi negativi, per la produttività aziendale come per il singolo smart worker.

Per quest’ultimo, è innegabile che abbandonare la postazione in ufficio significa anche perdere uno spazio di comunità. È vero che le moderne piattaforme abilitanti collegano i membri del team tra loro e con i referenti aziendali. È vero anche, tuttavia, che non possono riprodurre il senso di prossimità fisica e relazionale che la vita in ufficio comporta.

Con i suoi alti e bassi, le inimicizie, le tensioni ma anche i piccoli e grandi momenti di condivisione, l’azienda è comunque un importante luogo di aggregazione. Proprio il timore di perdere il contatto umano tra le persone spinge molti, sia imprenditori sia dipendenti, alla diffidenza rispetto ai metodi di lavoro agile.

Un altro problema, meno romantico se si vuole, è quello della reperibilità costante. Uno smart working non ben regolato è un’arma a doppio taglio, in questo senso. Slega infatti il lavoratore dalla sede aziendale, e in questo modo lo costringe a portare l’azienda sempre con sé.

In altri termini, se possiamo essere contattati fuori dall’ufficio, possiamo esserlo sempre, ed è questo uno dei motivi per cui in molti contratti smart si salvaguarda il diritto alla disconnessione. Si cerca cioè di limitare gli eccessi fissando una fascia oraria oltre la quale il lavoratore ha il diritto di non essere reperibile.

C’è infine un ulteriore, potenziale, punto debole legato all’adozione dello smart working: la maturità tecnologica dell’azienda. Nel nostro Paese i dati disponibili, per esempio quelli forniti dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, disegnano un quadro complesso.

Molte grandi imprese e, in certa misura, anche strutture di pubblica amministrazione, sono riuscite a modernizzare il loro apparato di gestione abilitando anche formule di produttività smart. Altre realtà e, in particolare, molte PMI, hanno ancora parecchio da lavorare. Oltre a una certa diffidenza verso il concetto in sé, ci sono ritardi strutturali che impediscono il passaggio a un modello agile.

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Cosa serve per lavorare a distanza

Da un punto di vista più strettamente tecnologico, allora, cosa serve concretamente alle aziende per fare smart working?

Sommariamente, si può parlare di tre ambiti di intervento: disponibilità dei dati, velocità di accesso e condivisione degli stessi, sicurezza e continuità del lavoro.

    1. Per poter gestire progetti a distanza, per prima cosa, occorre che tutte le risorse necessarie siano disponibili. Serve dunque avere una gestione di documenti e processi completamente digitale e in network. Abbiamo parlato anche in un post precedente di dematerializzazione della gestione documentale: uno dei vantaggi pratici è che, disponendo di archivi e database virtuali, è più semplice accedervi e lavorarci su quando è il caso.
    2. Un altro elemento importante è la corretta circolazione e condivisione delle informazioni: lo smart working non deve cioè intaccare la produttività aziendale ma, anzi, migliorarla. Con piattaforme per gestire meeting in videoconferenza senza fastidiosi ritardi di connessione, o sistemi collaborativi per lavorare in team modificando file e cartelle a distanza. Insomma un ambiente di lavoro agile, snello ed efficiente nel quale sia possibile il confronto e la comunicazione tra gruppi di lavoro.
    3. Infine, la circolazione di dati e il lavoro in condivisione devono anche essere sicuri e solidi. Non solo quindi abilitare i necessari protocolli di sicurezza, ma anche evitare interruzione dei servizi o perdita di dati per malfunzionamento dei sistemi. Insomma, lo smart working passa anche per una gestione di dati e processi del tutto affidabile, dove non ci sia spazio per hacker o crash di sistema.

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Applicazioni, cloud e sistemi remote: il caso Iperius

Un nodo importante da risolvere, se si vuole davvero parlare di smart working, è la modernizzazione delle infrastrutture digitali in azienda, grazie anche a strumenti che abilitino la produttività in remoto.

Le strade possibili sono diverse, dalle app per la produttività di ufficio come Slack, Monday o Trello a sistemi proprietari che permettano di gestire in mobilità il lavoro. Un esempio è quello dei gestionali per customer relationship management e sales force automation. Gli agenti di vendita sono lavoratori mobili per definizione, quindi piattaforme di accesso e condivisione di dati e informazioni nel loro settore sono già attive da tempo.

Un’altra opportunità è poi quella dell’accesso da remoto al computer aziendale: si può fare per esempio con la nostra suite Iperius. In particolare, un’applicazione come Iperius Remote permette di manovrare il proprio PC da smartphone o altro device. Un sistema utile anche nella normalità per svincolarsi dalla postazione in ufficio, può fare ancora più comodo in particolare qualora cause di forza maggiore impediscano la normale vita da ufficio.

La situazione che si è presentata nelle ultime settimane in (Nord) Italia è un esempio perfetto in materia. Un software come Iperius Remote è allora una possibile soluzione a tale contingenza. In prospettiva, indica inoltre l’importanza di una progressiva digitalizzazione delle aziende e di forme più agili di produttività.

Staremo a vedere se da queste settimane complicate e difficili per il nostro Paese, si riuscirà a ricavare qualcosa di positivo almeno per il mondo produttivo.

Vedi anche:
Come favorire la digitalizzazione aziendale e perché farlo |
I KPI aziendali per valutare progetti e risultati

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By | 2020-03-06T11:42:20+00:00 febbraio 28th, 2020|Cloud computing, Smartworking, Workflow|Commenti disabilitati su Perché fare smart working conviene comunque alle aziende