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3 modi per fare un inventario di magazzino preciso e veloce

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  • Sistemi per migliorare l'inventario di magazzino

Il momento dell’inventario è una tappa obbligata di un calendario aziendale. Richiede tempo, attenzione e risorse: se fatto bene, restituisce un’immagine fedele dell’andamento dell’attività, se fatto male porta guai. Cosa si può fare allora per gestire questo delicato passaggio nella maniera migliore? Vi diamo 3 possibili risposte: due per fare meglio l’inventario, una per non farlo affatto!

SOMMARIO

Valutazione delle rimanenze e dei prodotti finiti: dati di inventario come KPI aziendale

Non c’è bisogno di ricordare l’importanza della fase di inventario. Al di là di obblighi fiscali e giuridici circa il valore delle rimanenze e del magazzino fiscale che devono essere rendicontate. Conoscere infatti entità e valore dello stock è fondamentale per valutare il rendimento della propria attività. Combinare questi dati con quelli di movimentazione merce, quindi la rotazione e le giacenze, ci dà un’immagine ancora più esatta dell’andamento degli affari.
Stesso discorso per i semilavorati e i prodotti in corso di lavorazione. In un quadro complessivo della supply chain aziendale, conoscere anche i valori numerici di queste categorie di beni può essere decisivo per capire il reale processo produttivo in corso, nel caso migliorandone la performance.
Va da sé che monitorare dati tanto importanti non è una cosa da fare (solo) all’inizio o alla fine dell’anno. O meglio, un inventario di magazzino annuale è tanto più efficace quanto meglio si conoscono i dati parziali sui beni in dotazione. In questo modo si evita di partire da zero quando si inizia il rendiconto annuale e, tra l’altro, ci si muove meglio tra gli scaffali del magazzino.
Riassumendo, il periodico rendiconto di magazzino è occasione per:

  • valutare le performance passate e pianificare quelle future;
  • avere dati concreti sull’intero processo produttivo;
  • capire come disporre dei prodotti in stock.

Vedi anche: I KPI aziendali per valutare progetti e risultati

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I prodotti in corso di lavorazione e il (necessario?) fermo produzione

Cosa succede a un’azienda quando si avvia un inventario? In molti casi si abbassa la saracinesca. Per fare un esame generale del proprio stock occorre, in altre parole, fermare la produzione e tenere chiusa l’azienda. Più di una attività commerciale, per avviare il processo annuale (solitamente a inizio gennaio), approfitta allora di una festività o della pausa settimanale.
In concreto l’inventario annuale porta via tempo, risorse …e buonumore (difficile andare al lavoro col sorriso in un giorno di riposo). Inoltre, la gestione no-stop di un processo così laborioso non è semplice, è facile commettere errori. Motivo per cui molte aziende preferiscono affidarsi a operatori specializzati, che cureranno l’inventario al posto loro. Un metodo che ha i suoi pro, ma comporta costi aggiuntivi e, spesso, necessita comunque di supervisione.
C’è poi un’altra questione, quella dei prodotti in corso di lavorazione e in generale del tenere attiva la produzione. Ai fini fiscali, in fase di chiusura di bilancio vanno elencati anche i prodotti in lavorazione e i corrispondenti costi di realizzazione. Più in generale, il fermo della produzione per inventario è una scelta dispendiosa e piuttosto frequente, ma con gli opportuni accorgimenti non necessaria.
Riassumendo, ancora, per la gestione dell’attività un inventario:

  • deve tenere conto non solo del prodotto finito, ma anche di materie prime, semilavorati e prodotti in lavorazione;
  • incide su tempi, risorse e budget perché è un’attività laboriosa e delicata;
  • comporta spesso un fermo delle linee e dell’intera attività per il necessario computo dei dati.

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Un inventario più efficace: i 3 sistemi

Stando così le cose, quali sono le alternative possibili e quali le maniere di migliorare questo processo così delicato? Abbiamo già detto che un inventario annuale è time-consuming e comporta costi, diretti e indiretti, importanti. Costi diretti per il fermo attività, il personale da coinvolgere, gli strumenti da utilizzare. Indiretti perché, se male eseguito, fornirà dati poco affidabili e quindi renderà più difficile gestione e pianificazione.
Proviamo allora a considerare 3 sistemi per rendere più agile ed efficace l’inventario. Più che di sistemi, è bene parlare di strategie di intervento, che agiscono su differenti elementi chiave di un inventario, e convergono nel ricorso alle tecnologie digitali e nel ripensamento complessivo dei processi. Industria 4.0, insomma. Ancora, si parla di inventario ma più ampiamente di magazzino e logistica.

