Per capire i propri punti di forza e debolezza le aziende moderne hanno a disposizione vari strumenti di analisi. Sistemi come la mappatura dei processi aziendali, per esempio, aiutano a definire con precisione i flussi di lavoro. Un quadro nitido delle operazioni permette di impostare e meglio controllare, anche grazie ai software gestionali, i workflow dellâazienda. Con evidenti benefici in produttivitĂ ed efficienza.
Unâazienda efficiente è unâazienda ben organizzata.
Sembra unâaffermazione banale ma non lo è, se definiamo in maniera piĂš precisa cosa comporta lâorganizzazione. Per esempio, definire un quadro particolareggiato dei processi operativi e di ogni singolo flusso di lavoro che coinvolge il business.
Esistono discipline e figure specifiche che si occupano di controllo dei processi aziendali, pianificazione strategica e workflow management. Condizione di partenza comune è però avere una mappa dettagliata del funzionamento di unâazienda. Una bussola per orientarsi tra costi, tempi e risorse e operare cosĂŹ decisioni realmente informate nel controllo dei processi.
Tecniche e strumenti diversi possono creare una efficace mappatura dei processi aziendali. Tali processi si prestano a essere controllati e gestiti efficacemente con lâaiuto della tecnologia. Le applicazioni informatiche hanno infatti un ruolo decisivo, e i software di gestione permettono di ottimizzare flussi e processi operativi con risultati eccellenti. Ma andiamo con ordine.
SOMMARIO
- Cosa intendiamo per processi operativi?
- La mappatura dei processi
- Workflow management: definire e controllare un flusso di lavoro
- La gestione elettronica del workflow
- I sistemi di controllo e gestione
Cosa intendiamo per processi operativi?
In sintesi estrema, i processi operativi sono le operazioni e procedure che lâazienda attua per offrire un servizio o creare un prodotto. Interessano gli ambiti piĂš disparati, ma si possono comunque schematizzare in procedimenti che trasformano determinati input, o risorse, in output stabiliti, o prodotti.
I processi operativi sono diversi da quelli strategici, che riguardano la pianificazione a lungo termine delle attivitĂ di unâazienda. Ancora, sono distinti dai processi di supporto, che consistono invece in procedure e sistemi da adottare per agevolare appunto i processi operativi.
Scomporre unâazienda in questo modo, tra le altre cose, è un buon sistema per quantificare con precisione risorse, tempi e costi di ogni singola operazione che la riguarda. Si tratta di un importante vantaggio della gestione per processi rispetto alla gestione per funzioni. Una gestione funzionale è quella dellâazienda âclassicaâ, suddivisa nelle sue diverse aree e dipartimenti, ognuno dei quali spesso analizzato e considerato come assetto a sĂŠ stante.
La gestione per processi riesce forse meglio a inquadrare il funzionamento di unâazienda moderna, nella quale piĂš spesso i vari dipartimenti interagiscono, e il flusso di dati e informazioni è fluido. Per metterla in pratica, servono comunque tecniche e strumenti specifici, e figure qualificate per gestirle.
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La mappatura dei processi
La mappatura dei processi è una delle tecniche in gioco. Come si capisce dal nome, consiste nel definire minuziosamente il flusso di lavoro in unâazienda, scomponendolo in processi e attivitĂ . Una mappa efficace riesce a cogliere la complessitĂ di un sistema dâimpresa e insieme a fornire uno schema adeguato per controllare il dettaglio di ogni singola operazione.
Esistono strumenti analitici e tecniche precise per arrivare a una mappatura efficace. Tecniche diffuse come i diagrammi di flusso, o di sistema, o altre metodologie come IDEF-0 e RAD. Tutte arrivano a classificare i processi aziendali in base a determinati criteri, ciascuna ha caratteristiche che la rendono piĂš adatta a determinate aziende rispetto ad altre.
Il supporto di un consulente esperto è anche in questo caso cruciale per capire le esigenze reali e il sistema piÚ adeguato agli specifici processi di business. Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, appositi software di BPM (Business Process Modeling) aiutano a inquadrare la situazione attuale e le eventuali migliorie da apportare.
Anche senza ricorrere a strumenti ad hoc, è evidente che disporre di uno schema particolareggiato del proprio processo di lavoro è il primo passo da compiere per renderlo piĂš efficiente. Lâanalisi e la consulenza di figure specializzate servono a capire meglio come e dove intervenire.
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Workflow management: definire e controllare un flusso di lavoro
Una mappa nitida dei processi operativi di unâazienda porta a definire flussi di lavoro chiari. Di ciascuno si conoscono:
- gli elementi o le risorse coinvolte;
- le relazioni che li legano;
- le decisioni che comportano e le possibili alternative;
- i risultati che producono o dovrebbero produrre.
