Non reinventiamo la ruota: le tecnologie digitali sono da decenni ormai parte integrante dei processi aziendali. A occhio, quindi, non dovremmo convincervi a comprare un computer. Possiamo però aiutarvi a capire meglio cosa farci, e parlarvi dei benefici di una digitalizzazione dei processi aziendali.

Un processo di digitalizzazione o trasformazione digitale è quello che permette a un’azienda di controllare passaggi o l’intero suo processo operativo grazie a software, piattaforme digitali o sistemi di automazione. Il piano Digital Transformation del MISE elenca alcuni esempi di queste cosiddette tecnologie abilitanti.

Un processo di trasformazione digitale costa tempo e risorse. Non funziona come “one size fits all” e richiede uno sforzo di analisi per capire come applicarlo al proprio business. Può però migliorare produttività, ricavi e, perché no, benessere dei dipendenti. Ve ne segnaliamo alcune potenzialità attraverso 8 parole chiave.

SOMMARIO

  1. Interattività
  2. Condivisione
  3. Dematerializzazione
  4. Controllo
  5. Analisi
  6. Operatività
  7. Efficientamento
  8. Smart working

1. Interattività

Le tecnologie digitali, applicate a un sistema aziendale, lo rendono più flessibile e reattivo; più dinamico, in poche parole. Pensate, per fare qualche esempio, ai sistemi di automazione produttiva, all’intelligenza artificiale applicata all’assistenza clienti o a come il marketing utilizza i canali di interazione online.

Qui vogliamo farvi un esempio ulteriore. Prendiamo il caso della logistica e, più precisamente, delle spedizioni ai clienti. Un magazzino ben organizzato e un sistema logistico a digitalizzazione avanzata permettono di:

  • organizzare giri di consegne ottimizzati sulle distanze e le esigenze dei destinatari;
  • offrire un tracciamento dettagliato delle spedizioni;
  • fornire informazioni in tempo reale sullo stato della consegna;
  • aggiornare in modalità last minute gli ordini.

Si incide, così, anche nella qualità delle interazioni tra l’azienda e i suoi clienti. Garantendo interattività e customer satisfaction.
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2. Condivisione

Una trasformazione digitale compiuta rende più efficiente la trasmissione di risorse e informazioni. La condivisione di queste ultime rende il lavoro più agevole.

Le moderne intranet aziendali, o le soluzioni cloud per la produttività, promuovono una decentralizzazione dello schema classico di lavoro e modalità più flessibili di partecipazione. Diventa possibile, così, liberare il lavoratore dalla scrivania dell’ufficio e il suo lavoro dal PC aziendale.

Perché tutto funzioni serve, naturalmente, definire protocolli stringenti per l’accesso alle risorse e la loro modifica. Il rischio, altrimenti, è di generare confusione o, peggio, perdere dati preziosi. La condivisione delle risorse va quindi fatta adottando soluzioni professionali e chiedendo il supporto di amministratori di sistema competenti.

Fatte salve queste premesse, i benefici della condivisione di risorse e progetti sono innegabili.

Digitalizzazione e condivisione dei dati

La condivisione di dati e risorse rende più agile il lavoro sui progetti dell’azienda

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3. Dematerializzazione

Ovvero la conversione al digitale degli archivi cartacei e la creazione direttamente in digitale di documenti amministrativi e contabili. Un processo su cui si punta molto anche in contesti istituzionali. Per esempio, nella pubblica amministrazione.

La smaterializzazione documentale produce un sistema di accesso ai dati più semplice e di consultazione più rapida. Ci vorrà forse un po’ di tempo per prendere la giusta confidenza con i nuovi mezzi, ma superato il rodaggio questi effetti saranno evidenti a tutti. È quanto si attende dal passaggio alla fatturazione elettronica e al sistema di conservazione digitale.

Il processo non riguarda, del resto, solo fatture e contabilità. La dematerializzazione dei documenti investe tutto ciò che si processa in azienda, e promette anche in questo caso di velocizzare la consultazione e l’elaborazione degli stessi.

Per saperne di più: Conservazione sostitutiva e digitale: i vantaggi in azienda
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4. Controllo

Dal classico software gestionale a soluzioni digitali per la mappatura dei processi operativi, la tecnologia riesce a tenere traccia dell’intero ecosistema in cui si muove un’azienda. Garantendo la visione d’insieme e la precisione del dettaglio. Con risultati notevoli, a diversi livelli.

  • Manager e dirigenti pianificano meglio le strategie, e indirizzano gli interventi con più precisione.
  • I dipendenti seguono procedure più razionali, con istruzioni precise e un quadro chiaro dei risultati attesi.
  • I destinatari dell’offerta, infine, hanno maggiori garanzie di qualità.

Classico esempio per l’ultimo livello riguarda il settore alimentare: qui il controllo della filiera produttiva mediante le tecnologie digitali può garantire la piena rintracciabilità di un prodotto in commercio.

