Ormai vengono dati per scontati, ma i codici a barre sono un sistema con potenzialità spesso inesplorate. Se combinati con un buon programma di gestione, in effetti, possono migliorare di molto l’organizzazione e l’efficienza di un’attività commerciale.

Il codice a barre è ovunque. Sicuramente la sequenza di segni e simboli, variamente disposti, è ormai un segno universale, presente su (quasi) tutto ciò che abbiamo intorno. C’è chi ne ha fatto opere d’arte, o lo ha addirittura tatuato sul corpo…

Una provocazione, certo, che però coglie lo scopo finale di un codice a barre. Cioè identificare in maniera univoca un prodotto per meglio catalogarlo e gestirlo. Il metodo del barcode, per dirla all’inglese, è infatti un modo affidabile e riconosciuto per allegare a qualsiasi prodotto i suoi dati salienti.

Nel mondo retail, l’utilizzo dei codici a barre è massiccio, obbligatorio in molti casi ma non sempre pienamente compreso. Con l’evoluzione della tecnologia, infatti, un moderno codice a barre può essere un archivio prezioso di informazioni. In combinazione con un buon programma gestionale, poi, semplifica non solo le attività di vendita, ma anche molte operazioni di back office.

SOMMARIO

A cosa servono i codici a barre

In estrema sintesi, la funzione principale di un barcode è identificare un oggetto. La sequenza generata è infatti specifica di quell’oggetto, o della serie di cui fa parte. Il barcode ne rappresenta insomma il DNA, e permette di identificarlo nel momento in cui viene immagazzinato, scambiato, venduto.

Dal primo brevetto del sistema, ad opera di Woodland e Silver nel 1952, l’evoluzione è stata continua e così la proliferazione degli standard. Per usare un codice a barre serve in effetti che si verifichino almeno due condizioni:

  • che sia possibile leggerne il contenuto;
  • che sia possibile interpretarlo secondo regole e principi condivisi.

Nel tempo sono stati messi a punto sistemi e standard di classificazione differenti. Per tutte le transazioni si fa comunque riferimento a sistemi universalmente riconosciuti. Per esempio nell’Unione Europea la famiglia di barcode con codice EAN (European Article Number, ora GS1), in UK e Stati Uniti lo UPC, Universal Product Code.

La tecnologia di codifica si è del resto evoluta molto nel corso degli anni. Il tradizionale codice unidimensionale, con la sequenza di barre nere e spazi bianchi con o senza codice di controllo, è diventato più complesso.

Standard come il GS1 Databar o GS1 Data Matrix permettono oggi di comprimere più informazioni in uno spazio contenuto. I codici a barre bidimensionali, poi, rappresentano un vero salto di categoria nel mondo dei barcodes. Questi nuovi codici, tra i quali il celebre QR Code, permettono infatti di archiviare molti più dati, con ricadute evidenti in molti prodotti del retail.
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Dove sono obbligatori i codici a barre e quali usare

Allo stato dell’arte, dunque, per codice a barre si intendono oggetti, sistemi e simboli anche molto diversi tra loro. E tuttavia, una forma di identificazione di questo tipo viene richiesta in quasi tutti i settori economici. Ma quando è davvero obbligatorio etichettare con un proprio codice i prodotti?

In linea di massima, devono usare questo sistema di catalogazione tutti gli operatori che vendono alla grande distribuzione. In particolare se trattano prodotti alimentari, dove i codici garantiscono rintracciabilità e rispetto delle normative comunitarie.

Per chi ha propri canali di vendita al dettaglio, in effetti, non c’è un vero obbligo di catalogazione via barcode. È vero d’altra parte che l’uso di propri codici rende molto più semplici diverse operazioni di gestione anche ai singoli negozi.

Etichettare gli articoli con una propria sequenza di codici a barre non è molto difficile. Serve però, almeno, richiedere agli enti preposti la sequenza da utilizzare. Per esempio per utilizzare lo standard GS1, accettato anche dai principali marketplace per la vendita online. Una volta ricevuti i codici, serviranno strumenti in grado di gestirli e assegnarli ai prodotti in magazzino e nel punto vendita.

Per saperne di più: La guida alla scelta e utilizzo dei codici a barre di GS1 Italy
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Come leggere il codice a barre

Una volta che i prodotti sono stati identificati e catalogati con una serie di codice a barre univoci, serve poterne leggere i dati. In magazzino e in negozio, così, vengono usati lettori appositi per decifrare il barcode. Il sistema permette di centralizzare i dati su ogni articolo garantendo la massima rapidità di accesso a informazioni su prezzo, disponibilità in magazzino, varianti e così via.

