Front e back office, rete di vendita: organizzare una ferramenta è un’operazione complessa. Alcuni problemi comuni di questo settore possono però essere risolti con sistemi di gestione adeguati.

Un sistema di gestione efficace è utile in ogni attività commerciale, e particolarmente in alcuni settori. Ambiti nei quali serve a organizzare con velocità e precisione attività che altrimenti comporterebbero tempi lunghi e importanti margini di errore.

È il caso dei negozi di ferramenta. Qui è in particolare l’abbondanza di articoli e di listini da gestire a rendere complicate alcune operazioni standard.

Strumenti gestionali tarati per le esigenze del settore permettono di risolvere alcune problematiche importanti. Si può così organizzare meglio il punto vendita, e magari approfittare delle opportunità del commercio online.

SOMMARIO

Cosa ha di speciale una ferramenta?

L’ampiezza del magazzino, la varietà dei prodotti (dalla minuteria alle attrezzature più voluminose), la pluralità dei fornitori sono alcuni tratti specifici di una ferramenta. Non a caso l’organizzazione degli spazi interni e del magazzino è una delle operazioni cruciali nella gestione del negozio.

La varietà, anche fisica, delle merci in vendita rende necessario un allestimento intelligente. Una modalità di esposizione che disponga i prodotti che il cliente troverà in maniera funzionale. Va tenuto conto anche degli aspetti di sicurezza: una ferramenta può ospitare più di un tipo di prodotto potenzialmente tossico o pericoloso (vernici, carichi pesanti ecc.).

Allo stesso modo, nel back office, un negozio di minuteria e altri articoli coinvolge più fornitori. Per questo, solitamente, il catalogo è molto ampio: listini diversi, cataloghi differenziati, operazioni di gestione fornitori complesse.

Quelli che possono sembrare punti di debolezza possono del resto trasformarsi in punti di forza. Gli studi di settore individuano infatti due elementi che favoriscono il negozio di ferramenta, specie se indipendente, rispetto ai grandi franchising o ai mega-empori online.

  1. La scelta del catalogo. Dipende dal gestore, ma spesso gli articoli presenti in ferramenta non si trovano nei megastore di settore. Da ciò deriva un importante elemento di vantaggio competitivo.
  2. Il rapporto con il cliente. Specialmente quando si parla fai-da-te, ma anche per chi effettua forniture ad aziende, la credibilità e l’esperienza di chi vende possono fare la differenza.

Entrambi gli elementi si possono sfruttare a dovere con un efficace sistema di gestione. Questo perché un programma ad hoc riesce a controllare meglio il catalogo e l’organizzazione del negozio. Inoltre, permette di gestire proficuamente anche il rapporto con i clienti e le aziende partner.
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Il negozio di ferramenta: alcuni problemi comuni

Seguire il movimento delle merci in una ferramenta non è facile. Minuteria, ricambi, utensileria e altro ancora: gli articoli sono tanti, fanno capo a fornitori diversi e spesso hanno sistemi di catalogazione differenti tra loro. La corretta gestione dei listini è quindi un primo punto su cui si concentrano le criticità.

L’allocazione degli articoli, nel punto vendita e nel magazzino, è un ulteriore fattore di rischio. Logiche per così dire di visual merchandising e utilizzo degli spazi a disposizione influenzano sicuramente l’esposizione dei prodotti. Spesso però un posizionamento non adeguato complica il controllo del catalogo, come risulta poi tipicamente in fase di inventario. Quindi articoli dimenticati in magazzino, altri in teoria presenti ma in realtà no e così via.

Difficoltà di gestione del catalogo prodotti creano problemi anche all’altro capo della catena distributiva. Il punto cassa di un negozio di ferramenta deve contare infatti su un sistema molto efficiente di riconoscimento ed etichettatura dei prodotti. Se ciò non succede, rallenta il processo di vendita al banco. Un inconveniente non da poco, se davvero il buon andamento di un negozio conta molto su qualità del servizio e fidelizzazione del cliente.

Tanto più complicata è la gestione delle vendite per chi effettua forniture industriali, e si affida a una rete di vendita. Qui può accadere che le operazioni vengano condotte “in analogico”, con copia commissioni e catalogo cartaceo. Da ciò derivano spesso difficoltà notevoli nell’allineare le disponibilità nominali con quelle effettive, e quindi nell’evadere gli ordini.

gestione catalogo ferramenta

Ampiezza e varietà del catalogo sono all’origine di alcuni problemi comuni di gestione del negozio

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Come ottenere maggiore efficienza in negozio

Se le criticità appena viste riguardano principalmente il controllo del catalogo prodotti, le tecnologie digitali possono fare molto per risolverle. L’accuratezza di conteggio e calcolo, il tracciamento capillare delle operazioni, l’automazione di molti passaggi di verifica e conteggio. Sono solo alcuni dei benefici evidenti di una digitalizzazione nella gestione della ferramenta.