Per saperne di più: Come controllare i processi aziendali? Teoria e pratica
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5. Analisi

Al controllo si accompagna un’altra keyword fondamentale: analisi. Dei dati aziendali, di vendita, di costi, ricavi e tempistiche relativi a ogni fase del processo di produzione. Le tecnologie digitali, come abbiamo detto, monitorano tutto ciò che succede in azienda, e per questo generano dati preziosi.

L’ambito dei data analytics, letteralmente l’analisi dei dati, è cruciale per tutti i processi di business contemporanei. Per esempio per il marketing, dove lo scrutinio accurato dei dati di navigazione online permette di impostare campagne di comunicazione dalla precisione chirurgica. Per la gestione interna di un’azienda, l’analisi dei dati ha non meno importanza.

Prendiamo il caso dell’industria 4.0. Qui l’automazione e la connessione tra i macchinari generano una mole di dati enorme. Adeguati sistemi di data analytics, opportunamente integrati nell’infrastruttura gestionale, filtrano gli indicatori più rilevanti e possono correggere automaticamente le variabili del ciclo produttivo. Il risultato è (quasi) l’autogestione della filiera produttiva.
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6. Operatività

Un sistema digitale ben progettato è dinamico, ben controllato, ottimamente organizzato. Ma è anche un sistema in grado di operare con costanza.

La “business continuity”, la continuità operativa, è fondamentale perché permette all’azienda di reagire agli imprevisti senza farsene condizionare troppo.

Mettendo in rete processi e materiali, per esempio, si possono bypassare problemi locali. La temporanea inagibilità della sede, l’assenza di parte del personale, la cancellazione di dati e documenti e altre iatture.

La perdita, involontaria o meno, di dati importanti o un crash di sistema possono provocare danni enormi, specialmente in aziende che lavorano a ritmi serrati. Per evitarlo, servono adeguati software di backup e strategie di archiviazione intelligenti. È quello che fa, per esempio, il nostro software Iperius Backup: organizza le copie dei dati in modo da renderle velocemente disponibili in caso di necessità, al tempo stesso garantendo l’adeguata protezione dei contenuti.

Per saperne di più: Protezione dei dati aziendali e backup: 5 consigli utili
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7. Efficientamento

Automazione, controllo digitale e integrazione dei processi, se ben coordinati, producono valore in termini di efficientamento. Processi più rapidi, lavorazioni meno dispendiose, logistica puntuale. O, in altri termini, una consistente riduzione di sprechi e costi fissi.

Un caso di efficientamento grazie al digitale riguarda per esempio l’approvvigionamento energetico. Le moderne soluzioni di autoproduzione permettono oggi di creare una rete di risorse energetiche distribuite, i cosiddetti DER.

In questo sistema, gestito in maniera interamente digitale, la singola azienda produce energia e la immette in una rete condivisa con altre aziende. Ottimizza i consumi perché acquista energia quando le serve e la vende quando non ne ha bisogno: la differenza tra i prelievi e le immissioni determina il suo saldo nella rete. Un sistema che sembra futuribile ma è già la realtà di diversi distretti industriali.

Per approfondire: Strumenti e prassi di efficientamento energetico per aziende
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8. Smart working

La digitalizzazione dei processi aziendali e il nuovo ambiente di lavoro

Come può funzionare il lavoro all’interno di un digital workplace efficiente [img credits: katemangostar / Freepik]

Arriviamo infine a quella che è forse “la” parola (oltre l’altra che immaginate…) del 2020. E che non definisce un fenomeno passeggero: con le inevitabili correzioni e gli aggiustamenti necessari, è chiaro infatti che lo smart working è qui per restare.
Anche se non parliamo certo di una novità assoluta, il 2020 è stato sicuramente occasione per un corso accelerato sul tema. Grandi aziende come Microsoft stanno già puntando decisamente sul lavoro a distanza.

Posto che il lavoro agile funziona bene in alcuni ambiti, meno in altri, crediamo che vada visto come punto di arrivo di un processo compiuto di digitalizzazione aziendale. Un processo che tra le altre cose genera:

      1. una infrastruttura tecnologica solida;
      2. uno spazio condiviso per lavorare su dati e processi;
      3. un sistema di controllo e coordinamento tra team e dipartimenti.

Soddisfatte queste premesse, il lavoro può diventare davvero smart.

Prendiamo ad esempio un’esperienza vissuta in prima persona. Nei mesi scorsi abbiamo infatti avuto modo di usare assiduamente Iperius Remote, funzione inclusa in Iperius Backup. Abbiamo utilizzato questo sistema per mantenere la continuità produttiva e tenere attivi i canali di comunicazione con fornitori, distributori e clienti.

Iperius Remote ci ha fornito uno spazio condiviso dove lavorare ai diversi progetti, un archivio digitale delle risorse necessarie, una rete di protezione per lavorare al riparo da malware o attacchi informatici, strumenti di comunicazione per dare assistenza e supporto ai nostri clienti. Insomma, ci ha permesso di operare in un digital workplace efficiente.

L’esperienza, sicuramente positiva, ci ha reso ancora più consapevoli delle opportunità della digitalizzazione aziendale, e non solo per noi.

Vedi anche: Come favorire la digitalizzazione aziendale e perché farlo |
Perché fare smart working conviene comunque alle aziende
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