1.Migliorare la gestione di spazi e dotazioni fisiche

Un primo intervento possibile. Un magazzino organizzato in maniera chiara è più facile da scandagliare e inventariare. Molte le opzioni a disposizione: in ordine crescente di complessità, riguardano

  1. l’allocazione fisica della merce;
  2. l’etichettatura;
  3. l’accesso ai dati sensibili;
  4. la concreta movimentazione.

Per esempio.
1. Allocazione fisica. Affidarsi a un sistema di ordinamento dei materiali presenti in magazzino e mantenerne la coerenza. Le logiche di catalogazione sono molte, per esempio First In First Out (FiFo) nel settore alimentare; sistemi diversi sono più funzionali in altri settori. In ogni caso criteri chiari di catalogazione rendono più semplice reperimento e inventario.
2. Etichette. Corollario di quanto appena detto. Sono i progressi nell’etichettatura, grazie a tecnologie come i QR Code e i tag RFID, che hanno permesso veri passi da gigante nella rintracciabilità dei prodotti. Incidentalmente, anche nella rintracciabilità interna degli oggetti.
3. Accesso ai dati sensibili. Ancora un portato dell’etichettatura smart, ma non solo. La scansione di materie prime e prodotti finiti può oggi essere fatta direttamente sui pellet grazie a trasmettitori RFID. In generale, gli sviluppi degli ultimi anni hanno progressivamente semplificato l’accesso ai dati.
Ciò permette per esempio a molte attività B2C di fare l’inventario direttamente da smartphone. Insomma, fogli scritti a mano e tabelle Excel sono un po’ meno necessari ai giorni nostri.
4. Movimentazione. Ultima opzione, forse, in ordine crescente di complessità. I cosiddetti AS/RS (Automated Storage and Retrieval Systems), in italiano conosciuti come magazzini automatizzati, sostituiscono le tradizionali scaffalature. Partendo da una richiesta al terminale, il sistema lo individua nei suoi cassoni e lo trasporta per mezzo di trasloelevatori direttamente al punto di raccolta.
Un sistema sofisticato, già applicato con ottimi risultati, come dimostrano casi di successo di applicazione di sistemi AS/RS anche in Italia. Un sistema, inoltre, che ha vantaggi enormi anche per la gestione dell’inventario. Quantità e numero di oggetti presenti nei cassoni di queste strutture sono infatti disponibili in real-time, e aggiornati a ogni movimentazione. Il rendiconto annuale è dunque disponibile in ogni momento.


Non solo aziende. Questa è la libreria universitaria di Maquaire, in Australia, che gestisce il suo catalogo con un sistema AS/RS.

Vedi anche: Tracciabilità delle materie prime e dei prodotti finiti. Strumenti e procedure