Il principale strumento di lettura impiegato è il palmare wifi. Specialmente in fase di inventario, permette di scansionare rapidamente i prodotti a scaffale e controllare le giacenze. Oggi, del resto, le stesse operazioni si possono svolgere anche via smartphone. In questo senso diversi software gestionali hanno app dedicate per le funzioni di barcode scanning, sicuramente molto utili.

Per una gestione ottimale dei codici a barre, in effetti, servono programmi adeguati. Questo sia nella fase di creazione e assegnazione, sia in seguito, in quella di lettura e utilizzo vero e proprio. Un buon programma gestionale retail, allora, può servire anche a ottimizzare questi aspetti dell’attività.
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Le potenzialità dei barcodes per il commercio

Avere un catalogo prodotti organizzato mediante barcode offre molti vantaggi a chi possiede un’attività commerciale. Questo sia per chi gestisce un unico punto vendita sia, a maggior ragione, per chi deve organizzare una catena di negozi. Un sistema di etichette con codice a barre, infatti, permette di:

  1. Velocizzare le operazioni di magazzino. Migliorano infatti le attività di movimentazione degli articoli, e così le operazioni di inserimento nuovi articoli e inventario;
  2. Avere dati sempre aggiornati su giacenze e quantitativi. Grazie ai codici a barre le informazioni su disponibilità, prezzi, varianti dell’articolo e altro ancora sono a portata di scansione;
  3. Controllare in tempo reale le informazioni sui prodotti in negozio. Per chi opera nel retail, la scansione del codice a barre permette di verificare immediatamente le informazioni su un dato articolo, senza dover passare alla cassa;
  4. Snellire le procedure di checkout. L’utilizzo dei codici a barre “proprietari” migliora anche la gestione del punto cassa: scansioni più rapide dai registratori di cassa e riduzione degli errori di identificazione.

Anche per l’acquirente la presenza di un barcode può rappresentare un notevole valore aggiunto. Questo specialmente se si parla dei codici di nuova generazione come i QR. Questi possono infatti archiviare e mettere a disposizione molti dettagli sul prodotto in esame: origine, modalità di lavorazione, materie prime impiegate e molto altro ancora.

QR code per retail

Non solo informazioni. I QR code possono essere usati anche a scopo promozionale, o personalizzati in modo creativo, come ha fatto il celebre marchio di moda Ralph Lauren sui suoi prodotti

Una vera e propria carta di identità utilizzata con successo nel settore alimentare e non solo. Molti operatori hanno infatti adottato i codici QR per “scrivere”, sull’etichetta del prodotto, le certificazioni di qualità e autenticità ottenute.

Per saperne di più: Tracciabilità dei prodotti e delle materie prime
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Come un software gestionale retail può migliorare le cose

Per riassumere: un sistema di marcatura mediante barcode offre a un’azienda vantaggi sia nella gestione interna, sia nel rapporto con i clienti. Per sfruttarli a dovere, però, servono sia il giusto know how, sia un programma di gestione adeguato.

Uno specifico gestionale retail può offrire diversi benefici pratici nelle operazioni di catalogazione. Tra i principali: velocità di accesso ai dati, automazione delle operazioni, utilizzo contestuale.
I dati di etichetta diventano meglio accessibili in due sensi.

  1. Da un lato, le informazioni contenute nel codice vengono lette più velocemente: magari usando le app collegate al software gestionale per scansionare direttamente da smartphone.
  2. Dall’altro, diventa più semplice creare le etichette e assegnare i barcode già in fase di caricamento dei nuovi prodotti.

L’automazione delle operazioni è un altro, notevole beneficio. Molti software gestionali, in questo senso, possono associare i barcode agli articoli direttamente dalle liste dei fornitori. Affidare a un programma (buona) parte di queste attività comporta generalmente una drastica riduzione degli errori di catalogazione.

Un beneficio non meno importante, infine, riguarda l’utilizzo contestuale dei codici a barre presenti in ogni singolo codice di etichetta. Per esempio per ricavare dati sulle vendite in maniera più rapida, verificando giacenze e calcolo del venduto in base ai codici articoli. Oppure “agganciando” al barcode altre informazioni importanti, per esempio la sua ubicazione in magazzino, in modo da velocizzarne la movimentazione.

In sostanza, abbinare un buon gestionale retail a un sistema smart di catalogazione con barcode è un buon modo per combinare i vantaggi di entrambi gli elementi. Un’organizzazione più snella, l’automazione di molte operazioni, un tracciamento puntuale di merci e movimenti, un rapporto con i clienti più efficace e soddisfacente per entrambe le parti.

Per saperne di più: Le soluzioni gestionali di Enter per il settore retail
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