Il mondo dell’impresa è sempre più complesso e dinamico e gli imprenditori si trovano spesso di fronte a nuove sfide. Una volta poteva essere sufficiente avere l’idea giusta, creare un prodotto o un servizio migliore rispetto ai propri competitor per assicurarsi un buon successo, da mantenere nel tempo con ricerche di marketing, innovazioni nel packaging o nell’offerta commerciale. I dati a disposizione erano relativamente pochi e non si parlava ancora di controllo di gestione.
Oggi avere un’azienda non è più così semplice. Non basta l’intuito imprenditoriale e affidarsi alla reportistica tradizionale, come i bilanci annuali, per definire l’andamento presente e futuro dell’azienda e prendere decisioni operative. La grande disponibilità di dati e la necessità di una maggiore efficienza aziendale rendono il controllo di gestione necessario alla sopravvivenza e alla maggiore competitività di un crescente numero di imprese.
Questo ha portato cambiamenti non solo nell’organizzazione aziendale, ma anche negli stessi software. Dai programmi gestionali e di fatturazione si è passati ai sistemi ERP software per le imprese che includono al loro interno anche sistemi di controllo di gestione, sempre più strategici anche per le piccole e medie imprese.

Cos’è il controllo di gestione: definizione

Il controllo di gestione può essere definito come l’insieme di tutte quelle tecniche, strumenti e operazioni che consentono al management di avere sotto controllo l’andamento aziendale, stabilire obiettivi, pianificare le azioni per raggiungerli e analizzare gli eventuali scostamenti dagli obiettivi prefissati, in modo da attuare azioni correttive.
Il controllo di gestione è quindi una attività diversa dalla contabilità finanziaria, che rileva tutti gli spostamenti di capitale e le operazioni commerciali dell’azienda. La contabilità è da questo punto di vista un’attività passiva, mentre il controllo di gestione è focalizzato in attività strategiche e sul futuro dell’azienda, assicurando migliori performance, profitti ed efficienza. Ecco quali sono alcuni dei principali obiettivi del controllo di gestione:

Misurare e migliorare l’efficienza dei processi aziendali.

Valutare i rischi.

Il rischio è parte integrante di ogni impresa: rischi eccessivi possono portare a perdite, mentre il rischio zero può far sfumare importanti opportunità. La valutazione dei rischi nel controllo di gestione ha l’obiettivo di massimizzare i profitti e di determinare l’ammontare degli investimenti in ciascun progetto.

Allocare le risorse.

Ad esempio, nel manifatturiero gli addetti al controllo di gestione devono essere in grado di definire il miglior portfolio di prodotti in base alla disponibilità di risorse, prezzo di vendita, tempo di produzione e domanda di mercato.
Nel complesso, il controllo di gestione consente anche di definire obiettivi a breve e a lungo termine, la programmazione e la pianificazione aziendale.

Programmazione, pianificazione e controllo di gestione

Spesso i termini programmazione e pianificazione vengono usati come sinonimi, in realtà c’è un’importante differenza che riguarda l’estensione temporale. La programmazione è infatti riferita a un arco temporale ristretto: mensile, trimestrale, semestrale o al massimo annuale; la pianificazione è invece riferita a un arco temporale più lungo, di norma tra i tre e i cinque anni.
Sia in fase di start up con la prima definizione del business plan, sia nelle fasi successive, ogni azienda dovrebbe realizzare una pianificazione strategica con cui definisce uno scenario futuro (basandosi su ricerche di mercato), le azioni da compiere e le risorse disponibili. È per questo che pianificazione e controllo di gestione sono due attività strettamente correlate: se pianificare è fondamentale, è altrettanto importante, con il controllo di gestione, misurare gli scostamenti dagli obiettivi, definire nuove strategie per arrivare ai traguardi stabiliti dalla pianificazione.
In una situazione economica in continua evoluzione come quella attuale, una pianificazione strategica è zoppa senza controllo di gestione, che aiuta anche a definire le attività di programmazione a breve termine.

Fasi del controllo di gestione

Il controllo di gestione si articola in tre fasi: antecedente (budgeting), concomitante e susseguente.

La prima fase

del controllo di gestione (detta antecedente) è legata al sistema di pianificazione aziendale e si riferisce alla definizione del budget. In questo modo gli obiettivi operativi – definiti dalla pianificazione aziendale – sono resi misurabili attraverso specifici indicatori, sono predisposte le risorse per il loro raggiungimento e sono indicati gli organi aziendali responsabili del conseguimento degli obiettivi stessi.

La seconda fase

(concomitante) viene svolta parallelamente alla gestione. Gli indicatori definiti nella fase precedente vengono misurati; vengono elaborati report che sono inviati al management aziendale; sulla base dei dati, il management decide le azioni e le strategie da intraprendere.

La terza fase

(susseguente) si effettua con la chiusura di un ciclo di controllo e con la comunicazione al vertice aziendale delle informazioni relative alla misurazione finale degli indicatori. Questo serve a stabilire le basi per il successivo ciclo di budgeting.
In tutte queste fasi, può essere coinvolto il personale per aiutare l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi. È inoltre strategico l’uso di software per controllo di gestione.

Come scegliere il miglior software di controllo di gestione per il tuo business

Anche la piccola impresa si trova sempre più spesso di fronte alla necessità di dover sceglier un software di controllo di gestione. Usare un software riduce molte operazioni ridondanti che invece devono essere effettuate da chi usa ad esempio un foglio excel per controllo di gestione. Ecco perché scegliere un software professionale è sempre un buon investimento, anche se occorre prestare molta attenzione in fase di scelta. Questi sono alcuni criteri da prendere in considerazione:
Costo: meglio un applicativo economico con funzioni di base, oppure un programma più costoso, ma che comprende funzioni più avanzate?

Usabilità

: quanti utenti devono poter accedere al programma? E da dove? Meglio un software sviluppato per computer desktop oppure un applicativo cloud?

Licenza

: meglio una licenza perpetua, oppure un software a noleggio? Con quale licenza è possibile accedere ad eventuali agevolazioni, come ad esempio il voucher per la digitalizzazione delle imprese?

Funzioni

: di quali funzioni ha bisogno l’azienda? E quali report dovrebbe generare il programma?
Per quanto riguarda le funzioni, è importante che la valutazione del software sia fatta in collaborazione con l’addetto (o gli addetti) al controllo di gestione, ma anche con altro personale aziendale. I software per controllo di gestione, infatti, sono spesso inclusi in suite ERP che comprendono anche altre funzionalità, legate al commerciale, agli acquisti, alla contabilità, all’amministrazione e altro ancora. Tra le funzioni più strategiche per il controllo di gestione ci sono quelle di Business Intelligence, Data Mining e Statistiche Avanzate, in modo che il management possa prendere le migliori decisioni operative.

Conclusioni

Il controllo di gestione sta diventando una attività sempre più connessa alla pianificazione aziendale, anche nelle piccole imprese. Raggiungere gli obiettivi pianificati è vitale in una economia competitiva come quella attuale ed è necessario pertanto avere sotto controllo i dati e le performance aziendali per apportare eventuali azioni correttive.
Il controllo di gestione necessita pertanto di soluzioni software adeguate, che consentano di avere a disposizioni grandi quantità di dati, misurare le performance e consentire di prendere le migliori decisioni per l’azienda, analizzare i singoli reparti e concentrare gli sforzi solo dove necessario.