2.Affidarsi a un software per la gestione del magazzino

Un inventario più rapido e affidabile passa, naturalmente, per una migliore gestione lato software. In particolare, i moderni Warehouse Management System (WMS) offrono un controllo capillare di stock e movimenti delle merci, tanto più se dialogano con strumenti hardware di pari efficacia. Ciò significa, per esempio, passare direttamente sul software i dati raccolti dalla scansione di un barcode smart.
Un buon Warehouse Management System risolve i problemi di inventario offrendo un quadro sempre aggiornato di giacenze, prodotti in arrivo e in uscita. Inoltre, l’integrazione di WMS ed ERP migliora anche la rendicontazione dei prodotti in fase di lavorazione, poiché rende disponibili i dati sull’intera filiera di produzione. L’inventario di magazzino diventa in questo modo una faccenda quotidiana, rapida e decisamente affidabile.
I benefici di un simile sistema di controllo si trasmettono lungo l’intera supply chain. Valori e quantità delle materie prime sono disponibili in tempo reale, ed eventuali rifornimenti possono essere programmati per tempo o addirittura gestiti in automatico. L’accesso ai dati delle linee produttive permette, da un lato, di aggiornare i valori sul consumo di materie prime, dall’altro di preparare il magazzino allo stoccaggio o spedizione del prodotto finito.
Quantità e valori dei prodotti nel passaggio tra le diverse fasi di produzione, per un piacevole effetto collaterale, vengono aggiornati e ricalcolati all’istante. Un sistema, tra l’altro, di cui abbiamo visto gli ottimi risultati pratici nel progetto seguito con Fainplast.
Perché la potenza di fuoco dei WMS si esprima appieno, c’è bisogno naturalmente di maneggiarla bene. Affidarsi a una soluzione specifica per il proprio modello produttivo, o aggiungere funzionalità ad hoc al software, sono buone pratiche per gestire al meglio questi programma. Poi errori di calcolo o, magari di errato inserimento a stock, sono sempre possibili, ma di sicuro molto meno frequenti.

Per saperne di più: Le soluzioni di Enter Software per gestire magazzini e logistica

3.Cambiare approccio: ridurre le rimanenze di magazzino e progettare in modo snello

L’ultimo sistema per migliorare la gestione dell’inventario è il più radicale: consiste nel non farlo affatto! Sembra paradossale ma non lo è se si considerano le strutture snelle dell’azienda moderna. Dove snello è un aggettivo ma anche un metodo, un approccio alla produzione che è tra i punti fondanti del modello di impresa 4.0.
Non fare l’inventario significa allora produrre su misura e limitare il ricorso agli stock. Uno dei principi fondanti del celebre lean manufacturing, appunto produzione snella, che partendo da Toyota si è poi affermato globalmente dalla fine del Novecento. Discende parzialmente da questo approccio anche la metodologia agile, che vede anch’essa nella produzione su misura e personalizzata un punto qualificante.
Simile nei due approcci è la tendenza a eliminare la necessità di grosse giacenze e a produrre on-demand, con un rapporto quasi 1-1 tra produttore e consumatore. In un sistema del genere, naturalmente, le scorte di prodotti e materie prime si riducono, in alcuni casi si elimina proprio la necessità di un magazzino. Niente magazzino, niente inventario, dunque.

Vedi anche: Toyota Way: miglioramento continuo e rispetto delle persone con il lean thinking
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L’inventario continuo e l’approccio 4.0 alla produzione

Un approccio alla produzione come quello appena visto può sembrare astratto, ma offre benefici concreti anche, forse soprattutto, alle realtà aziendali medio-piccole. La gestione del magazzino è tra le voci di spesa più importanti nel bilancio annuale, e ridurne dimensioni e importanza non può che avere effetti positivi sulle finanze aziendali.
Si può ridurre il budget per il magazzino (e quindi anche le spese di inventario) a patto però di investire in digitalizzazione e ammodernamento di software e hardware. Un approccio 4.0 alla produzione è in questo senso più agile e, nel lungo periodo, conveniente, ma non è a costo zero.
Etichette intelligenti, magazzini automatici, Warehouse Management Systems… sono tutte soluzioni che richiedono un investimento iniziale. Ancora più importante dell’investimento materiale, però, è quello intellettuale. Un modello di produzione snello è il risultato di un approccio differente al sistema azienda: per ricavarne qualcosa di buono serve capire come si può adattare alla struttura gestionale esistente.
Ci sono diverse iniziative che possono ripagare adeguatamente gli sforzi: tra le più importanti, affidarsi a consulenti esperti, investire in formazione, adottare soluzioni hardware e software davvero su misura. Iniziative concrete, che tra le ricadute positive offrono anche la possibilità di respirare finalmente l’aria fresca di inizio gennaio, invece di restare chiusi in magazzino a preparare l’inventario!

Vedi anche:
Sistema ERP e logistica aziendale: come migliorare l’efficienza dei processi produttivi |
Software logistica per il magazzino: incentivi e opportunità

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By | 2020-02-10T17:48:34+00:00 gennaio 14th, 2020|Supply Chain Management, Tracciabilità alimentare|Commenti disabilitati su 3 modi per fare un inventario di magazzino preciso e veloce