In sintesi, di ciascun flusso viene rappresentato lâinput di partenza, la procedura che lo coinvolge e lâoutput che produce. Ă una semplificazione molto efficace perchĂŠ permette di definire e quantificare con piĂš esattezza le risorse in gioco e i risultati attesi. Uno schema del genere, dâaltra parte, è perfetto per essere controllato da un sistema informativo.
Altro punto a favore della gestione per processi di unâazienda è quindi quello di arrivare a una schematizzazione piĂš efficace delle attivitĂ che la coinvolgono. In un mondo ad elevato coefficiente tecnologico come quello attuale, processi cosĂŹ standardizzati ben si prestano ad essere gestiti da un sistema informatico.
Si arriva cosĂŹ al workflow management: un metodo di controllo e gestione delle procedure aziendali realizzato, appunto, mediante workflow predefiniti. Di ogni flusso di lavoro (il significato letterale del termine workflow) si individuano tempi, modi e risorse coinvolte, quindi si controlla che lâesecuzione sia quella stabilita.
Vedi anche: Quale software per il workflow management nelle aziende 4.0?
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La gestione elettronica del workflow
Lâinformatica è un alleato fondamentale dellâazienda, non serve ribadirlo. I sistemi di workflow management, in particolare, sono essenziali in ambiti ad elevata standardizzazione dei processi come quelli industriali. E del resto soluzione del genere vengono impiegate con successo anche nel settore contabile, nella gestione documentale e in vari altri ambienti produttivi.
In sostanza, quanto meglio si riescono a definire le variabili che regolano il funzionamento di unâazienda e i singoli flussi di lavoro che la coinvolgono, tanto piĂš si riesce a ottenere una mappa dei processi operativi che un buon sistema informativo può rendere piĂš produttivi.
La gestione elettronica del workflow rientra, da questo punto di vista, nellâambito piĂš ampio della digitalizzazione aziendale e dellâadozione di strumenti informatici avanzati per controllare lâandamento del business. I sistemi informatici operano a tutti i livelli, da quello complessivo di pianificazione e indirizzo strategico a quello particolare di controllo e automazione della singola procedura.
Dalle premesse della gestione per processi risulta unâaltra conseguenza importante, e riguarda lâintegrazione dei diversi processi gestionali. Se, infatti, consideriamo quanto i vari processi operativi coinvolgano piĂš attori e funzioni, si capisce come anche i sistemi di controllo debbano essere in grado di valutare i singoli dati in base al contesto complessivo. Ă ciò che fanno anche i moderni gestionali per azienda.
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I sistemi di controllo e gestione
I software gestionali moderni, per esempio quelli di Enterprise Resource Planning, possono offrire una risposta efficace a questa esigenza. Controllano infatti tanto il livello decisionale complessivo quanto quello particolare del singolo processo produttivo. Lâintegrazione tra moduli e ambiti diversi garantisce un colpo dâocchio accurato e insieme il controllo capillare di ogni area.
Per controllare i processi aziendali, per esempio, gli ERP integrano moduli di gestione dei workflow, come la potente estensione Workflow Design&Control inserita nei nostri gestionali. Le interfacce dedicate consentono di definire i singoli processi e controllarne lâandamento. Ciò significa non soltanto monitorare le fasi di un singolo processo operativo, ma anche fare in modo che venga eseguito nella maniera stabilita.
Nei nostri ERP, per esempio, il motore ADK consente di programmare regole precise da soddisfare per far avanzare il singolo processo, cosĂŹ come di visualizzare tutte le operazioni da completare per eseguirlo grazie allâinterfaccia TODOLIST. Si tratta di una rete di supporto e orientamento, come si vede, piuttosto dettagliata per garantire che il workflow venga attuato a dovere.
Una mappatura dei processi può servire a definire dei workflow accurati, che un sistema di gestione può automatizzare e rendere piÚ efficienti. La disponibilità di dati relativi ai singoli processi restituisce inoltre un quadro concreto di punti di forza e punti deboli, che possono essere adeguatamente considerati e valorizzati in fase di pianificazione strategica.
In tutto questo, rimane centrale il contributo di figure specializzate, anche e soprattutto in ambito ICT e in termini di assistenza e supporto. Le loro competenze aiuteranno lâazienda a pianificare, definire e attuare la migliore strategia di gestione e controllo dei processi aziendali.

In sintesi: quattro direzioni operative da seguire per ottenere un efficace controllo dei processi aziendali
Vedi anche: PerchĂŠ la tua azienda deve avere un sistema di gestione ERP? |
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