Software e applicazioni offrono un aiuto importante durante un inventario di magazzino, rendendo le operazioni più rapide e più precisi i risultati. Un inventario più accurato è del resto conseguenza di un sistema di gestione del flusso merci più efficace. Vediamo perché.

Un inventario di magazzino è un buon test di efficienza per un’azienda. Che sia un produttore o un retailer, il gestore ricava infatti dai dati di inventario indicazioni preziose su come sta usando il suo capitale.

La bontà di tali indicazioni dipende certo dalla capacità di controllare bene la catena distributiva, determinante per la buona riuscita di un’attività. Un magazzino ordinato porta quindi a un inventario preciso, così come dati accurati di inventario servono a pianificare meglio logistica interna e flusso delle merci.

L’efficienza delle operazioni e l’attendibilità dei risultati sono dunque importanti KPI per ogni attività commerciale. Il controllo “vecchia maniera” può avere i suoi vantaggi, ma è certo che organizzare meglio questa fase, e nello specifico usare la tecnologia a disposizione, garantisce risultati di gran lunga superiori.

SOMMARIO

L’importanza di un inventario di magazzino

Che si usino carta e penna, un foglio excel o un software gestionale, un computo delle merci presenti in magazzino va fatto. Se non altro alla fine dell’anno, in fase di chiusura di esercizio. È proprio in questi frangenti che possono venire al pettine nodi importanti relativi alla contabilità di magazzino.

Le operazioni stesse di calcolo, se poco accurate, producono effetti nefasti sulla logistica interna e su tutta la catena distributiva. Hanno infatti il potenziale per “sballare” la pianificazione dei rifornimenti e, nell’altro verso, le tempistiche di evasione degli ordini. Diverse statistiche, relative al mondo retail, indicano in effetti quanto una cattiva gestione dell’inventario possa influenzare l’andamento degli affari.

La tecnologia, e in particolare i sistemi gestionali, permettono non solo di fare inventari in modo rapido e preciso, ma anche di metterli in prospettiva, per così dire. Ciò significa usarli per migliorare l’organizzazione logistica interna, il flusso delle merci in entrata e in uscita, in altre parole il funzionamento stesso dell’azienda.

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Il commercio al dettaglio

Il calcolo di scorte e rimanenze di magazzino è operazione da maneggiare con cura in ambito retail. Anche il commercio al dettaglio infatti, oltre a essere tenuto a un inventario almeno annuale per esigenze di bilancio, usa questi dati per pianificare meglio le attività e avere una stima più concreta dell’andamento degli affari.

Particolarmente delicata, qui, è la situazione di chi gestisce più punti vendita. In questo caso il controllo dei flussi di merce si complica, perché occorre sincronizzare i dati tra i diversi magazzini. L’integrazione dei dati in senso orizzontale diventa ancora più importante se applicata in senso verticale. È questo il caso dei negozi che hanno canali di vendita attivi online: qui allineare le disponibilità reali a quelle dell’ecommerce è imperativo.

Una buona gestione del magazzino, fondamentale comunque nel giorno per giorno di un’attività commerciale, è la premessa di un inventario affidabile. In caso contrario è facile riscontrare incongruenze, mancanze o semplicemente complicare le cose, per esempio nel calcolo delle rimanenze.

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Problemi comuni in fase di inventario

Le difficoltà principali in fase di inventario possono essere ricondotte a due principali ordini di problemi, legati al tempo necessario per le operazioni e all’accuratezza dei risultati ottenuti.

Nel primo caso un inventario, specie se eseguito con minore frequenza, comporta una forzata interruzione delle attività. Si può rimediare lavorando in orario di chiusura, o affidando le operazioni a ditte terze specializzate. Si risolve così un inconveniente ma spesso se ne creano altri, perché vanno calcolate ore extra di lavoro o costi aggiuntivi.

Per quanto riguarda i risultati, invece, un margine di errore è fisiologico nell’esecuzione dei calcoli. Tale margine sarà naturalmente tanto più ampio quanto meno sistematico e organizzato sarà l’inventario. Problemi di accuratezza dei dati, quindi, più evidenti se si esegue l’inventario in maniera manuale. Significativo anche il margine di errore di soluzioni intermedie, per esempio i moduli Excel predisposti per la scansione dei lettori di codice a barre.

Un aiuto più consistente arriva allora da soluzioni specifiche di gestione informatizzata. Software appositamente pensati, oltre che per organizzare meglio logistica e magazzino, per controllare meglio il flusso delle merci, dei prodotti in corso e di quelli in giacenza.

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Risorse utili: digitalizzazione e automazione del magazzino

Un sistema ad hoc per la gestione di magazzino e inventario è quello dei WMS (Warehouse Managing System). Le loro funzioni migliorano sensibilmente la logistica interna e il controllo delle merci. Tra le altre cose, permettono di:

  • localizzare con più precisione i prodotti presenti;
  • tenere conto dei movimenti merce in sospeso;
  • impostare funzioni di inventario permanente;
  • sincronizzare i magazzini in automatico, riallineando per ogni variazione lo stato degli stock.

