Per capire i propri punti di forza e debolezza le aziende moderne hanno a disposizione vari strumenti di analisi. Sistemi come la mappatura dei processi aziendali, per esempio, aiutano a definire con precisione i flussi di lavoro. Un quadro nitido delle operazioni permette di impostare e meglio controllare, anche grazie ai software gestionali, i workflow dell’azienda. Con evidenti benefici in produttività ed efficienza.

Un’azienda efficiente è un’azienda ben organizzata.

Sembra un’affermazione banale ma non lo è, se definiamo in maniera più precisa cosa comporta l’organizzazione. Per esempio, definire un quadro particolareggiato dei processi operativi e di ogni singolo flusso di lavoro che coinvolge il business.

Esistono discipline e figure specifiche che si occupano di controllo dei processi aziendali, pianificazione strategica e workflow management. Condizione di partenza comune è però avere una mappa dettagliata del funzionamento di un’azienda. Una bussola per orientarsi tra costi, tempi e risorse e operare così decisioni realmente informate nel controllo dei processi.

Tecniche e strumenti diversi possono creare una efficace mappatura dei processi aziendali. Tali processi si prestano a essere controllati e gestiti efficacemente con l’aiuto della tecnologia. Le applicazioni informatiche hanno infatti un ruolo decisivo, e i software di gestione permettono di ottimizzare flussi e processi operativi con risultati eccellenti. Ma andiamo con ordine.

SOMMARIO

• Cosa intendiamo per processi operativi?
• La mappatura dei processi
• Workflow management: definire e controllare un flusso di lavoro
• La gestione elettronica del workflow
• I sistemi di controllo e gestione

Cosa intendiamo per processi operativi?

In sintesi estrema, i processi operativi sono le operazioni e procedure che l’azienda attua per offrire un servizio o creare un prodotto. Interessano gli ambiti più disparati, ma si possono comunque schematizzare in procedimenti che trasformano determinati input, o risorse, in output stabiliti, o prodotti.

I processi operativi sono diversi da quelli strategici, che riguardano la pianificazione a lungo termine delle attività di un’azienda. Ancora, sono distinti dai processi di supporto, che consistono invece in procedure e sistemi da adottare per agevolare appunto i processi operativi.

Scomporre un’azienda in questo modo, tra le altre cose, è un buon sistema per quantificare con precisione risorse, tempi e costi di ogni singola operazione che la riguarda. Si tratta di un importante vantaggio della gestione per processi rispetto alla gestione per funzioni. Una gestione funzionale è quella dell’azienda “classica”, suddivisa nelle sue diverse aree e dipartimenti, ognuno dei quali spesso analizzato e considerato come assetto a sé stante.

La gestione per processi riesce forse meglio a inquadrare il funzionamento di un’azienda moderna, nella quale più spesso i vari dipartimenti interagiscono, e il flusso di dati e informazioni è fluido. Per metterla in pratica, servono comunque tecniche e strumenti specifici, e figure qualificate per gestirle.
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La mappatura dei processi

La mappatura dei processi è una delle tecniche in gioco. Come si capisce dal nome, consiste nel definire minuziosamente il flusso di lavoro in un’azienda, scomponendolo in processi e attività. Una mappa efficace riesce a cogliere la complessità di un sistema d’impresa e insieme a fornire uno schema adeguato per controllare il dettaglio di ogni singola operazione.

Esistono strumenti analitici e tecniche precise per arrivare a una mappatura efficace. Tecniche diffuse come i diagrammi di flusso, o di sistema, o altre metodologie come IDEF-0 e RAD. Tutte arrivano a classificare i processi aziendali in base a determinati criteri, ciascuna ha caratteristiche che la rendono più adatta a determinate aziende rispetto ad altre.

Il supporto di un consulente esperto è anche in questo caso cruciale per capire le esigenze reali e il sistema più adeguato agli specifici processi di business. Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, appositi software di BPM (Business Process Modeling) aiutano a inquadrare la situazione attuale e le eventuali migliorie da apportare.

Anche senza ricorrere a strumenti ad hoc, è evidente che disporre di uno schema particolareggiato del proprio processo di lavoro è il primo passo da compiere per renderlo più efficiente. L’analisi e la consulenza di figure specializzate servono a capire meglio come e dove intervenire.
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Workflow management: definire e controllare un flusso di lavoro

Una mappa nitida dei processi operativi di un’azienda porta a definire flussi di lavoro chiari. Di ciascuno si conoscono:

• gli elementi o le risorse coinvolte;
• le relazioni che li legano;
• le decisioni che comportano e le possibili alternative;
• i risultati che producono o dovrebbero produrre.