  1. Se l’ampiezza del catalogo è il tallone d’Achille di molti negozi, un sistema digitalizzato può fare ordine e aumentare il controllo sui dati. La potenza di elaborazione delle informazioni di un sistema digitale è naturalmente più elevata di quella, analogica, di uno o più operatori. Si ottiene così un significativo miglioramento nella gestione delle merci: inserimento e aggiornamento articoli più veloce; controllo e gestione delle operazioni più pratico.
  2. La frammentazione dello stock di negozio in più cataloghi e listini comporta spesso, come abbiamo detto, un tracciamento difficile dei movimenti di magazzino. Un sistema digitale controlla meglio questa fase, aggiornando in automatico l’inventario. Risulta così più difficile perdere per strada gli articoli; si hanno inoltre dati più accurati sulle disponibilità effettive, e migliora di conseguenza la gestione di rifornimenti e vendite.
  3. Il riallineamento automatico dei magazzini è solo una delle automazioni permesse da un buon sistema gestionale. Che permette di limitare l’apporto degli operatori, in molti casi, alla semplice supervisione lasciando al sistema l’esecuzione di operazioni cruciali. Per esempio con l’importazione smart delle schede relative a un nuovo catalogo, oppure con il riconoscimento automatico alla cassa dei prodotti dal loro barcode. E così via.

Vedi anche: Sistemi di controllo del magazzino prodotti
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Importazione listini, gestione cataloghi

Una delle funzioni che più specificamente segnano un miglioramento nella gestione della ferramenta è proprio legata al catalogo prodotti. Listini e cataloghi arrivano da fornitori differenti, che spesso impiegano sistemi di descrizione prodotto differenti: è naturale quindi che il processo di inserimento dati risulti complicato.

Un buon sistema gestionale offre allora una soluzione pratica ed efficace con l’importazione automatica dei listini. Ciò significa poter inserire in unica soluzione documenti tipicamente molto corposi, e quindi utilizzare le opzioni di parametrizzazione per ordinare la nuova merce nel proprio sistema.

La praticità nella gestione dei cataloghi via gestionale si evidenzia anche nella fase immediatamente successiva, quella cioè di etichettatura e creazione del proprio catalogo. Qui l’efficacia dell’informatica si manifesta con il volto dell’automazione: nella creazione di etichette, nell’impostazione delle anagrafiche di prodotto, nel riconoscimento via barcode. Una porzione importante del lavoro di back office in ferramenta viene così semplificata e insieme resa più accurata.
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Accesso remoto al magazzino

Una questione ulteriore si pone per negozi di ferramenta più strutturati. Per esempio chi si occupa anche di forniture industriali, oppure ha una propria rete di vendita, o ancora integra al punto vendita fisico un ecommerce. In questi frangenti è utile avere una interfaccia virtuale del negozio, un portale da cui accedere in remoto ai prodotti. Utile sia per l’utente che voglia acquistarli via ecommerce, sia per l’agente di vendita che magari voglia controllare la disponibilità di un prodotto prima di concludere un ordine.

Anche in questi casi, un buon sistema gestionale permette di accorpare simili istanze in un solo software, e quindi renderne l’utilizzo più pratico. Anche un ERP per ferramenta può allora prevedere un modulo ecommerce, in grado di “pescare” i dati dal sistema gestionale e sincronizzarsi con esso. Ancora, può avvalersi di un modulo per la SFA (Sales Force Automation), la gestione delle reti di vendita. Un sistema che facilita di sicuro la vita degli agenti perché semplifica l’accesso alle schede clienti e alla propria agenda.

Un passo ulteriore è poi la creazione di un portale ad hoc per la rete di vendita, che offra agli agenti un collegamento diretto, anche a distanza, al negozio. Qui si potranno controllare disponibilità oppure comunicare direttamente con la sede.

Vedi anche: Perché affidarsi alla SFA per organizzare la rete di vendita
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Riorganizzazione di magazzino e rete di vendita

In sostanza, per organizzare bene una ferramenta servono metodo e strumenti adeguati. Se il settore commerciale ha esigenze da affrontare e problemi comuni da risolvere, è bene affidarsi a soluzioni pensate specificamente per questo.

La tecnologia offre allora un grande aiuto, anche con i software gestionali di settore. Strumenti in grado di snellire molte operazioni, garantire il controllo capillare dei dati, offrire opzioni di verifica e gestione molto duttili.

In Enter Software abbiamo sviluppato una soluzione specifica per i negozi di ferramenta, utensileria e ricambi. È un ERP per ferramenta che combina le funzioni tipiche di un software gestionale ad opzioni più mirate per le esigenze del settore. In particolare:

  • opzioni di importazione e ricarico listini più rapide e automatizzate;
  • strumenti di gestione di etichette e barcode che snelliscono la logistica interna;
  • moduli di integrazione tra punto vendita fisico e canali ecommerce;
  • funzioni di gestione della rete vendita con accesso remoto al sistema.

Un software completo, insomma, che permette di organizzare il negozio di ferramenta e seguirne tutte le operazioni. Un sistema valido tanto per il punto vendita singolo quanto per realtà più complesse. Infine, uno strumento efficace per seguire le operazioni in modo più semplice, snello ed efficace.

Scopri di più: Software per negozi di ferramenta, ricambi e forniture industriali
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