Con un sistema di tipo WMS un inventario è già bell’e pronto quando serve, o se non altro si fa in tempi decisamente ridotti. Non solo: i dati ricavati sono molto più precisi e si possono così risolvere i problemi di disallineamento tra disponibilità nominali ed effettive.

Organizzare un inventario diventa più semplice, allora: il magazzino è ordinato, gli articoli ben localizzabili e i movimenti di merci in entrata e in uscita sono rendicontati scrupolosamente. L’inventario diventa continuo, e qualora si voglia fare un controllo aggiuntivo su un determinato stock di prodotti, è più facile eseguirlo anche manualmente.

Vedi anche: 3 modi per fare un inventario di magazzino preciso e veloce

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Risorse utili: sistemi integrati di gestione

Implementare un WMS ad hoc è una soluzione con i suoi costi e adatta a magazzini complessi. La usano per esempio molti operatori della GDO, che si affidano spesso a soluzioni ancora più sofisticate come i magazzini automatici.

Più adeguate alle esigenze dei negozi possono invece essere quei sistemi che accorpano le funzioni di un WMS in un software globale di gestione. È questo il caso dei gestionali aziendali di nuova generazione, del tipo ERP. Qui, l’integrazione tra le diverse funzioni di controllo della supply chain permette di migliorare l’approvvigionamento delle merci, ottimizzare la dotazione di magazzino, avere sotto controllo l’andamento delle vendite. Non ultimo, ricavare dati molto accurati dall’inventario prodotti.

Un vantaggio ulteriore, prezioso quando si opera su più canali di vendita, è la sincronizzazione dei magazzini. Allineamento delle disponibilità che, naturalmente, migliora sensibilmente la fase di vendita. La gestione degli ordini diventa infatti più efficiente, e per i clienti più semplice capire se il prodotto che cercano è effettivamente presente in negozio oppure online.

Il miglioramento delle operazioni di inventario è un altro effetto visibile della corretta applicazione di un sistema gestionale. L’utilizzo di un software specifico per il retail, poi, offre ulteriori benefici nel controllo della filiera di distribuzione. Dai rapporti con i fornitori alla preparazione degli ordini, i sistemi di automazione del magazzino tengono traccia dei movimenti della merce in entrata, in lavorazione e in uscita con precisione.

Migliora anche l’organizzazione interna del magazzino e del punto vendita: le merci presenti in magazzino possono essere disposte in modo più efficace, magari tenendo a portata di mano quelle con indici di rotazione più elevati, o sfruttando criteri specifici per ottimizzare la fase di picking.

Queste soluzioni software si integrano bene con sistemi più analogici. Permettono per esempio l’importazione automatica dei dati di listino e catalogo, importante per quelle attività che contano su listini particolarmente ampi. Un modulo di controllo digitalizzato del magazzino riesce così a migliorare nell’insieme la gestione aziendale.

Vantaggi di un sistema gestionale per un inventario prodotti accurato

I vantaggi delle soluzioni gestionali sono evidenti anche in fase di inventario

Per saperne di più: Sistemi digitali per magazzino e logistica

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Soluzioni mirate per settore

Come si vede, ci sono valide ragioni per usare la tecnologia per organizzare un inventario prodotti e gestire il proprio magazzino.  Al tempo stesso, le soluzioni software devono essere adeguate alla natura della propria attività. I programmi WMS, in modalità stand-alone o integrati in un gestionale aziendale, offrono importanti vantaggi, ma non sono a costo zero, e devono per questo essere ben calibrati per mostrare la loro efficacia.

Ottimo investimento sono allora i gestionali aziendali di settore, tarati per le specifiche esigenze e scalabili in funzione delle dimensioni e della situazione particolare dell’azienda.

In Enter Software abbiamo sviluppato Etos, un software gestionale per i negozi di abbigliamento che offre funzioni particolarmente efficienti per la gestione dei magazzini, singoli o multipli. Per esempio la sincronizzazione automatica e il riallineamento costante dei movimenti di merce. Ciò consente di semplificare notevolmente l’esecuzione dell’inventario e, anzi, di ottenere inventari istantanei ed estremamente accurati.

Se un inventario accurato è in sostanza un punto di arrivo di una corretta gestione commerciale, meglio cominciare dall’inizio e affidarsi a un sistema professionale per il monitoraggio di tutta la catena distributiva. Migliorerà così non solo la movimentazione delle merci, ma anche l’efficienza nella fase finale, quella di vendita e rapporto con i clienti.

Per saperne di più: Etos, il gestionale per i negozi di abbigliamento
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