In sintesi, di ciascun flusso viene rappresentato l’input di partenza, la procedura che lo coinvolge e l’output che produce. È una semplificazione molto efficace perché permette di definire e quantificare con più esattezza le risorse in gioco e i risultati attesi. Uno schema del genere, d’altra parte, è perfetto per essere controllato da un sistema informativo.

Altro punto a favore della gestione per processi di un’azienda è quindi quello di arrivare a una schematizzazione più efficace delle attività che la coinvolgono. In un mondo ad elevato coefficiente tecnologico come quello attuale, processi così standardizzati ben si prestano ad essere gestiti da un sistema informatico.

Si arriva così al workflow management: un metodo di controllo e gestione delle procedure aziendali realizzato, appunto, mediante workflow predefiniti. Di ogni flusso di lavoro (il significato letterale del termine workflow) si individuano tempi, modi e risorse coinvolte, quindi si controlla che l’esecuzione sia quella stabilita.

Vedi anche: Quale software per il workflow management nelle aziende 4.0?
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La gestione elettronica del workflow

L’informatica è un alleato fondamentale dell’azienda, non serve ribadirlo. I sistemi di workflow management, in particolare, sono essenziali in ambiti ad elevata standardizzazione dei processi come quelli industriali. E del resto soluzione del genere vengono impiegate con successo anche nel settore contabile, nella gestione documentale e in vari altri ambienti produttivi.

In sostanza, quanto meglio si riescono a definire le variabili che regolano il funzionamento di un’azienda e i singoli flussi di lavoro che la coinvolgono, tanto più si riesce a ottenere una mappa dei processi operativi che un buon sistema informativo può rendere più produttivi.

La gestione elettronica del workflow rientra, da questo punto di vista, nell’ambito più ampio della digitalizzazione aziendale e dell’adozione di strumenti informatici avanzati per controllare l’andamento del business. I sistemi informatici operano a tutti i livelli, da quello complessivo di pianificazione e indirizzo strategico a quello particolare di controllo e automazione della singola procedura.

Dalle premesse della gestione per processi risulta un’altra conseguenza importante, e riguarda l’integrazione dei diversi processi gestionali. Se, infatti, consideriamo quanto i vari processi operativi coinvolgano più attori e funzioni, si capisce come anche i sistemi di controllo debbano essere in grado di valutare i singoli dati in base al contesto complessivo. È ciò che fanno anche i moderni gestionali per azienda.
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I sistemi di controllo e gestione

I software gestionali moderni, per esempio quelli di Enterprise Resource Planning, possono offrire una risposta efficace a questa esigenza. Controllano infatti tanto il livello decisionale complessivo quanto quello particolare del singolo processo produttivo. L’integrazione tra moduli e ambiti diversi garantisce un colpo d’occhio accurato e insieme il controllo capillare di ogni area.

Per controllare i processi aziendali, per esempio, gli ERP integrano moduli di gestione dei workflow, come la potente estensione Workflow Design&Control inserita nei nostri gestionali. Le interfacce dedicate consentono di definire i singoli processi e controllarne l’andamento. Ciò significa non soltanto monitorare le fasi di un singolo processo operativo, ma anche fare in modo che venga eseguito nella maniera stabilita.

Nei nostri ERP, per esempio, il motore ADK consente di programmare regole precise da soddisfare per far avanzare il singolo processo, così come di visualizzare tutte le operazioni da completare per eseguirlo grazie all’interfaccia TODOLIST. Si tratta di una rete di supporto e orientamento, come si vede, piuttosto dettagliata per garantire che il workflow venga attuato a dovere.

Una mappatura dei processi può servire a definire dei workflow accurati, che un sistema di gestione può automatizzare e rendere più efficienti. La disponibilità di dati relativi ai singoli processi restituisce inoltre un quadro concreto di punti di forza e punti deboli, che possono essere adeguatamente considerati e valorizzati in fase di pianificazione strategica.

In tutto questo, rimane centrale il contributo di figure specializzate, anche e soprattutto in ambito ICT e in termini di assistenza e supporto. Le loro competenze aiuteranno l’azienda a pianificare, definire e attuare la migliore strategia di gestione e controllo dei processi aziendali.

Vedi anche: Perché la tua azienda deve avere un sistema di gestione ERP? |
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